妙用“Check out”与“Check In”
很多时候,我们ITAdministrator再规划文档管理的时候,都会建议Business Users把相关的文档放在一个Library中存储,比如培训方面的,放在Training Document Library集中管理,比如项目相关的,放在Project Document Library集中管理,但这样管理会遇到一些问题,就是文档还处于Draft时,文档author是不期望其他人对文档进行修改和编辑的,他们希望文档是最终版的时候,其他人才可以view和edit,这种情况下,我们通常会建议大家使用Check out和Checkin的方式进行文档管理。
但如果BusinessUsers对Check out和CheckIn理解不够深入的话,仅仅是上传文档之后,右键的方式点击Check Out的话,那么也解决不了问题,因为只要其他用户有Check In的权限,仍旧可以Override你之前所设置的CheckOut的动作,将文档变为Check In,那么如何实现上述的需求呢?
解决方案:LibrarySetting->Version Setting将“Require Documents to be Checked outbefore they can be edited? ”的选项置成Yes,这样实现的结果就是:User1上传Document1,Document将会变为Checkedout状态,只有User1能看见此文档进行修改,User2即便有访问Library的权限,也无法看到此文档,直到User1将文档变为Check in状态,User2才可以看到并操作此文档。
具体实现步骤:
- Administrator访问Library Settings->Version Setting,将“Require Documents to be Checked out before they can be edited? ”的选项置成Yes,如下图所示:
- Lisa上传Document,文档变为Checked Out状态,如下图所示:
- 切换Nigo登录,未见任何文档,如下图所示:
- Lisa登录,将文档变为Check In状态,如下图所示:
- Nigo登录,可见被Check in的文档,并可以对此文档做任何有权限的操作,如下图所示:
注意:如果文档Check out不是通过“Require Documents to be Checked out before they can beedited?”这个设置控制的话,直接右键点击Check out的话,是无法模拟上述现象的,也就是说Lisa Checkout的文档,Nigo也可以将其Check in进行操作,无法满足我们预先提出的需求。
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