【颜纠日记】优化办公整理，传授效率整理术
打工人必备提高工作效率,从整理办公开始
你是否:
电脑桌面常常乱七八糟,经常花很长时间翻找需要的文件,之后又忘记放在哪里
本文传授你超实用的职场整理术,从整理手边小物做起,该方法还可应用于设定计划和时间管理,优化你的工作方法。
1
传授你五个高级整理术!
1.1
桌面物品整理
桌上只放“现在”用得上的物品，每天都要整理物品，节省桌面空间，留一个不放东西的空抽屉,用来暂时存放来不及整理的文件
1.2
文件物品整理
用不同的颜色区分文件袋，减少纸质版文件,转化为电子版
1.3
数据整理
每日资讯型文件直接删除，由新到旧分类邮件，建“保留用文件夹,用来暂时储存不用的文件，用日期+文件名+制作者命名文件，用“自动排列”,桌面更整洁
1.4
日程整理
日程不要安排得满满当当，根据截止日期,逆推工作开始日期，将时间跨度大的工作,细分成一项项小任务，罗列 todo 列表,完成就打√
2
9 个方法帮你提高工作效率!
2.1
以“15 分钟”为单位设置任务。
工作过程中,有时会感到厌烦或者没效率,可以把眼前的工作以 15 分钟为单位进行划分,一个一个地处理,让注意力得以持续。
2.2
开始工作前制作“TODO”列表。
上班工作第一件事就是制作“TODO”列表,决定好当天该做的工作和截止时间,这样就不难提高工作效率。
2.3
将工作进度可视化。
如果工作周期长或者复杂,出错的概率也会很高。采取制作进度表等措施,将工作“可视化”。
2.4
利用好任务间隙。
如果是重要度和紧急度低的 5 分钟内就能完成的任务,可以利用会议或商谈的间隙去做。比如查阅新闻,整记笔记,确认资料等等。
2.5
宏观观察自己的工作。
一天结束时,在当天日程表的空白处写下每项工作实际花费的时间。观察下有哪些时间被浪费了或者有哪些时间远超出预期。
2.6
想到立马去行动。
适当的紧张感有提高判断力和执行力的效果。1 分钟内决定,1 分钟内行动,不要浪费太多时间做无效的思考,及时展开正确的行动。
2.7
拒绝时不要犹豫。
在不了解的情况下被卷入紧急工作时,要毫不犹豫地拒绝,尽早表明态度。采取“我知道了”之后再拒绝是最糟糕的。
2.8
不要害怕麻烦别人。
工作中有不明白的地方,首先要先思考。如果还是不明白,最好尽早咨询别人。要积极向前辈或有相似工作经验的人请教。
2.9
9.先做简单的任务。
把简单的任务放在一天开始去做,顺利完成后会让你更振奋,也能更好地进入全天的工作状态。
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