优雅的格式有助于提高公文的可读性，是判断一篇公文是否具有专业水准的重要形式。如果公文格式处理不好则可能会降低领导你对的印象分。

那么在每天大量且繁杂的公文写作中，如何用最快的速度得到最优雅的公文格式呢？本文为您提供以下三点建议：

• 模板打底
• 纯文本隔离
• 格式刷修复

模板打底

在常用的Office办公套件中，均提供了模板功能，设置了正确的模板之后，只需向平常那样新建一个空文档，就可以直接创建一个符合标准格式的公文框架，帮助您抛开格式的干扰，可以把时间全部用于内容的写作。

模板的制作总共分三个步骤：

① 录入模板内容

首先用Word（WPS方法一样）新建一个空白文档，在这个空白文档中录入公文常见的元素。

公文的种类不同，其所包含的内容元素也不同，可以根据需要创建多个公文模板。本文以日常用的最多的汇报文件为例，一般包含有大标题、作者、日期、小标题和正文等元素（如上图所示）。

考虑到删除的速度远快于新增，因此可以设计一个包含最大可能元素集的模板，在日后实际使用中，不需要的部分可以直接删除。

标题

标题多以“关于”二字开头，以“的汇报/通知/请示/批复/函”结尾，这里可以把常用的都录入。

为了美观大方，标题上下均留出一个空行。

时间、作者等

标题下面一般为时间、作者及公文版本信息（如草拟稿、送审稿等），可以根据自己的需要录入相关的内容。

时间与作者等信息的下方也要留出一个空行。

正文及标题

公文一般很少直接以标题开头，而是有一段引子，这就是正文的开始，要在模板中至少留出一个空行，或者预留“正文”二字，以突出正文的开始。

公文的标题一般分三级：

• 一级，汉字大写数字编号，如一、二、三
• 二级，带括号的大写数字编号，如（一）
• 三级，阿拉伯数字编号，如1、2、3

按照我的经验，模板中只需录入一、二两级标题即可，没有必要录入三级标题。因为三级标题的字体、字号和正文一样，只需加粗即可，并且其使用也比较灵活和不易控制，把它加入模板不但没省多少事，反而过分冗余。

每一级编号的数量可以根据自己日常写作的习惯来设定，我一般喜欢三段式。也可以编号多一些，不用的可以直接删除。

② 标准公文格式排版

页面设置

页面大小为A4。

页边距按上、下、左、右依次为3.6、3.2、2.8、2.8，单位为厘米cm。

在页面布局中把页脚设置为2.7cm，这主要是为了让底部的页码靠近正文，而不是在底部边缘，使页码的显示更加美观。

页码设置

公文页码一般位于底部居中显示。

页码编号的格式为阿拉伯数字，在上图中点击左下角的【Format...】按钮即可调整。

页码插入后，双击页码数字，在其左右两边各插入一个短横线（破折号的一半），短横线与页码数字之间留有1个空格。

然后按住【Ctrl + A】组合键（苹果系统则使用command键代替Ctrl键，下同）选中页码区域的文字，将其字体设置为“Times New Roman”，字号设置为“四号”。

正文字体、字号设置

鼠标点击文章正文空白处（如果刚才在编辑页码，需要在正文空白处双击），按【Ctrl + A】组合键选中所有内容，设置字体为“仿宋”，设置字号为”三号“，不加粗。

注：这里为了方便，先把所有字体设置为正文字体，随后再逐一修改标题的字体。

段落设置

按【Ctrl + A】组合键选中所有内容，在选中内容上右击，单击【段落】，打开段落设置窗口。

依次将对齐方式设置为两端对齐，特殊格式设置为首行缩进2字符，行间距设置为强制29pt（可以根据需要自行调整，一般为26-32pt）

标题字体、字号设置

选中文章标题，将标题字体设置为“小标宋”（或黑体等其他符合公文要求的字体），字号设置为“二号”，不加粗。

选中文章作者、时间等内容，将字体设置为“楷体”，字号设置为“三号”，加粗。

选中一级标题，将字体设置为“黑体”，字号设置为“三号”，不加粗。

选中二级标题，将字体设置为“楷体“，字号设置为“三号”，加粗。

小技巧：在选中一级标题时，可以按住Ctrl键不放，然后用鼠标依次选择每个一级标题，就可以选中全部一级标题，然后再统一修改字体、字号。二级标题同理。

最后再检查一下是否存在错误，可以用鼠标点击每个部位，然后看字体、字号等设置是否符合标准。如果确认无误，就可以进入下一个步骤。

③ 将文件另存为模板

单击【文件】-【存为模板】，打开保存窗口。录入公文模板名称，在底部文件格式中选择”.dotm“格式。

在点击保存之前确认保存路径是否正确：

MacOS下的保存路径为：

/Users/用户名/Library/Group Containers/UBF*******.Office/User Content/Templates/

Windows下的保存路径为：

C:Users用户名AppDataRoamingMicrosoftTemplates

按照上面的方法保存的模板并非Word的默认模板，在使用的时候需要从【文件】菜单中选择【从模板创建】，然后再选中你创建的模板方可。

如果希望Word默认就打开你自己创建的公文模板，可以打开模板保存的路径，将Normal.dotm文件随便改个名字，然后将你自己创建的模板重命名为Normal.dotm，重新启动Word即可。

纯文本隔离

公文写作经常要从别处拷贝一些文字作为参考或直接引用，如果引用文字的格式比较混乱，则会对公文的格式产生影响，甚至会带来莫名其妙的问题。

这就需要用到纯文本拷贝，方法有三两种：

① 使用纯文本编辑器

打开一个纯文本编辑器，如Windows记事本或苹果的文本编辑器（需在偏好中修改为纯文本格式），先把需要引用的内容拷贝到纯文本编辑器（使用Ctrl + V快捷键），然后全部选中（Ctrl + A），复制或剪切（Ctrl + C 或Ctrl + X），最后回到Word相应位置粘贴（Ctrl + V）即可。

② 使用Word“选择性粘贴”

复制需要粘贴的内容后，在所需要粘贴的位置右击，单击【选择性粘贴】，在弹出窗口中选择【无格式文本】，点击【确定】按钮即可。

③ 使用Word“只保留文本”

复制需要粘贴的内容后，鼠标点击需要粘贴的位置，然后点击Word工具栏最左侧【粘贴】按钮旁边（右边或下边）的下拉箭头，选择【只保留文本】即可。

纯文本隔离法也适合快速修改格式混乱的公文，先用模板新建一个标准格式的公文，然后将格式混乱的公文通过纯文本隔离法整篇拷贝过来，统一为正文格式，然后再进行调整就方便多了。

格式刷修复

通过上述两种方法，基本可确保公文格式准确无误，如果万一出现不统一的地方，可以用格式刷修复。

格式刷修复只需三个步骤：

① 选中格式符合要求的段落或文字

② 点击工具栏的【格式刷】按钮

③ 选中要修复格式的目标文本

如果需要使用同一格式修复多个地方，可以在第②步双击【格式化】按钮，选中一个需要修复的目标文本之后，再选中其他需要修复的文本。

以上就是我处理公文格式的基本技巧，能分分钟把你的公文变得漂漂亮亮的，让领导天天都夸你棒棒哒！