access如何设置定期报表汇总_access 2007创建分组报表或汇总报表

时　间:2008-05-28 07:59:15

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摘　要:创建分组报表或汇总报表

正　文:

信息在划分为组后往往更容易理解。例如，如果在报表中按区域对销售额进行分组，则可以使销售趋势一目了然，而在其他情况下可能不容易看出这些趋势。此外，可以在报表中各个组的结尾处进行汇总，从而避免了用计算器完成大量手工计算工作。

Microsoft Office Access 2007 的分组报表功能易于使用。您可以使用报表向导创建基本的分组报表，在现有报表中添加分组和排序，或者修订已定义的分组和排序选项。

本文内容

了解分组、报表节和控件

如果您从未使用过分组报表，那么以下内容可帮助您掌握有关分组与排序以及不同报表节和控件类型的一些背景知识。如果您已经熟悉了这些概念，则可以跳过这部分内容，直接转至使用报表向导生成新的分组报表一节。

关于分组和排序

打印报表时，通常需要按特定顺序组织记录。例如，在打印供应商列表时，您可能希望按公司名称的字母顺序对记录排序。

对于很多报表来说，仅对记录排序还不够，可能还需要将它们划分为组。group 是记录的集合，并且包含与记录一起显示的介绍性内容和汇总信息(如页眉)。组由组页眉、嵌套组(如果有)、明细记录和组页脚构成。

通过分组，您可以直观地区分各组记录，并显示每个组的介绍性内容和汇总数据。例如，以下报表按发货日期对销售数据进行分组，并计算每天的销售总量。

日期是分组依据。

汇总是对组中的数据进行求和。

请将按类别分组的产品列表报表(显示在下图中)与其基础查询数据表(即产品列表)进行比较，这样便能看到分组是如何工作的。报表和查询都按类别对产品进行排序，但是报表还在每一组开头(组页眉)的单独一行中打印每个类别的名称，并在每一组结尾(组页脚)的单独一行中打印每个类别的产品数量。

类别名称出现在数据表的每一行中。

类别名称在报表中对于每一组只出现一次，位于组页眉中。

类别汇总出现在每一组的结尾，位于组页脚中。

记录作为一个大型组出现在数据表中。

每个类别的记录都作为单独的一节出现在报表中，位于组页眉之后、组页脚之前。

您可以按作为排序依据的任何字段和表达式(最多 10 个)进行分组。可以多次按同一字段或表达式分组。当按多个字段或表达式进行分组时，Office Access 2007 将根据其分组级别嵌套各个组。作为分组依据的第一个字段是第一个也是最重要的分组级别，第二个分组依据字段是下一个分组级别，依此类推。下图显示了 Office Access 2007 是如何嵌套组的。

每个组页眉与一个组页脚配对。

通常，在组开头单独的节中使用组页眉来显示该组的标识数据，在组结尾单独的节中使用组页脚来汇总组中的数据。

关于报表的节

在 Access 中，报表的设计划分为多个节。若要创建有用的报表，需要了解每一节的工作方式。例如，选择用来放置计算控件的节将确定 Access 如何计算结果。下面的列表显示了节的类型及其用法的总结。

报表页眉：在报表开头打印一次。使用报表页眉可以放置通常可能出现在封面上的信息，如徽标、标题或日期。报表页眉打印在页面页眉之前。如果在报表页眉中放置一个计算控件，则计算的值是针对整个报表的。例如，如果将使用 Sum 聚合函数的控件放在报表页眉中，则计算的是整个报表的总计。

页面页眉：打印在每一页的顶部。例如，使用页面页眉可以在每一页上重复报表标题。

组页眉：打印在每个新记录组的开头。使用组页眉可以打印组名称。例如，在按产品分组的报表中，可以使用组页眉打印产品名称。如果将使用 Sum 聚合函数的计算控件放在组页眉中，则总计是针对当前组的。

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