第四章　会计核算软件的操作要求

第一节　电算化会计核算基本流程

一、电算化与手工会计信息系统的共同特征

1.数据量大、数据结构复杂；

2.数据的全面性、完整性、真实性、准确性要求严格；

3.数据的安全性、及时性、可校验性要求高；

4.数据加工处理方法要求严格；

5.同其他子系统联系紧密。

二、电算化会计与手工会计数据处理的不同点.

(一)电算化会计的新特征

1.数据准确性明显提高；

2.数据处理速度明显提高；

3.提供信息的系统性、合法性、共享性大大增强。

(二)电算化与手工会计数据处理的异同

1.计算机与手工数据处理的相同点

(1)数据处理步骤相似；

(2)会计信息相同的最终目标一致；

(3)遵守的会计法规和会计准则相同。

2.计算机与手工数据处理的不同点

在手工会计信息系统中，会计数据的收集、会计数据的处理、会计信息报告的编制都是人工完成的；会计数据存储在纸张上，其表现为数据处理工作量大、差错多、效率低。

而计算机处理可以克服手工数据处理的缺点。

3.会计电算化数据处理新特点

(1)会计数据收集(两种方式)

人工和计算机混合收集方式：是指首先财会人员将反映各种经济业务的原始凭证(纸张凭证)审核、确认，然后通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机存入凭证数据库文件的一种方式。

自动收集方式(又分为三种)：

对电算化系统自身的数据资源进行自动收集；

对电算化系统中不同子系统间的数据资源进行收集；

对其他系统中的数据资源进行收集。

(2)会计数据处理(两种方式)

成批处理：指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式；

实时处理方式：是指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。

三、电算化会计核算基本流程

(一)账务处理系统概述

账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。

账务处理子系统的目标

(1)及时、准确地采集和输入各种凭证保证输入计算机的会计数据及时、正确和全面。

(2)高效、正确地完成记账过程。

(3)随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。

(4)建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。

(5)账务处理也可包含其核算与管理功能。

(二)账务处理系统处理流程

1.手工账务处理系统处理流程

根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异手工作业下的账务系统可以采用五种账务处理流程：

(1)记账凭证账务处理流程

(2)日记总账账务处理流程

(3)科目汇总表账务处理流程

(4)汇总记账凭证账务处理流程

(5)多栏式日记账汇总账务处理流程

记账凭证处理流程图

记账凭证处理流程

优点：

1.数据流程清楚、简单；

2.总分类账既可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；

3.总分类账也可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。

缺点：

登账工作量大(由于总账是根据记账凭证逐笔登记)。

日记总账账务处理流程图

　　日记总账账务处理流程

优点：

1.数据流程清楚、简单；

2.所有总账在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。

缺点：

账页过宽，不便于登记和使用。

科目汇总表账务处理流程图

科目汇总表账务处理流程

优点：

1.减少登账工作量；

2.可以通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。

缺点：

1.总分类账不能明确反映科目之间的对应关系；

2.不便于对经济活动进行分析和检查。

手工会计下账务处理形式的缺陷：

数据大量重复

同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。

信息提供不及时

由于账务处理的工作量很大，手工处理不能随时提供出各种会计报表。

准确性差

由于数据的多次转抄与计算，易出错。

工作强度大

为了达到既要算得快又要算得准的目标，必须增加财会人员劳动强度。

2.电算化账务数据处理流程

设计电算化条件下的账务数据处理流程时，不能照搬手工方式下的账务数据处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。

在对手工方式下账务数据处理流程分析的基础上， 吸取手工方式下的优点，利用计算机具有的自动计算、记忆和存储等功能和运算速度快、不知疲劳以及计算准确等特点，克服手工方式的不足，设计出电算化方式下的账务数据处理流程。

电算化方式下的账务数据处理流程图

(1)编制记账凭证

凭证处理主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，以及生成自动转账凭证等功能。

编制记账凭证可以采用以下几种方式：

① 手工编制完成记账凭证后录入计算机。

② 根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。

③ 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。

在录入过程中的正确性检查：

凭证号检查、凭证日期检查、会计科目的检查(存在性检查、是否是明细记账科目的检查、与凭证类型是否相符的检查)、借贷金额平衡的检查。