不一样的课程表，不一样的Excle--用Excle进行设计(42):排序所演绎的数据逻辑

排序所演绎的数据逻辑

数据系统中数据行进行排列组成数据表，作为“记录”的数据行都有一个主语关键字，除了具有方向感和长短外，数据行的位置是有顺序的，这与关键字的升序/降序有关，确定顺序的处理称为“排序”。

在数据界面中，将数据行按一定的顺序列举叙述，构成有顺序的数据列表，不同的排序结果，界面会产生不同的意思表达。其目的就在于把议论的焦点放在特定的场景中，不需特意说明，就可以让读者看出所述重点数据（主角）处在众多数据中的排列位置，起到了“此时无声胜有声”的作用。用排序说理，可以把论点阐述得更准确、更具体。

比如表3.2.1.1是按学号升序排序的，目的是为了用户迅速定位到某行学号的数据行，以便查询成绩，2004618231号学生会沿着“学号”列顺序，快速找到“2004618231”所在的数据行，然后横向看到成绩。读者只要看懂表的标题就立即领会阅读方法。

表3.2.1.1 按学号升序排序的学生成绩表

专业名称	班级	学号	成绩
电子商务管理	电商0402	2004618226	70
电子商务管理	电商0402	2004618231	80
电子商务管理	电商0402	2004618248	60

而表3.2.1.3是按成绩降序排序的，这种排列方式的目的不是为了查询，而是为了推算出成绩排名，比如表表3.2.1.2排在第1行的学生就表明这个学生是“状元”，而表1排在第1行的学生不能说明什么。

表表3.2.1.2 按成绩降序排序的数据行（成绩排行榜）

专业名称	班级	学号	成绩
电子商务管理	电商0402	2004618231	80
电子商务管理	电商0402	2004618226	70
电子商务管理	电商0402	2004618248	60

数据系统中数据行进行排列组成数据表。界面构成中数据行描述数据记录之间的顺序关系，重点所表现由位置引发的对最大值、最小值、近似值的数据行记录的联想。作为“记录”的数据行都有一个主语关键字，排序就是对关键字进行升序或降序排列。如果按升序排序，则最小值排第一行，最大值排最后，最近的两行是数据表中关键字所谓值最近似的两行。因此数据行除了具有“线”的方向感和长短外，平行线的位置是有含义的，这与关键字的升序/降序有关，确定顺序的处理称为“排序”。

2.2.1 排序的方法

一、选取关键字

排序要选择能突出文意的的字段为排序关键字，因此必须从内容的需要出发，不能随意地排序。比如：学生成绩按学号为关键字排序时有利于学生找到所在位置，而按成绩排序是为了看到排名。

二、确定关键字的顺序

排序关键字可以是多项，但是关键字的顺序要留有弦外之音，启发读者深思。按“专业+性别”排序与按“性别+专业”排序，所阐述的结论重点有所不同。

涉及到数据多、业务量大、可比性强而且能够进行趋势变动分析的相关审计实务均可采用 “排序”功能进行辅助审计，以达事半功倍之效。比如：

1、显示某物品最近销售价格，按物品名、日期大小进行降序排列，而要显示业务员对某物品最近销售价格，按业务员、物品名、日期大小进行倒叙排列。
2、在审计“应收帐款”中，按金额大小、帐龄长短分类排列。可以分析其结构、性质，并抽取重点样本进行延伸审计。
3、在“业务活动费”的审计中，可按其类别、对象、经办人、金额分类排列。不仅能够摸清其全貌，从繁杂的支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现案件线索的重要渠道。
4、在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部自制凭证等，按金额“排序”，有利于选择重点抽查的对象，能得知票据短缺情况并进行追查。

5、在货币资金审计中，按笔次、金额大小进行“排序”，找出重点、疑点进行抽查。
三、排序方向（排序的分类）

1. 升序：按照关键字的顺序，由小到大，由少到多，由低到高……去排列。

2. 降序：按照关键字的顺序，由大到小，由多到少，由高到低……去排列。

3、自定义顺序：单击“Excel选项”，在“常用”选卡里，单击“编辑自定义列表”按钮，添加自定义序列。自定义序列，在“排序选项”对话框中，选择“自定义排序次序”列表框里选择自定义的序列。

