商务汇报PPT制作的七堂课-第三课：结构搭建

结构是我们PPT中最核心的部分，我们说ppt的缩写是PowerPoint，那意思是什么？是让观点更有力量，观点更有力量的前提是首先让别人能听得懂，那结构就是解决让别人听得懂的问题。

搭建好结构，你结合我们PPT的五个页面，只要做两道题就够了，选择题和填空题，选模板，填结构，

个人在商务汇报中，更要特别注意结构的梳理，我们说汇报之前一定要理清头绪，搭建结构，那说到结构，大家在日常工作都不陌生，我们可能有的涉及到汇报、有的涉及到演讲、还有培训师做培训等等，在进行PPT制作前都需要搭建结构，那不同的应用场景就有不同的结构搭建方式，今天我们的内容主要以汇报的结构为主体，进行讲解一份汇报型的PPT是如何搭建结构的，那今天的课程将分为以下三个部分进行：

【汇报内容】

那我们首先看下汇报内容，职场人士，没有不汇报的，大到年度汇报，小到日常汇报，有的时候需要做PPT详细说明，有的只是简单的口头汇报，那无论是哪种形式，我们的内容要么是一段工作或项目结束了你要做一个总结同时对下段工作做一个计划，要么就是出现问题了，我要赶紧汇报并提交解决方案，那这两类的内容就是我们日常做PPT的常见汇报内容

日常的工作汇报一般有以下方面，分别是正常情况和异常情况，

比如说你是某抗疫物资的库房管理员，每天的工作就是正常接收和发放物料，比如说每天要保证收货100件，发货也是100件，也就是收多少发多少，那如果连着30天每天都是100%，

正常情况：我们在工作汇报的时候，就可以直接汇报指标，以及30天接收货物的总件数，发放货物的总件数等等，总之就是不需要很详细，只需要汇报任务有么有完成，指标有没有达标。

那有的时候也会出现一些异常情况，有些异常情况被解决了，有些没有被解决，比如说

异常情况-已解决-教训：那在你管理库房过程中，出现了一些异常的情况，就是有一天你下班忘了锁门，然后物资被盗了，那这个时候就叫教训，我们要做深刻检讨和总结，这是个人原因造成的异常**（自己原因造成-教训）**

异常情况-已解决-经验：还有一种情况，就是不是你造成的，比如说库房进贼了，然后你发现了，并智斗歹徒，最终成功抓获歹徒，那这里你智斗歹徒的方法就可以作为经验，让其他的管理员共同学习**（非自己原因造成-经验）**

以上是出现异常情况，但是已经解决，还有就是没有解决，这个时候就需要我们及时汇报，

异常情况-未解决-需决策：比如说市政府某司机开车过来没拿条子就要领口罩，那你做不了主，你可能就需要领导做决策，

**异常情况-未解决-需选择：**或者说库房漏雨了，这个时候你可能就需要提供方案，是换一个库房，还是修补库房，这个时候需要你汇报的时候提供方案，以备领导选择

异常情况-未解决-需求助：那有的时候可能你从来没碰到的情况，比如说突然之间物资一下子爆发性的增长，你以前没有遇到过这样的情况，你不知道怎么来应对，这个时候，你就需要向领导求助

那为了便于我们理解这个模型，我们再来举个例子：

疫情期间，你负责向领导汇报员工的出勤情况，公司有100人，正常出勤一共91人，按我们的出勤率是91%，如果指标是出勤率达到90%，那就说明我们达标了，这个时候我们要对出现异常的9人做个异常汇报，

这9人应出勤未出勤，我们叫异常情况，异常情况分成两种一种叫已解决，一种叫未解决，我们先说已解决，还是这9个人

异常已解决：从图中我们可以看出来，其中有五个人已经返岗，正在居家隔离，这五个人虽然出现了异常未到岗，但是现在他们五个人已经居家隔离，等到隔离结束就可以到岗，这种情况就属于异常已解决。

异常未解决-需决策：还有两个人现在老家尚未返岗，这两个人在等待公司的通知，确定返岗日期，此时需要你与领导汇报这些情况，由领导决定是否通知他们返岗以及返岗的具体时间。

异常未解决-需选择：这九个人中，其中有一个人想要离职，这时候需要领导选择是否允许这名员工离职，以及离职后再招聘等一系列后续安排，此时就需要领导对你提供的方案做出选择

异常未解决-需帮助：那还剩一个人，这个人在供职期间与公司产生了一些劳务纠纷，现在在申请劳动仲裁，你没有碰到过类似的情况，这时候你可能要求助你的领导，看这样的问题如何解决。

