论项目的风险管理

【摘要】

2013年3月,我公司作为系统集成的承包商承接了XX市交通运输局的道路交通智能监控抓拍系统项目,我作为该项目的项目经理负责全程项目管理。

该项目是XX市道路交通车辆监管工程的重要组成部分,在全市道路的重要路段架设智能监控抓拍设备,工程涉及1050个视频图像采集点,通过编码传回监控中心,然后利用124台解码器进行轮询和手动解码对图像进行监控。由于系统建设中采用美国某公司的雷达测速模块,以及南部山区道路施工环境恶劣、施工过程中容易受到车辆行驶影响等因素,这些都大大增加了项目实施的风险。在这种情况下,如何在项目进行的全过程中制订和实施项目风险管理计划,就成为整个项目的难点和重点。通过风险计划的制订、风险识别、风险定性与定量分析、风险应对计划和风险监控的管理工作,以及认真细致的安装施工,我们按期保质地完成了项目任务。该项目于2014年3月通过客户方验收并成功上线,目前系统运行良好。

本文结合我在项目管理方面的一些经验和体会,对项目的风险管理进行了较为翔实的论述,并就过程中所遇到的问题及采取的措施做了介绍,最后列举了在风险管理方面需要改进的一些不足之处。

【正文】

一、项目概述

随着国家公路网的建设,道路交通监控抓拍系统已经成为现代化的道路建设中重要的组成部分,作为安全监视的一个重要组成部分在交通事故调查取证、交通管理、道路规划建设等监控系统中发挥着越来越重要的作用。随着国家公路网的扩大及管理要求的不断提高,传统的监控系统和管理模式已经远远不能满足目前日益发展的市场要求。

XX市交通运输局决定启动全市范围内的道路交通智能监控抓拍系统的建设,涉及全市92个公路干线和850个重要路段。项目采取了公开招标的方式,我公司顺利中标。该项目是XX市道路交通车辆监管工程的重要组成部分,被列为该市的一项重点工程。项目于2013年3月14日正式启动,要求在2014年3月31日前全面竣工并投入使用。

该系统要求能够在所有公路干线重要路段,通过摄像机对超速车辆进行近、远景图片拍摄,然后经过数据采集系统将图像送到工控机进行图像信号处理,从而得到违法目标的清晰图像,同时可以生成违法图像和速度信息数据库。系统除了可以对违法车辆进行正常地抓拍外,还可以提供30帧/秒的300万像素高清数字录像,保存10天左右的录像资料,提供有效的执法依据,以及为交通事故提供参考依据。专业雷达测速仪和高清摄像机可以在任何交通环境和天气条件下提供高性能的交通情况探测。该项目具有专业性强、施工范围广、实施环境复杂以及与客户密合度高等特点。

项目团队的组织形式为项目型,所有项目成员直接归属项目经理领导,项目组成员包括:项目经理共12人。从项目启动开始,共经历了现场调研、计划编制、软件开发与工程实施、项目收尾共四个阶段。工程涉及包括主要公路干线重要路段上1050个视频图像采集点,采集结果通过编码后传输到控制中心,利用解码器进行监控分析。

由于本项目工程分布范围广,XX南部山区路段施工环境恶劣(植被多,湿度大),施工路段的交通环境也会对工程建设造成一定的影响,同时系统中采用了美国某公司生产的雷达测速模块,这些因素大大增加了项目实施的风险。针对这些实际情况,在该项目的各种管理过程中,我们对项目全过程的风险管理给予了高度重视。从指定详细可行的风险管理计划开始,充分认识现在和未来可能发生的各种风险,对风险清单进行定性和定量分析,并据此对发生概率较大和对项目影响较重的风险指定了一对一的风险应对计划,同时采取各种手段和措施对各个阶段中所出现的风险进行了有效监控和处理。通过我们求真务实的工作态度和精心细致的施工组织,按期保质地完成了各项工程建设任务,顺利通过了项目的验收工作。

二、风险管理过程

项目风险是一种不确定事件或条件,一旦发生,会对项目目标产生某种正面或负面的影响。风险有其成因,同时,如果风险发生,也会导致某种后果。风险既包括对项目目标的威胁,也包括促进项目目标的机会,风险源于所有项目之中的不确定因素,风险大多数随着项目的进展而变化,不确定性会随之逐渐减少。

具体来说,围绕本项目的实施过程,我们主要进行了以下几个方面的风险管理活动:

  1. 制定风险管理计划

风险管理计划确定如何为项目处理和执行风险管理活动,并对风险职责进行分配。在项目计划会议上,我们根据现场调研的结果,考虑本项目内、外部环境特点、制约条件,同时结合该项目的项目章程和项目范围说明书,还有公司以往类似项目的执行情况,初步制订了针对本项目的风险管理计划。主要内容包括风险管理的方法论,角色和职责,风险预算,风险类别,风险概率和影响力的定义,确定了不同项目干系人对风险的容忍度,确定了风险记录报告的格式和风险监控跟踪机制。

  1. 风险识别

风险识别是确定何种风险可能会对项目产生影响,并将这些风险的特征形成文档。由于在项目的进展中很可能再发现新的风险,所以风险识别是一个不断重复的过程。风险识别不仅包括对威胁的识别还包括对机遇的识别。

我们通过与交通运输局的同志一起了解现场环境,对项目文档进行结构化的评审,采用头脑风暴法采集信息,确定风险来源和分类后,进行风险分析,标识出项目中存在的风险,并整理汇总成项目风险的清单。对其中的风险进行逐一分研讨其可能性、影响力度和可能引起的结果。在本项目中,我们识别的风险主要有技术风险、环境风险、外部风险和内部风险。

