如何熟练使用EXCEL

公众号：晴雨数据

你是不是常有这样的困惑？

别人5分钟就处理完的EXCEL数据，你却用了一个小时！你一边抱怨重复的数据处理耗费了大量的时间，一边又持续每天在低效率工作。

拒绝低效、逃离内卷，熟练使用EXCEL是你的必经之路。

本文从EXCEL的快捷操作、函数、数据透视表、VBA、PowerQuery等方面为你打开职场高效的大门。

一、快捷操作

CTRL + S

为了应对EXCEL突然闪退等问题，大家在实际工作中，一定要经常使用“CTRL + S”进行保存。

多条件排序

使用“排序与筛选”中的“自定义排序”就可以实现多条件排序。

快速删除重复项

数据-删除重复项（选择需要删除重复项的列）

批量填充（CTRL + E）

如图，D列的姓名和学号字段连接在一起，我们在G列将姓名提取出来。在G4输入张三后，我们同时按下CTRL和E，则可以批量提取D列的姓名字段至G列。

Ctrl+H、F 查找替换

用于表格内的数据查找、替换

CTRL + 上下箭头

定位至表格的表头或表尾

CTRL + SHIFT + 上下箭头

快速选中目标区域

CTRL + Z

撤销

分列

【数据】-【分列】

进行某一列的数据提取

条件格式

【开始】-【条件格式】

进行色阶、突出显示单元格等设置

二、函数

if（条件判断）

功能：对目标单元格内容进行判断，并返回相应的结果

格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)

vlookup

功能：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值

格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

sumifs（多条件求和）

功能：对单元格区域内符合条件的进行求和

格式：=sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2…)

案例解读：已知张三学号，求张三的所有科目总成绩。成绩所在H列，则sum_range为“H:H”，条件区域学号，则criteria_range1为“E:E",条件为“K4”。

countifs（多条件计数）

功能：对单元格区域内符合条件的进行计数

格式：=countifs(criteria_range1,criteria,criteria_range2,criteria)

datedif（计算日期差）

功能：计算两个日期的差额（y表示年，m表示月，d表示日）

格式：

=DATEDIF(date1,date2,“y”)

=DATEDIF(date1,date2,“m”)

=DATEDIF(date1,date2,“d”)

三、数据透视表

建立数据透视表

点击数据源任一单元格，选择【插入】-【数据透视表】，即可获得数据透视表。需要注意的是数据源的首行不能为空值，不能有合并单元格。

常用功能

数据透视表的核心是分组和聚合

只需要我们拖动字段就能快速得出各类计数、求和、最大值、百分比等各类数据

将所需要的字符串类型的字段拖入行列，将数值型字段拖入值。进行分组、聚合查询相关数据

四、VBA

介绍

Visual Basic for Applications（VBA）是Visual Basic的一种宏语言，是微软开发出来在其桌面应用程序中执行通用的自动化(OLE)任务的编程语言。

（说人话：利用已完成的脚本进行EXCEL自动化操作）

打开方式

选择【开发工具】-【Visual Basic】进入

案例讲解：按任意列拆分为多个表

进入VBA编辑页面，输入VBA代码，执行即可根据EXCEL某一列拆分工作表为多个表。

（以上代码来自B站孙兴华，关于VBA相关视频，推荐大家去我的第一篇文章查看相关资料）

五、Power Query

介绍

Power Query是微软开发出来进行数据查询、处理的一个插件，它也是Power BI中常用的一个功能。

入口如下，在【数据】-【查询或获取数据】

常用功能

一、透视列

如图，我们选中“考生姓名”列，选择【转化】-【透视列】，将值项选取为考生成绩，点击确定，就可以将一维表转换为二维表。

二、表连接（类似VLOOKUP函数）

如图，我们使用【合并查询】将表2和表4的考试科目进行合并查询，连接考试科目的ID。

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