财务共享建设后，为什么比别人效率低，因为忽略了这个关键点

现阶段大部分准备上共享服务中心或者已经上了共享服务中心的集团或者企业，基本上都是从费控系统开始着手建设，因为费用系统是企业流程改造最小、对其他业务系统影响最小，对企业的效率提升很大的一个部分。但是，在使用费控系统或者费用报销系统的过程中会发现在单据流转、单据审核过程中还是要依赖原始纸质单据，在整个单据的生命周期中会存在以下问题：
1、具有审批权限的人在审批过程中见不到单据或者只能通过纸质单据来审核。
2、所有的单据都必须邮寄到共享中心才能够进行单据的后续流程，浪费时间。
3、为了保证审批的时效性，需要频繁的邮寄，产生大量邮寄成本。
4、由于是纸质单据或者原始单据的流转，在过程中难免会出现丢单、损坏等问题。
5、由于没有邮寄管理、状态管理等会产生共享中心和各分子公司扯皮、推卸责任的情况。
针对费控系统存在的问题，会影响应付、费用、应收、总账、资金、税务、合同管理等所有涉及到纸质单据流转和审批的业务流程，导致共享中心的效率低、运营成本高，鉴于这些情况，共享中心的电子影像系统解决方案是很有必要的，且能够解决集团企业切肤之痛的问题。

实物凭证管理经历的三个时期

1.无管理时期在这时期，最为混乱，曾经有公司陷入过每天忙于查找单据，告诉员工单据在哪里的混乱状态中，甚至出现单据在员工抽屉中积压上月都无人知晓的盲目状况。

领导审批依赖实物传递。
业财单据交接责任不清。
单据邮寄过程出现丢失。
SSC内部单据分派混乱。
财务归档出现夹单现象。

2.实物流管理时期
实物流转终于管理起来，但这种管理投入我们大量的人力物力，内部流转从票据分拣到分发到业务处理到稽核到归档，每一个环节均需要进行实物状态的跟踪。

单据交接过程基于条码扫描。
系统跟踪单据邮局流程过程。
SSC内部能够跟踪单据流向。

3.影像管理时期票据直接进入档案中心归档，SSC完全是无纸化办公，所有的流转均通过系统控制，效率大幅提升。

领导审批基于电子影像。
单据交接过程基于条码扫描。
实物无需邮寄，或集中邮寄。
SSC内部基于影像，规则派工。
实现电子影像档案库管理。

如何建设影像管理系统？

严格意义上来说影像系统应该分为影像管理和电子档案管理两个部分：影像管理：邮寄管理、单据扫描、影像展示、影像上传、业务流程对接、单据审核；电子档案管理：包括档案装订、档案归档入柜、电子凭证生成、借阅管理、销毁管理等；当然对于影像数据会有统计、绩效管理等管理模块帮助企业进行管理；

1.邮寄管理顾名思义主要用来管理纸质文件的邮寄，包括快递管理、签收管理、快递信息管理、邮包管理等。

2.单据扫描用来完成分理和扫描两部分工作，其中分理用来把签收的单据进行整理，比如按照应付、应收等对单据进行分类；扫描通过安装在扫描点或者共享中心的客户端（也可以通过控件在BS端扫描）来控制高速扫描仪进行影像扫描、图像处理、封面条码识别、发票OCR识别、影像自动分组和影像上传功能（实时上传、批量上传），从而高效地采集票据影像并上传到影像服务端。

3.影像展示主要用来展示扫描上传到服务器端的结构化的数据，并展示给客户；同时也可以通过接口或者flash等方式和费控、合同管理等系统进行对接。

4.单据审核有两种方式：通过影像系统进行单据审核（符合我们管理前移的概念），可以通过抢单、派单、自动推送集中方式进行；还有一种是通过和OA、BPM、费控、合同等系统进行对接，在这些系统中直接调用影像件。

5.电子档案管理中的档案装订指按照规则自动或者手动的把扫描进来的单据进行分册管理。

6.归档指对电子档案的柜号、格子号等进行管理，方便后续的调阅和查找。

7.借阅管理指对电子档案或者事务单据借阅的管理，包括归还提醒、邮件提醒等。

8.销毁管理指由于不同的档案和文件对保存期限有规定，系统可以对需要进行销毁的单据进行提醒并和实物单据一同销毁。

9.关于绩效管理主要是用来查看哪些单据、哪些人、什么阶段容易出问题对这些问题进行重点监控。

10.同时系统应该能够根据客户要求产生出来各种报表供客户管理使用。