管理人员如何有效应用表扬与批评进行反馈
当你的员工付出辛勤的汗水做出成绩时,拍拍他的肩膀,对他道一声“辛苦了!”,这就是反馈!
很多情况下,我们强调工作的布置、落实、检查与总结,有些事情还要加上评比。尽管我们多数人不太喜欢评比,但评比本身并不是坏事,这实际上是一个反馈的过程。只是有些时候,我们评比的程序与方法存在问题,才导致这种反馈的形式不受多数人欢迎。其实无论是管理者,还是普通员工,在完成自己的工作以后,除了自我总结以外,都希望能得到及时的反馈。希望知道自己这样做是对还是不对,是好还是不好,哪些地方好,哪些地方不好?如果领导再能根据对其工作的分析,指出导致这样结果的原因,是指导思想问题,还是程序问题,是计划问题,还是执行问题等等,给出一些实质性的指点,则对自己的进步是非常有好处的,也是非常受欢迎的。
这就要求组织的领导者,对反馈的作用加以重视,积极运用与把握反馈的工作方式,而表扬与批评就是最为典型、也最为常用的一种反馈方式。当组织成员做得不好时,给予批评,当他们做得好时,及时给予表扬肯定。表扬与批评这种反馈方式虽然简单,但如果能够运用得当、运用得及时,有许多时候,比先进评比、发放奖金、职能考核等形式,能来得更为有效。
首先,面对面的批评与表扬,减少了中间层次,拉近了相互之间的空间距离,使批评者与被批评者、表扬者与被表扬者之间,在心理上就相对较为接近,因此,在这种情况下,管理者说什么,下属容易接受,不容易产生心理上的隔阂,效果较好。
其次,及时的批评与表扬,减少时间损失,便于明确批评与表扬的主题。当组织成员做得不好时,应及时告诉员工,这样做不好,不好在哪儿;当他们做得好时,应及时肯定,这样做很好,好在哪儿。这样,不仅是对当事人本身,也对其他所有在场的人员也是一次培训,并且明确的告诉他们,你在提尚什么,反对什么。由于这种行为是及时进行的,强化了批评与表扬的效果,对后面的行为产生了影响,使最终的结果向着你期户的方向前进,而不是等到结果出来以后,才去纠正,这对工作也非常有好处。
另外,还可以进行泛表扬与泛批评。这种形式一般是指针对所辖的群体,发生好的现象或错误的行为时,不针对具体的个体,而是针对全体而进行的表扬与批评。因为这样的表扬与批评,一般不点到具体名称的主体,需要被表扬人与被批评人自己去领会把握,具有相对的隐含性,因此这种方式有一定的好处。表扬能让群体感受到领导者的满意程度,并从中受到鼓励,领会到其所提尚的方向;批评者得到一定的尊重,不直接受到面子上的伤害。中国人者在乎个面子,而且多疑,因此能自动从中吸取一定的教训,这种方式比较符合我们的国情。
表扬与批评这种可以信手拈来的反馈方式,有这么多好处,当然应该使用。不过在使用过程中,还要注意几个问题。
首先,要注意及时性与定期性相结合。反馈需要及时,只有及时的把自己的意思通过可见的、可听到的、可感受的、可体现的形式表现出来,才能有效发挥反馈的作用,当发生异常时,应及时反馈。这种一般是负反馈,就是批评,以防止结果偏离标准太多;但当结果能保持在预期范围之内时,可能在某一具体的时刻并不见到什么突出的行为或错误,这种情况下,就需定期反馈,对其能按预期的目标长时间实现控制,给予表扬肯定。只有通过及时性与定期性相结合,才能持续的激励员工。
其次,泛表扬与泛批评应与个别交流相结合,才能进一步发挥其积极作用。对表扬适宜点名进行,而批评应泛化与个别交流相互互补,从而达到实则性改进的效果。表扬是肯定成绩,同时也是希望其他人能向其学习。批评是否定行为,也希望其他人能从中吸取教训,有则改之,无则加勉,以利群体的进步。但如果泛批评的内容不能结合细节,则易使被批评的主体不明白自身具体的错误原因、存在的问题,很难达到改进的目的。其实说到底,表扬与批评,都是对行为的反馈。反馈,只有作用于具体的对象,反映到具体的环节,才能实现其调节作用,否则,反馈的地方不对,容易导致调节的失控。
接下来,表扬与批评不能长期使用或经常性使用。如果常用,则易使表扬与批评成为耳边风,起不到任何效果。尤其对泛表扬与泛批评,更不能经常用。当然,也不是不能用,但要与具体的实际相结合,以便受众主体能明确的接受到信息,肯定什么,否定什么,才能真正发挥泛表扬与泛批评的作用。
另外,需要重视正面宣传的积极作用。发现违反制度的现象,及时制止并提出改变的方式,教会其正确的做法,这种负面反馈固然应该需要,但对遵守制度的现象,其实也应重视。因为这种现象太过普遍,以致很难得到认可,其实对发生过多不遵守制度的情况时,更应重视与强调哪些自觉遵守的现象。正面宣传的效果,很多情况下,远超出反面批评的效果。因为你在得到人心的同时,也多了一个积极的宣传者与卫道者。
最后,要注意精神与物质相结合。及时性的表扬与批评,多数是精神方面的激励,但对组织成员而言,仅仅只有精神激励是不够的。在定期进行的评价时,应该结合物质奖励。使组织成员知道,你不只是空口说白话。只有这样,在你下一次进行口头的表扬与批评时,才会继续发生效果。
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