技术风险主要是我们在系统开发的过程中采用了美国某公司生产的雷达测速模块,可能会存在与我们团队开发的智能监控抓拍系统兼容性不佳的状况,还要考虑到系统集成后,雷达测速模块的供应商能否提供持续有效的技术支持和服务。

环境风险主要包括X市的南边为山区地形,有一些公路干线贯穿其中,山区地带多植被覆盖,导致这部分施工地区环常年潮湿,设备暴露在湿度大的环境中可能会造成设备的工作异常。同时,再加上山区温差变化较大,施工人员容易感冒,影响正常施工进度。

外部风险为施工点分布在公路的各个监控点,施工点分散,施工人员数量不足,可能会成为工程进度的风险。

内部风险主要有潜在的进度风险、资源不足风险,由于项目施工点众多、范围广而且分散,很难及时详细地了解到每一个施工点的进度情况,而且客户方的需求变更也会直接影响到项目的进度,同时众多的施工地点也需要大量的资源。

  1. 风险定性分析

对已识别的风险通过对发生的概率以及影响程度的综合评估进行优先级排序,组织可以重点关注高优先级的风险,从而可以有效地提高项目的绩效。

我们通过会议的方式,组织项目干系人对识别出的项目风险进行认真仔细地风险概率估算及影响分析,利用查询表和概率影响矩阵对风险的重要性及优先级进行评估,按照种类对风险分组,确定需要进一步分析和应对的风险列表,同时更新项目风险记录表。

  1. 风险定量分析

定量地分析风险对项目目标的影响,使项目管理者在面对很多不确定因素时提供了一种量化的方法,以做出尽可能恰当的决策。我们组织公司技术骨干,并邀请相关专家进行专题会商。通过对项目实施的各个阶段可能面临的风险进行分析,并采用决策树分析方法,分析每种选择的具体情况,进一步量化不同项目对项目各阶段的影响程度。根据定量分析的结果及时对项目风险记录表进行更新,确定已量化风险的优先级列表。

  1. 风险应对计划

风险应对计划就是对经过定性和定量分析后所更新的项目风险记录表进行分析,进一步确定哪些是对项目有利的机会,哪些是对项目不利的威胁。可以避免、转移或者减轻负面风险,对于正面风险可以采取开拓、分享或强大的应对策略,合理制订有针对性、可行的应对措施。

结合更新后的风险记录,我们认真分析了技术、环境、外部和内部风险,并提出了相应的应对措施如下。

对于采用美国雷达测速模块所带来的技术风险,我们对该模块充分调研和熟悉,在用户实际的运行环境中进行充分测试以满足用户的需求,并对持续的技术支持服务方面和该模块供应商达成一致,并以书面合同的方式落实下来。

针对南部山区潮湿的施工环境,对系统设备进行防潮处理,在设备电路板上喷涂适量的三防漆。该施工地区选取身体健康处于青壮年阶段的施工人员减少感冒的发生。

对于外部风险,施工点分散,我们项目组实现从交通运输局处拿到各个监控点的布置图,如果有必要,技术人员可以到现场考察,制订准确的人员计划。如果人员缺口大,则在当地招聘短工以完成任务。

对于内部风险,建立起有效的变更管理流程,成立变更控制委员会,我们项目组专门指定一名技术人员,负责与客户方的沟通交流,对需求变更进行有效管理。实行例会制度和绩效考核制度,及时了解到项目的进度情况,并设置预留时间。和公司管理层进行积极有效的沟通以获取充足的资源,根据资源日历有效地使用资源。

  1. 风险监控

执行风险应对措施,跟踪已识别的风险,监测残余风险和识别新的风险,评估风险过程有效性。根据风险管理计划的职责分配,我作为整个项目的风险监控负责人,在项目各个里程碑评审时,对于本阶段的工作请款及风险监控情况进行总结,让项目组成员即相关干系人对整个项目一些共性的风险情况有整体的认识,当出现重大风险急需从项目组外提供资源时需要请求主管领导的审批。

三、存在的问题与不足

通过一年的努力,我带领着项目组成功完成了本项目,并顺利通过了交通运输局的验收,得到了客户方的认可和好评。在本项目中,我领导项目组成员从最初的风险管理计划制订,对项目风险的识别和定性定量的分析,到提出针对风险的有效措施,最后持续对项目中的风险进行跟踪监控,项目风险管理贯穿项目的整个过程。项目风险管理在项目管理中发挥着重要的作用。

尽管我们在项目前期进行了认真的计划和准备,但由于从开始就一直面临着施工点过于分散、施工环境广泛复杂等风险原因,因此在项目实施过程中,还是存在着一些不足之处。下面针对两个典型的情况进行阐述:

  1. 风险监控数据收集不及时

由于施工范围广,施工资源有限,造成项目内部的日报上报不够及时,使一些风险问题没有及时被发现,造成了几个多个施工点返工的后果。

对此,我通过与各施工队队长进行及时沟通讨论,明确施工人员及领导人员的责任,并且通过巡视、电话、电子邮件等众多方式手机各施工点的风险监控数据,并由我对这些数据进行综合分析,及时发现问题并采取预防和更正措施。

  1. 部分项目人员风险意识不强

在项目实施过程中,对于一些问题被提出之后,一些项目组人员没有进一步进行风险分析,形成有效的记录,表现出风险意识不强的问题。

我利用项目实施过程的间隙时间对相关项目组人员进行了针对性的风险知识的培训,同时也要求对问题的处理进行深层次的分析和探讨,避免其他工程项目再出现类似的问题。

以上是我在道路交通智能监控抓拍系统项目风险管理中的一些体会和措施,通过本项目的风险管理,使我在实战中积累了更多的经验,也使我深深体会到有效地风险管理对项目的顺利实施至关重要。

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