6条开会清单，教你组织一场高效会议！

听到要开会，很多职场人总免不了抱怨一番。其实，大家讨厌的并不是会议本身，而是怕开到烂会议。

讨论一直在绕圈子，到最后都没有结论
叫同事发表意见，总得不到有用的回答
话题一直偏离主题，会议结束也没有任何收获
……

想要减少低效、无效会议，请先尝试以下 6件事：

1. 不开不必要的会议

首先，你得先考虑，一场会议召开的必要性。

某件事究竟需不需要花众人时间集合到一起来讨论，或者是不是必须面对面直接沟通？借助已有协作/通讯工具是不是就能解决问题？

仔细想想，你会发现很多会议都可以被取代。

所以，尽量避免开会，只开有必要的会，也只讨论有需要决议的内容。

2. 精简参会人员

只邀请跟该场会议讨论主题有「直接关联」的人加入，别因为业务相关就把不需要的人绑在会议中。

你每次发出会议邀请，其实都会妨碍他们处理真正想做的工作，这是组织常见的时间浪费。

请记住，1小时9人会议的成本不是1个小时，而是9个小时。随着会议人数的增加，会议的有效性通常会下降。

3. 提醒参与者有所准备

沟通不是到会议进行时才开始。

如果你是会议组织者，最好提前24小时发通知给大家，说清楚会议目的、当天会议要达成的目标、讨论范围、参会人员以及与会者要如何对该议题进行贡献，并附上必要的会议（参考）资料，让与会者有时间准备会议上可能要讨论的想法或素材。

当大家进入会议时，都已经知道别人的想法，也对议题有了初步共识，讨论就能更聚焦在「做出决议」这件事上，会议时间短，也能有高效率。

4. 控制时间分配

很多公司平时开会时，从不会分配时间，导致“会议期望做出的几项决定，到最后却一个也没决定”。

所以，会议主持人在会议开始时就应当先切分好每个议题分别要花多少时间，并对成员发言时间计时，不时提醒同事还剩多少时间可以讨论。这听起来很苛刻，但为了提高生产力、减少人力消耗，却是必要的。

如果无法在规定时间内讨论完所有事项，表示会议时间对于议事内容而言并不足够，可以考虑采用具体的解决方案，例如「部分内容留到下次开会再讨论」、「延长会议时间」等等。

5. 缩减会议数量

要改善开会效率，光精准把控时间是不够的。很多会议其实可以合并成一个会议，却被分开举行。

像是项目执行会议，明明开一次，把所有任务执行时间、谁负责执行等，说清楚就行了，却还要再开每个阶段的进度会议，开个没完没了。说穿了，很多会议只是为了安抚人心、拖延决策罢了。

6. 确认决议/会后追踪

会议尾声，应确保与会者都已明白会议的讨论重点和提出的行动方案，而且都已取得共识。而一旦做出决策，就要确实执行，并且定期追踪改善。

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