电子档案归档，如何做到“来源可靠、程序规范、要素合规”

新施行的《档案法》第三十七条规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，这从法律层面明确了电子档案的法律效力。同时它又规定了电子档案具有法律效力的前提是“来源可靠、程序规范、要素合规”。

对于电子档案来说，如何做到“来源可靠、程序规范、要素合规”？那就需要注意以下5个方面：

准确性检测

电子档案准确性是指电子档案内容，电子档案元数据及相关的目录信息在电子文件归档和电子档案管理过程中真实记录和反映了电子档案的内容、文档管理属性和技术信息属性。电子档案准确性检测主要包括以下内容：

目录信息准确性检测：检测电子档案目录信息是否符合档案著录规则要求的数据类型、长度、格式和值域，目录信息内容是否合理等。

目录和电子档案内容关联准确性检测：检测电子档案内容与目录信息是否关联，电子档案元数据和目录信息标注是否一致。

电子档案内容准确性检测：检测包含数字签名和电子印章的电子档案内容的有效性。

电子档案封装包准确性检测：检测电子档案封装包及元数据是否符合DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》规范，检测电子档案封装包的有效性。

完整性检测

电子档案完整性是指电子档案内容，元数据及其相关目录信息内容完整、项目齐全，包括检测总量的完整性、目录信息的完整性和电子档案内容的完整性。电子档案完整性检测主要包括以下内容：

电子档案数据总量检测：检测电子档案数量与预定的移交接收数量是否一致。

目录项目完整性检测：按照档案著录规则检测档案目录项目是否填写齐全，具有连续编号的目录数据（案卷号、件号、文号）是否有漏号现象，反映重要问题的电子档案是否包括主要修改过程和办理情况记录等。

电子档案内容完整性检测：检测电子档案是否有对应的电子档案内容，电子档案内容是否齐全完整。

电子档案封装包完整性检测：根据 DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》检测电子档案封装包的必填元数据是否完整。

可用性检测

电子档案可用性是指电子档案的目录数据，电子档案内容能够长期保存，并被合法用户无障碍地使用。电子档案可用性检测主要包括以下内容:

目录数据可用性检测：检测电子档案目录数据是否可以被正常访问。

电子档案内容可用性检测：检测电子档案内容是否可以被正常打开和浏览，电子档案内容格式是否有利于长久保存，电子档案内容的大小是否与元数据记录的大小一致；数字化加工的电子档案内容的相关指标是否符合移交接收和长期保存的规定要求。

电子档案内容软硬件环境监测：检测电子档案元数据中记录的软硬件环境是否符合移交接收和长期保存的规定。

安全性检测

电子档案安全性是指电子档案具有安全保管和长期可用的环境。电子档案安全性检测主要包括以下内容：

目录数据安全性检测：检测著录项目中的密级和控制标识是否规范，确保电子档案利用安全。

电子档案病毒检测：检测电子档案是否感染木马或病毒，确保电子档案管理和利用安全。

软件系统安全性检测：检测系统是否具有隐含的安全漏洞，防止电子档案被非法删除、更改等。

载体检测

电子档案载体检测是对离线移交电子档案时采用的载体是否符合要求，载体内的信息组织结构是否符合移交要求以及电子档案在长期保存时，保存载体是否完好无损进行检测。电子档案载体检测主要包括以下内容：

移交内容的组织结构检测：检测电子档案移交载体的信息组织结构和内容是否符合移交要求。

载体数据的可读性检测：对载体中存储的数据进行可读性检测，确保电子档案数据能够被完整的读取。

光盘质量检测：检测电子档案移交光盘、长期保存时的异质备份光盘质量是否符合要求，具体按照DA/T38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》对相关检测项目进行检测。

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