交付管理——怎样写用户手册

对于一个项目的交付，除了要交付代码外，还要交付项目文档。项目文档包括需求设计文档，用户操作文档和系统运维文档。用户操作文档主要是用户手册，但用户手册究竟应该怎样写，很多项目经理是不清楚的，经常是在网上随便下载一个模板稀里糊涂就开始写，结果操作流程也没讲清楚，具体功能点也讲的不细，这样的文档很难给到用户实质性的帮助。

那么用户手册究竟应该怎样写呢？

用户手册实际上应该包括两份文档，一个是应用指南，一个是联机帮助。这两个文档的作用是不同的，在写法上也有很大区别。

应用指南偏重于业务流程的描述，即用户要实现一项业务需要操作哪些步骤，每个步骤需要操作哪些功能；而联机帮助偏重于系统功能的描述，即用户操作这个功能可以解决哪些问题，或者说用户要解决某一个具体问题，系统都提供了哪些功能。

应用指南是独立成册的；联机帮助是挂在系统里的，通过搜索界面可以查看具体问题的解决方法。

比如说，我们要写一个销售管理系统的操作指南，首先要给出一个销售业务的流程图，从订货到发货，到收货确认，到结算等等，每个环节对应到系统里，我提供了哪些功能，如销售订单、预收款、销售出库单、销售发票、销售收款单等等。每个单据的界面是怎样的，功能是如何操作的，在执行每个操作时有没有关键注意事项。把这些步骤都做完了，一项销售业务也就完成了。

同样，我们要写一个销售管理系统的联机帮助，首先要给出这个系统的功能模块架构图，然后针对每一个模块中的每一个功能点做详细描述。比如这个功能存在于哪些界面，怎样进入这些界面，怎样执行操作，操作这个功能需要有哪些先决条件，操作后会产生哪些关联影响等等，都要有详细的描述。

只有这两个文档都具备了，才能真正帮助用户使用好系统。

在系统上线之后，对于一些复杂的操作，仅有这两个文档还不够，我们还需要把用户反馈的一些常见问题归纳出来，集中回答，形成百问百答附在操作手册上，方便用户随时查阅。

在多媒体发达的今天，用户手册也可以转换成多媒体的方式，通过图文、画面、声音来传递信息，效率更高，用户更容易接受。

优秀的用户手册可以有效降低系统的培训成本和推广成本。

以上是我在用户手册撰写方面的经验总结，接下来我会继续分享有关项目交付方面的方法和技巧，有兴趣的朋友可以和我一起交流，感谢大家的关注！

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