第1章 有序组织

• 有条不紊组织生活，最小化大脑压力¹
• 让信息尽可能快地离开大脑¹ – 移除无用信息，短期记忆最多记住5~9件
• 多重任务通常会降低效率¹
• 利用故事去记忆¹，故事为信息提供了上下文语境 – 想到以后为什么或怎么样去回忆，能更好的编码信息
• 面对多项抉择时展望结果，在最渴求的选择上仔细斟酌 – 风格迥然的人或意见十分重要，多样性更易出类拔萃
  • 目标清晰，过滤次要因素，避免墨守成规 – 过多的选择让大脑疲于应对，容易做惯性选择

第2章 分享知识

• 查验时间安排是否合适，不合适就应有所改变 – 仅仅因为一直都按照某种特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做¹
• 现在，共享知识才是力量¹ – 不做有“独门”知识的“英雄”，分享并邀请他人给予分享，让团队擅长的人行动
• 努力展望并迎接技术带给生活的改变 – 利用那些经济便捷的技术远程工作，减少路途中的时间和资源浪费
• 跟邻居组织暑假游戏组，轮流照看孩子；或者送孩子去暑假班

第3章 认识自己的短处，突破制约

• 识别假性制约与真实制约 – 进行组织安排时，要绕开的是真实制约¹（实际存在且无法控制的某些因素）
• 认识自己 – 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判¹
  • 第三方的看法经常会给你启发 – 配偶,挚友,孩子或其他可开诚布公提出自己观点的人
  • 征询请教他人时，注意共同提及的内容，帮助发现导致自己“陷入自身固有方式”的行为模式
  • 坦诚地检视一下你所处的环境，也很重要 – 记住，如果不知道问题是什么，就不能解决问题
• 制约是否在你的掌控中？ – 总是要寻求可以绕开障碍和限制的创造性新方式，这是关键所在
  • 源自情绪的制约最难识别和控制 – 对自己坦诚，再多点耐心
• 要懂得什么时候忽略制约¹ – 暂时置之不理，不惧畏难继续前行
  • 用优势来衡量面临的制约，考虑可能发生的最坏情况，不要让非理性的害怕占据主导
• 压力带来的制约 – 在不可预料的意外发生之前，对那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好有效策略

第4章 目标清晰，才能井然有序

• 在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去¹
  • 对目标（及实现目标的行动计划）有明确而详尽的认识，将为你做的每件事提供背景和目的，并更有效地安排自己的行为
  • 要懂得何所为，何所不为 – 明确目标，确认重点，获取有效信息
  • 吸取过往经验教训，合理判断并运用已有知识
• 在实现目标的方式上要灵活变通¹ – 目标尽可能明确详尽，保持开放状态，准备多条路径
  • 确定明确详尽的目标：真正需要首先实现的目标是什么？为什么？不这么做会如何？我必须采取的行动是什么？
• 面对重要任务或自认为无法克服的制约时：
  1. 在开始前，留出些时间，放空自我，理清思路，轻装上阵，最终决定是否承担这项任务
  2. 是否可采纳和借鉴别人的经验方法，依靠别的帮助克服
  3. 依然无法克服，改变目标或将其委托给更合适的人选 – 委派任务后一定要信任别人，避免教人怎么做
• 计划越宏大，你的决定可能就越大，事项也越多，那应该如何进行决策呢：
  • 将决定告诉信得过的人，听听他的意见 – 帮你发现逻辑问题和主观偏见；亦或增强你的信心，确信做出了很好的决定
  • 比较看看你的决定在不同情况下产生的结果 – 形象地展望一下这些结果，“现场体验”一会儿，找找每个决定的感觉
  • 做好自己的调查研究 – 补充信息有助于你做决定，不过，不要走火入魔。没有节制的过量信息实际上会让你更难做决定
  • 针对你的决定可能产生的结果，列出所有的利弊得失，尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好
  • 对于正在考虑的决定，把支持和反对的理由都写下来。一天之后，再去阅读你写的内容，要大胆质疑自己所做的假设

第5章 搜索很重要

• 不要给信息归档，用的时候去搜索就行了¹
• 组织方法不能千篇一律 – “同一套组织方法放之四海而皆准”，它没有考虑到个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点
• 旧的组织规则，随着种种技术进步，已经开始过时，再也无法满足今时今日的需要了
• 技术进步带来全新的有序组织方法 – 它能辨别个体差异，考虑个体自身的制约和弱点，充分利用可能的技术；甚至赋予我们脱离组织的自由
• 搜索功能是新式组织管理的基础 – 不必耗费时间和精力归档文件，也用不着劳神费力去寻找重要信息