那了解了这个汇报套路的：如果时间允许，你就把所有的情况都汇报一下，包含异常、正常情况。如果时间很紧，你就可以直接进入主题，需决策、需选择、需帮助。

那以上是我们日常汇报的内容，总的来说，大部分职场中的沟通，比如汇报、培训、演讲啊，都离不开我们经典的三段式结构，就是我们常说的总分总，

【汇报原则】

汇报主题就是我们今天要讲的内容，那这个是放在我们PPT的第一页里边，作为主标题的内容，我们对要回报的内容做一个概述，然后对每一个论点进行详细的讲解，那这样的三段式结构，在搭建的时候，要遵循以下三个原则：

不多：汇报的主题内容都是解决问题的核心关键，没有多余的内容和干扰，每个标题都有其存在的价值

不少：对于要解决的问题，存在的原因点，或者说关键指标，核心内容一个也不能落下，一个也不能少

不重复：各个主题之间相互独立，不会出现你中有我，我中有你

比如说我们看下边的案例：那我们来看，如果把《如何把200ml水装进100ml杯子里，并不让水流出来》这个话题作为我们面临的一个问题然后来进行汇报的话，

我们首先搭建结构：

那我们按照刚才说的不多、不少、不重复三原则，我们看，水的味道就属于多余，同时水的形态就属于重复，所以这是我们搭建结构时候要注意的三个重要原则。

那我们说在《金字塔原理》这本书中，对于不重复原则有专门的要求，那就是相互独立，完全穷尽，我们为了让大家对这个知识点有更深的了解，我们再来看一个关于不重复的案例。

说把人按照男人女人、已婚未婚来分的话，就是已婚男人，未婚男人，已婚女人和未婚女人，如果把人单纯得分为男人和未婚女人这就是未穷尽，因为还有已婚女人没有囊括，如果把人按照男人和已婚人士，就是有重叠，因为两个条件之间彼此包含。了解了汇报的内容和汇报的三个原则之后，我们就开始搭建我们的汇报结构。

【汇报结构】

那首先，我们通过一段案例，看看结构有什么特点，假如你是李总，你与张峰进行了如下的对话之后，你会有什么感受？

那我们发现这个汇报很乱，不知道他要说什么，我们一直说在一个企业里，更多的是团队协作，因此说不清楚就没办法把项目内容有效的传递出去，那也就没办法有效协作，当然就做不好这个任务，那我们帮助张峰建立一个汇报的结构。

我们想做一次汇报，先说什么、后说什么？哪些是一类的，放一起说，哪些是另外一类，说完了第一项之后再说第二项，这些在制作PPT之前，都需要我们用结构进行梳理。

那我们看看一个结构是设么样子的？有哪些特点？他有如下四个特征，简单来说就是论、证、类、比。

【论】-结论先行：

就是你要表达的一个内容，要在开始前就向听众交代清楚，

【证】-以上统下：

就是我们小学学的概括文章大意，就是每一组的内容要根据他们的共同特点，概括出一个核心思想，

【类】-归类分组：

我们要把具有同一属性的事物，放在同一类中，最后是逻辑递进，那就是你回报的时候要有一个顺序，先说什么后说什么？

【比】-逻辑递进

逻辑递进就是你要说的内容要按照一定的脉络逐步推进。

为了让大家更好的理解这几个概念，我们通过几个案例分别理解这4个特征。

【论】-结论先行：

假如你的下属给你打电话汇报这样一个事儿，我们发现啰里啰嗦，可能等不到他说到最后一句，我们就烦了，不知道他在说什么，所以我们要先把结论说出来就更好

那结论是什么呢？我们搭建一个结构，发现结论是：今天下午4点会议改在周四10点

搭建了结构之后，你就可以很清晰的表达出来，结论先行在我们制作一份PPT中非常重要，他不仅体现在整个汇报中，甚至每个页面要表达的观点也要清晰的传递给你的听众

那对于PPT中，每一页PPT要传达的观点是什么？在日常汇报的PPT种就要求我们做到一目了然，以下的案例中，我们发现很多常规的汇报型PPT，都是把索引放在了标题里，这个索引并不能传递在这个页面你要表达的意思。因此需要做些调整。

对于这些汇报的内容，一定是有一个结论的，所以要把结论放到你的PPT页面中，让别人一目了然，比如说我们把背景介绍变成内容的观点

同样的案例中非常清晰的传递了PPT重要表达的观点

【证】-以上统下：

那说完了结论先行之后，接下来我们来说说结构的第二个特点，叫以上统下，就是下边的内容和你要说的中心思想是一个事儿，不能驴唇不对马嘴，比如说案例中，“每天给爸爸洗水果”这个理由只能证明妈妈是个好妻子，并不一定能直接证明是个好妈妈，所以这个论点放在这里就会出现问题。

