如何做好日程管理？实操介绍：不同角色的日程管理方法

在谈到这个话题的时候，很多人会疑惑：我需要【日程管理】吗？【日程管理】跟【任务管理】有什么区别？

其实不管是【任务管理】，还是【日程管理】，两者都是为了最大效率利用我们的有效时间，而两者的区别是在于是否有确认的时间：

1、凡是约会、会议、参加活动等具有时间、地点/人物的事情，可以统统算作【日程管理】

2、具体到某一任务，执行行为，需要去完成和行动的事情，可以统统算作【任务管理】

当任务管理有明确需要完成的时间阶段或者周期，就可以算作是一种需要管理的日程

所以，回想一下我们在什么情况下需要做【日程管理】？是只有成功人士才需要日程管理，还是职场打工人或学生也同样需要呢？

作为一名高管甚至创始人，时间大多都不能自由控制，而90%以上的时间可能都会被组织、团队占有，所以将行程按逻辑、重要级别来安排是非常有挑战的事情，这也是为什么总裁助理会成为大多公司培养的总裁接班人，因为有能力将繁琐事情安排好是非常有难度的。

作为普通人，虽然不需要将一天二十四小时紧锣密鼓的安排上，但是做好日程管理，既能够让我们在工作中高效的完成任务，和同事们友好协作；又能够安排时间做自我学习提升，不断增加竞争力；还能够腾出时间跟朋友、家人联络感情。

那么，怎么做好日程管理，让自己的时间价值最大化呢？

这里引入两个理论：柳比歇夫时间记录法和GTD

1、柳比歇夫时间记录法：柳比歇夫工作法的核心，就是记录工作时间和分析时间，记录不是目的，记录只是为了分析提供数据支持；

2、GTD：这个相信很多关注时间管理的朋友们都耳熟能详了，是一种被很多人验证、被很多产品列为终极定义的方法，包含收集、厘清、组织、回顾、执行 5 个环节。

这两个方法都有各自的优缺点，如果照搬执行可能很难坚持或浪费时间，所以今天我们不强调这两个方法具体怎么做，而是要对时间管理要素的认知达成一致：

1、当不清楚自己的时间都花去哪儿了，究竟是因为不专注、顺序安排不合理、单一事项浪费时间，或是别的原因造成，我们就很难进行对症下药；

2、而将一个事情价值最大化的做法是从计划、分解、执行、总结整体闭环，让你不偏离目标、不偏离时间、还能复盘总结经验。

混迹职场9年，对于如何做好日程管理有3点经验分享，建议搭配飞项协作工具使用，相信可以循序渐进的达到较好的效果。

1、当你是一个职场新人/学生等角色：

1.1 记录当日事项，或者未来3天可预见的需要做的事情

1）作为职场新人，除固定工作内容以外，会有较多被安排事项，所以这个时候的日程管理不能一下子做的太远，可以以当天为单位，向后滚动，每日更新，持续下去。如果有能力，也是可以把更往前的事情全部罗列出来。

2）每天早上8:30，根据飞项推送的当日日报做早会沟通，再根据领导的安排调增事项。

3）如果有新增可以直接创建事情，标记时间；创建后APP-push和微信都会通知（ps：微信要关注飞项公众号）

1.2 把临时加进来的事情，快速录入日程管理软件中

创建过程参考如上，如果这个阶段你不想用软件管理，也可以用比较原始的方式记录，比如笔记本、表格、电脑自带日历等。

以上事情重复进行1-3个月，每天复盘查看自己的时间浪费在哪些地方，再进行对症下药。

2、当你在职场上已有足够经验，或已成职场精英：

2.1 提前1周/1月盘点下周/下月的计划，明确核心，并将计划拆解为主副任务

1）月度盘点看团队习惯，有些团队习惯用PPT、有的习惯用表格，还有的习惯用思维导图，根据管理范畴和板块内容做细致的模块拆解，在具体到目标和执行行动。

2）思考好要什么以后，就着手开始搬运工作，需要注意的是，不是全部复制，而是有挑选的进行：

A 具体执行+协作类

B 具体执行+明确时间

C 行为方向/研究类

如上，如果是事项相对较为复杂，可以利用飞项，将其拆分成不同的步骤/子行动。

2.2 根据经验判断事情的时间执行周期，并细化时间+提醒

创建任务时，可以判断是否有明确时间，如果有可以直接填上，如果没有也可以后续增加，所有有时间的事情会进入到时间阶段的日程，并且可通过微信公众号、短信、APP-push等方式收到新消息的通知。

2.3 将需要他人协作，受他人影响的任务/日程分享给相关人，有效协同

每一个主行动和子行动可以分配给不同的协作人进行，分派后可以通过微信/短信等方式通知对方，对方接受后，即可共享这个行程。

3、做好日程管理，提高任务协作过程的效率很重要

3.1 独立IM

飞项中，每个日程/事项协作都有独立IM，团队成员可以在这里沟通所负责事项的进展，无需再单独拉个微信群，省事又方便。

3.2 重点标识

沟通过程中，需要团队成员重点留意的信息，可以对其进行[划重点]，而后会自动归类到项的[重点]一栏，就算是后续加入的成员也能秒懂本次协作的重点，迅速融入项目中。

3.3 协作小工具

飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。

使用飞项管理日程，确实帮助了我更加高效地规划和记录工作、生活。

相信经过不断的训练【日程管理】，我们都能够从小白，逐渐蜕变成职场精英。

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