第6章 玩转搜索，十分重要

• 对搜索技术理解得越透彻，滤除次要信息的效果就越好，速度就越快，这样你就可以集中精力解决核心问题
  • 尽量增强搜索条件的描述性 – 短语好过单个词
  • 在搜索条件短语中使用引号 – 结果会精确包含所引用的内容
  • 使用形容词搜索 – 缩小范围（~word）必须包含；（or A or B）限定范围
  • 排除不想要的结果 – （-word）去除限定结果
  • 通过数值范围获取特定信息 – （N1…N2）限定数值范围
  • 搜索特定网站 – （“search words” site:xxx.yyy）站内搜索
  • 搜索特定类型的文件 – （“search words” filetype:xxx）
  • 作为计算器 – 算数计算； （euros in USD）货币兑换； （inch in mm）度量衡转换
• 本地搜索，利用Google / Everything 等桌面搜索工具

第7章 一定要养成信息过滤的好习惯

• 大脑中只保存真正需要记忆的内容¹ – 清除杂乱信息的第一步就是过滤

• 养成信息过滤的习惯 – 万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊

• 明确获取信息的目标，有助于组织并记忆信息 – 知道今后如何使用，就能形成有关这一信息的背景
• 大块内容（或行动）要化整为零¹ – 尽量明确围绕这些信息需要实现的目标
  1. 无论内容长短，都应先进行通读
  2. 根据设定的目标，将内容分门别类 - 可忽略的；待复习的；需当场记住的；不太理解的
  3. 也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别
• 信息分解后，就不会感觉那么困难，而且也能提高记住相关信息的可能性
• 信息分解会让你找出其中的规律和主题，从而可以在目标的指引下，采用最有效的方式来组织信息
• 每周拿出些时间回顾关键信息¹ – 没有目标，过滤会更困难，重复和回顾通常可以帮你确定目标
  • 要么用笔记下来，要么重读，重复都能加强记忆
  • 每周抽出一定时间，回顾温习本周搜集的信息 – 记忆曲线
  • 需要关注某个主题时，再次回顾温习相关信息，有助于记住
  • 需要用到信息时能轻松记起，就会更加有条不紊，也更易成功
• 帮孩子学习：
  • 设计故事 – 围绕所学内容设计故事，增强记忆
  • 时常重复 – 一旦形成故事，就让孩子复述这些故事
  • 区分次序 – 让孩子学会识别重要内容，鼓励集中精力优先学习；区分优先次序，养成任务过滤的习惯
  • 确定极限 – 帮助孩子认识到专注力/学习极限，鼓励达到极限时休息养精蓄锐

第8章 纸质与电子文档

• 没有一个完美无缺的组织方法¹
• 何时适宜使用纸质文档 – 把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件
  • 记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法 – 如果目标是解决问题或提出想法，把想到的随时记下，撕下相关内容的纸片并靠在一起贴上，有助于纵观全局、把握主题
  • 如果要考虑的事情纷繁杂乱，写到纸上，帮助理清思路
  • 如果目标是记住或者真正吸收信息，那就打印出来 – 在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容
  • 用纸质信息更高效 – 账单；便签；随身小记事本
  • 把法务文档(发票、合同等)存放在安全的地方，发封电子邮件提示位置，同时拍照或电子文档作复检
• 什么时候选用数字工具
  • 当随机信息很多、或需要共享时 – 数字化信息，访问方式众多，更易于共享和搜索
  • 自己不知道何时何地用到的时候
  • 重要或机密文件留存电子版本 – 在DVD、硬盘及网络上备份，对冲风险，方便搜索和查看
  • 尽量使用语音信息转文字业务 – 不必手忙脚乱地记录，便于搜索和共享

第9章 活用电子邮箱

• 对数字信息而言，脚手架是存储、组织及搜索信息的一种数字化工具。Gmail很理想 – 简单易用，免费，容量极大
• 给邮件添加多个标签，根据指定标签过滤 – 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到¹
• Gmail会给邮件添加上下文背景（划分成不同的会话） – 通过会话可迅速了解邮件的缘起和发展，中间参与者，最新发言
• 在Gmail邮箱地址后面填个“+”，只把这个地址留给特定的发件人，就可以自动过滤来自这些发件人的邮件
• Gmail星号功能标记邮件 – 随时掌握一个不断更新的待办事项清单，每天至少查看一次，确保做出必要的处理
• 用Gmail保存和搜索纸质文件的位置提示信息或数字化备份
• 只要有可能，尽量使用已经上手的工具¹
• 把密码的提示线索（而不是实际密码）保存在便于访问的网络上