4、按笔划排序：在中国人的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。这种排序的规则是：按姓字的划数多少排列，同划数内的姓字按起笔顺序排列（横、竖、撇、捺、折），划数和笔形都相同的字，按字形结构排列，先左右、再上下，最后整体字。如果姓字相同，则依次看名第二、三字，规则同姓字。

5、按颜色排序、按字符的数量排序

6、按“汉语拼音”顺序排序。如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。

排序非常好的表格：Junior English for China 初中一年级课本 Pronunciation and Spelling Tables (发音和拼写表格) 编排得非常的好。其中：第一张表格是按a, e, i, o, u 的“名称音”编排的；第二张表格是按a, e, i, o, u 的“短音”编排的；两张表格概括了含有英语的“10个元音”的“初中一年级”的单词，它们的编排符合英语的基础训练的要领。第三张表格则编排的是其他的8个元音的“初中一年级”的单词。

2.2.2 excle 排序的实现

一、一般排序

　　想找出价格前十名的股票，并且从第一名排到第十名，排序就可以实现。　

1、高亮选择要进行排序的范围，包括列标题行在内。
　　2、单击【数据】菜单－【排序】，弹出“排序”对话框：
　　
　　3、从“主要关键字”下拉列表中选择排序的主要依据，并单击右侧两个任选项中的一个，确定是按升序还是降序排列。例如：我们选择“总分”为关键字，并单击“降序”选项，Excel将会按“总分”从高到低的顺序对数据进行排列。
　　4、如有必要，可以设置排序的次要关键字及排序顺序。当主要关键字下出现相同数据时，将按次要关键字的设置排序。如果需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”）.
　　5、单击“确定”按钮后，表格数据即按设定的排序依据进行排序。
注意：如果Excel没能够正确地进行排序，可能是因为它没有正确地获取排序区域。请检查一下你的排序区域是否选择得合理。尤其应该注意的是，排序区域中不能够包含已合并的单元格。
二、按行排序：【数据】菜单－【排序】-【选项】-“方向”-【按行排序】

三、按笔划排序

　　对“姓名”进行排序时，选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

四、自定义排序

　　当对“职称”列进行排序时，可以通过自定义序列来进行排序：

先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如N2至N18）中；执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠标选择输入），然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。

　　序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。

　　选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

五、用函数进行排序

不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次,可以用函数来实现：

1、用RANK()函数：
假定E列为成绩，F列为名次，F2单元格公式如下：=RANK(E2,E:E)

若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为：= RANK(E2,E:E,1)。
这种方法，分数相同时名次相同，随后的名次将空缺。例如：两个人99分，并列第2名，则第3名空缺，接下来是第4名。

2、中国式排名：
假定成绩在E列,请在F2输入公式：SUM(IF(E$2:E$1000>E2,1/COUNTIF(E$2:E$1000,E$2:E$1000)))+1
公式以Ctrl+Shift+Enter三键结束。这种方法分数相同的名次也相同，不过随后的名次不会空缺。

　　3、LARGE函数返回数据集中第K个最大值。使用此函数可以根据相对标准来选择数值。

　　语法：LARGE(array,k)

　　Array为需要从中选择第K个最大值的数组或数据区域；K为返回值在数组或数据单元格区域中的位置(从大到小排)。

　　4、SMALL函数返回数据集中第K个最小值。使用此函数可以返回数据集中特定位置上的数值。

　　语法：SMALL(array,k)

　　Array为需要找到第K个最小值的数组或数字型数据区域；K为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从小到大)。

六、让序号不参与排序

　　对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢？在“序号”列右侧插入一个空白列（B列），将“序号”列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号”列就不参与排序了。

2.2.3 排序的规范：

1、广义上说，只要有数据列表，就要考虑选择一种排序方式。数据界面中的数据行的排列一定要有讲究，不应随意排列，除了符合用户的习惯外，即使是流水帐，也要按业务发生的顺序排列，并且把排序关键子列于数据列表的最左侧，比如表1的成绩单中的“专业”、“班级”、“学号”。

2、准确地使用表的标题作为提示语是提高表达效果的重要环节。使用提示语作为排序后的数据表的标题，这样有助于提高表达效果。比如：当看到数据列表上的“按学号排序的学生成绩表”这个标题时，读者一下就会读懂数据表要表达的意思。还要在适当的旁白中标明排序的作用。