8Manage SRM：了解采购中的合同管理

采购合同管理是管理与采购有关的合同的过程，作为与客户、供应商、甚至合作伙伴建立工作关系的法律文件的一部分。它包括谈判合同的条款和条件，还包括对遵守条款和条件以及记录和同意双方的任何变更的证明。

采购企业通过及时获取高质量的商品和服务来控制支出和支持运营。通过提高这一战略职能的效率，企业可以节约成本，最大限度地降低风险，并制定更好的采购战略。然而，采购和承包团队往往依赖手动流程、电子表格和独立的系统，而导致交付周期过长。

企业可以通过集中化和自动化的采购活动，如采购和供应商沟通，在采购和谈判方面更具战略性。

采购合同管理流程

合同管理是任何采购周期中不可或缺的组成部分。采购企业可以通过实施合同生命周期管理软件降低供应商价格、更快地与新方执行合同。提高合规性、降低风险，并有效地管理内部和外部关系。

采购合同管理过程包括：

管理合同，作为与客户、供应商、甚至合作伙伴建立工作关系的法律文件的一部分。
● 谈判合同中的条款和条件。
● 证明条款和条件的合规性。
● 记录并同意双方的任何变更。

采购中的合同挑战

采购是全球企业的一个复杂方面，会带来巨大的商业和监管风险。采购中的一些合同挑战包括：
● 业务成本高
● 周转时间慢
● 由于无人认领的权利而造成收入损失
● 错过义务
● 由于不合规而导致监管执法

采购合同管理的目标

合同管理有助于交易的顺利进行、保持与供应商的良好关系、减少风险，并迅速解决问题。

然而，采购合同管理的主要目标是：
● 确保产品/服务以商定的价格出售。
● 评估产品/服务是否符合规定的质量标准。
● 确保产品/服务在正确的地点并以正确的数量及时交付。
● 确保供应商管理具有成本效益。

合同管理在采购中的重要性

采购团队必须有一个全面可靠的合同管理计划，以确保所有相关利益相关者的共同利益。以下是合同管理改善采购的一些方法：
● 通过确定需求、实施战略和分析目标，加强业务运作。
● 通过提供更好的支出可见性和帮助企业监测财务交易来控制支出。
● 通过确保供应商遵守标准并与他们建立长期关系来帮助供应商评估。
● 通过在很大程度上减少风险来确保合规性。

使用专业系统管理采购合同

采购管理系统是实现流程自动化的企业的最佳合作伙伴。它可提供自动化服务，帮助你管理复杂采购的合同条款与交付的验收，确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。

● 适用于不同类型的采购活动

采购合同灵活易用，可适用于不同类型的采购管理：
-简单的消费品采购（类似于采购订单管理功能）
-有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购

● 在同一页面管理整个采购合同

系统为所有采购员和采购管理者提供同一个页面以查看和管理整个采购合同。在系统中，每个采购合同都可以用一个项目来管理，通过项目严格按照采购合同的条款管控其资源，活动，采购物料以及交付，确保交付的履行符合合同的条款。

● 采购合同修改和审批

采购合同管理提供非常灵活的修改机制，已审批的合同通过申请可进行修改，系统会自动追踪采购合同的所有修改版本，并记录和管理每个最新版本的重新审批流。

● 采购合同续约管理

采购合同续约在实际采购当中极为常见。系统支持采购合同续约管理，用户可按需预设续约的周期和续约后的价格调整，在合同将到期前，系统会自动发出续约提醒给相关人员。

同时，SRM采购管理系统提供续约概览，采购人员通过此概览可轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同，非常方便省时。此外，系统支持按照续约设定系统自动生成新的采购合同，无需重新手动添加，更高效省时，信息也更准确。

除能全面管理采购合同外，系统还涵盖从采购预算，供应商、产品、采购计划，询价、竞价、招标、采购订单、采购执行到供应商绩效评估的全面管理，大大提高企业的采购效率，同时确保采购过程的公平、公正、公开。

只有在有效管理的情况下，才能创建有效的采购合同。

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