第10章 云中日程表

• 在网上建立多个日程表，跟最可能与此相关的人共享 – 免费Google(或WPS)日历就很不错
• Google日历的搜索功能全面且速度快
• 分享的Google日程安排，非日历用户可通过浏览器在线查看
• 跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息
• 与别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此而出现的反复联系

第11章 如何轻松管理文档及网上内容

• 尽可能使用支持离线以及云端模式的云文档 – 如Google(或WPS)文档
  • 存放重要（私人）文档
  • 组织一个待办事项总清单
  • 掌握资金使用情况
• 利用云文档实现实时协作 – 授予参与者权限，实时访问或编辑
• 管理临时信息 – 如果内容很重要，发到电子邮件中，使其成为可搜索档案的组成部分
• 使用RSS聚合阅读器，组织管理网上信息 – 自动获取，集中存放，方便随时阅读

第12章 避免大脑压力，集中精力工作

• 转换思维 – 你正处于一种特定情景中（或全神贯注于克服一个挑战，或集中精力处理一组信息），随后去做些不相干的事
• 转换思维时，大脑必须把当前内容（短期记忆）转移到长期记忆中，以便为新信息腾出空间。这样一来，有些信息就会丢失
• 思维转换次数越多，各种思维背景之间的关联度就越低，大脑的工作难度就越大。所以，尽量减少思维转换:
  • 及时加注解，有助于以后了解背景信息¹ – Who When Why Where
  • 把类似的任务放在一起¹ – 尽量将思维背景要求低的任务，留到精神可能最疲惫的时候去完成
  • 减少令你分神的因素 – 定期而非随时查看邮件或IM； 需要心无旁骛时 – 关闭电话铃声，戴上耳塞
  • 把休息当成完成工作的奖励 – 解决棘手事务的中间，稍事休息，有助于养精蓄锐
• 关于开会：
  • 少开会 – 检讨是否有召开的必要性？与会的人确有必要出席？
  • 准备好 – 事先发放相关资料，有助于大家更好地掌握情况进入主题
  • 30分钟内 – 有助于集中精力讨论会议主题；如会议富有成效可适当延长，好过卡点结束后重开会议

第13章 怎样把工作和生活完美融合

• 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡¹ – “工作生活两不误”只是一个不切实际的目标
• 把工作和生活融为一体，需要以不同的方式来思考和认识二者
  1. 接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐
  2. 生活未必要凌驾于工作之上，更好地同步体验生活工作中的乐趣和挑战
• 根据访问人员来安排日程表，而不要在工作和生活之间人为划分界限
• 在工作效率下降时，小憩一下 – 放松身心，理清思路。大脑充电后工作起来会更机智灵巧
• 在那些不需动脑的无聊时段，偷闲处理下工作的琐碎事情 – 将排队、等车等无效时间变得有意义
• 工作时全神贯注、有条不紊 – 合理安排工作，才会有更多的美好时间分配给家人、朋友或是自己
• 度假时是否查收工作邮件，取决于你的度假目标、自身需求以及制约条件 – 无论如何，在动身之前都要制订一个计划
• 差旅时照顾好自己：不要玩命工作，在宾馆稍事锻炼，早睡并与爱人保持联系。出差在外尽量把待办事项和提示信息存到手机或记事本上

第14章 如何处理意外事件

• 在面临意想不到的重大挑战时，生活中的任何事情都会变成严峻考验 – 将难以做出不受情绪影响的合理决定；无法专心致志；因压力大而健忘，也因健忘而压力大。换句话说，你跌到了谷底
• 要接受这样的事实：在承受巨大压力的时候，你会犯错，会比一般情况下犯的错还要严重 – 应该尽可能地绕开这种制约，尤其应该借由来自朋友、同事和你信任的任何人的帮助，达到这个目的
• 多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要 – 在你不够坚强的时候，你需要他们足够坚强；在你思路不清的时候，你需要他们头脑清醒。这就是朋友之间的互相帮助
• 在你面对重大挑战的时候，典型反应就是寻求更多信息，让自身感觉胸有成竹。但要注意：
  • 不幸的是，搜集的信息会铺天盖地、相互矛盾，让我们无所适从，尤其是在超出自有知识范围时 – 要相信专业人士
  • 尽量用已上手的工具去组织管理信息 – 咨询专业人士，筛选过滤，大量注解说明
  • 跟需要信息的那些人在线共享相关内容
• 你无法预知未来，但你可以确认坏事正在发生所表现出来的征兆 – 未雨绸缪，以便坏事发生时，知道如何应对
• 无论如何都要“把握当前” – 如果做到在危机前未雨绸缪、胸有成竹，那当下就会更加从容不迫、有备无患

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1. 有序组织的原理 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎

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