企业的内部文档太杂乱,有什么好用的文档管理软件?
企业内部文档的管理,是一个老生常谈的问题。 有些企业的文档管理比较混乱,很难做好企业内部的信息管控。 我们可以先从以下几个方面入手: 企业内部文档杂乱分散,集中式的管理;信息更新不及时、错误频繁,通过统一版本管控;关键信息范围控制不严谨,需要结合企业内部组织架构和权限分级管理;内部文件杂乱不好查找,需要基于内容的搜索方式。 那么针对这些痛点,有没有一款比较好用的文档管理软件呢?
一、文档的在线化、集中化的管理
对于企业来说,文档的管理是一个非常重要的环节,如果没有做好文档的在线化、集中化的管理,那么就无法保证每个人都可以及时获取所需文件。
无忧·企业文档作为一款在线文档管理平台,拥有多个在线功能:手机端、 PC端和网页端,可实现多人同时在线浏览共享,并且支持实时修改版本、同步编辑等。
对于企业来说,通过无忧·企业文档云平台可以实现内部文档在线化的管理,在云端共享存储。对于文档中不同类型内容、不同版本进行集中统一管理;对于文件的修改和编辑也可以在线进行修改和编辑。
二、文档的协同编辑的形式,有效控制文档
在文档的管理中,可以设置权限,不同的人有不同的权限,也能够方便查看文档。
在日常文档的编辑中,可以通过拖拽和复制实现文档的协同编辑,这样不会影响到员工和领导对文档的阅读权限。
在协作编辑时,还可以将文档进行关联,这样就方便了协同编辑和文件导出。
除此之外,还能实现多人同时编辑一份文档。
如果使用 Excel进行操作后,需要将 Word文件导出到 Excel中进行操作时,同样可以使用这款软件。
如果使用 excel进行同步工作时,我们只需要点击一次按钮即可把多个文件拖入一起工作;而不方便使用 Excel进行同步的业务人员也不需要重复输入数据。
三、企业级组织化架构管理,分权管控
文档安全管控:系统提供“一人一档”的个人安全模式,每个用户都可以对个人的文档进行管理,包括查看、下载或者编辑;
权限分级管控:支持对不同角色设置不同访问权限,实现对不同范围、角色的文档在不同时间点进行查看、操作。
文件多人协作编辑:可创建多个用户群组,成员可以通过共享或者文件复制等方式,方便成员间的沟通协作;
支持全文搜索:文档管理员能够对用户搜索历史进行回顾,快速查找需要的文档。
除此之外,通过数据报表功能,管理者还能方便地了解企业内部各项信息;
四、基于内容的全站搜索
当用户需要查找某个文件时,只需要在检索页面输入关键字,即可快速查找。
可按照文档类型、时间、文库级别等等,精准搜索。
并且系统能够支持文件夹搜索,实现多层次搜索,满足更多用户场景。
五、能力开放灵活扩展,代码级开放
在满足基本功能的基础上,无忧·企业文档还能提供更多的扩展功能,比如添加扩展双屏编辑、多种文档的扩展在线支持(MD、脑图、流程图、word、ppt、pdf、excel)、本地化的OCR图片识别与图片内容搜索、接口化支持文档的在线预览与编辑等。
产品可以提供源码级的技术服务授权。
在线demo:http://knowledge.bctools.cn/
开源地址:https://gitee.com/software-minister
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