这个在我们小学到初中的语文课里有大量的练习，大家注意在我们汇报的时候，做一个检查，你的论据支持你的结论吗？

以上两个是论和证，那么接下来我们重点讲解一下类和比。

【类】-归类分组：

举个例子，我们说丈夫想出去买一根报纸，妻子希望他回来的时候带些东西：

那我们都知道，如果一口气把这9样东西全说完了，丈夫很难记住，所以要对以上内容进行分类，那怎么办分类呢？

并不是分类就有效，那这样的分类有问题吗？那要看对于谁来说，比如说对于妈妈来说，孩子爱吃什么不爱吃什么，很清楚，可是对于丈夫来说就不一定，因此这是个无效分类，那我们要按照常识、共识进行分类。

那最好的分类方式就是常识分类：

那我们看，对上边的内容进行常规分类之后，就会让我们要买的东西变得清晰，易记。

除此之外，分类还有一个需要我们注意的地方是什么呢，就是分类的颗粒度：

那我们看案例，说到包饺子大家都不陌生吧，那我们看看包饺子一共分几步？

你把他细化成7个步骤没有问题，或者说你把他汇总为3个大步骤也没有问题，但是如果你分成了图中的5个步骤，你会发现问题就来了，为什么？颗粒度大小不一样。这里重点说到的就是分类的颗粒度

分类无论是在工作还是生活中都很重要，我们看到的日常的房屋清洁，其实就是一个分类的过程，企业里的5s也是用了大量的篇幅讲分类。

【比】-逻辑递进

了解了分类之后，我们就来到了结构的最后一个特点，叫逻辑递进，那我们日常做一份汇报的话，先说什么后说什么，按照什么顺序来进行表达，其实在结构中是有一定的套路的，一般有以下几种

那我们先看时间（步骤）顺序

以上的这些内容都可以用我们说的时间（步骤）顺序来进行表达：

除此之外，时间（步骤）顺序还可以作为我们的工作计划、总结标准结构，进行搭建：

接下来就是空间（结构）顺序

比如说我们介绍一个公司，除了时间顺序之外，其实空间顺序也是一个比较好的结构，举例：

类似的结构顺序，除了可以应用在公司介绍之外，对于业务流程的介绍也非常实用：

还有一个就是程度（重要）顺序

一个内容按照他的重要程度，进行逐级汇报。

最后一个就是标准文案，我们可以直接拿过来借鉴使用即可：

比如说我们做一个项目介绍的时候，可以直接按照SWOT这种标准模型进行结构搭建分别阐述内容即可，类似的标准结构还有：

大家平时可以多做一些收集和整理。

案例：

接下来我们再看看最开始我们的那个案例，现在我们知道张峰对于年会的准备工作做了哪些内容，哪些还尚未完成，那我们进行一个结构搭建：

我们搭建好结构之后，发现一共就两项内容，分别是年会会场和年会环节，那我们就可以针对性的按照我们说的【论】、【证】、【类】、【比】四项来进行梳理和汇报了。

那同样的，那我们用课程开始前教给大家的“正常”-“异常”模型再套用以下，也一样可以把刚才的内容进行一个汇报：

那我们在搭建结构的时候，常见的方法有两种，分别是总分法和分总法，大家按照两种方法都可以对自己的内容进行一个结构的搭建，什么时候使用总分法呢？

比如说，你对与想要汇报的内容整体框架比较清晰，就可以先把框架搭建出来，然后把素材放到对应的框架之下，这是总分法，那还有一种情况是，我可能知道要汇报的内容，他们散落在我的大脑里，需要我一项项罗列，然后再进行归类，最后做一个整体的提炼，那这也是一种方法，这种方法叫分总法。

用以上两种方法搭建起来结构之后就可以进行一个PPT制作的汇报，那我们说如果结构搭建好了之后，就像我们大楼已经把框架搭建起来，四梁八柱搭起来了，接下来就要对我们课程中要呈现的内容进行丰富了，

这个时候制作一份PPT就变得很简单，只需要做两道题，选择题和填空题，选择题就是选模板、选配色，填空题就是直接填结构就可以了，我们来看一个综合的案例：

疫情期间我开发了一门抗疫PPT的课程，那当时就是运用我们说的方法，搭建结构之后，开始进行填空，每一级目录对应相应的页面。

把内容装进一个好的模板里，你的PPT已经成功了一半，那么另一半是什么呢？是结构，我们知道一份再好看的PPT，缺少的结构和核心观点也会让人觉得听之无味，那有的人可能喜欢用笔在纸上写写画画，而不是用电脑操操作，那也没关系，我们看：

有了这些初稿之后，就可以开始我们的PPT制作了，那就直接选一个模板，然后把结构填进我们的PPT之中就可以了。

好，以上就是第三课【结构搭建】的内容，今天的课程就到这里。

下节课我们将开始PPT的美化内容，首先就是PPT中占比最大的文字美化。