SPSS学习(2)之数据窗口常用操作技巧

SPSS系列文章是本人根据张文彤的《SPSS20.0统计分析基础教程第2版》学习SPSS的学习笔记，仅作参考和学习。

1.连续输入多个相同值

如果需要在数据窗口的许多连续单元格中输入相同数值，则可以首先在其中任意一个单元格内输入相应的数值，比如“ l ”，按回车键后右击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“ 复制” 菜单项，然后用鼠标左键拖动选择所有希望填入该数值的单元格区域，再单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”菜单项，则所有被选中的单元格都会被自动填入该数值。该操作在数据视图和变量视图中均可进行。

2.快速定义成批变量

在变量视图中定义新变量时，按回车键后当前单元格默认向右侧单元格移动，直到移动了10个定义框后，才开始定义下一个变量，实际上其中绝大部分都可以采用默认值，如果需要同时定义大批变量，这样将非常浪费时间。可以在输人变量名后使用方向键而不是回车键让当前单元格向下移动，直到将所有新变量名称都定义完毕之后再使用Label栏定义批量变量名标签， Values栏定义变量值标签，这样可以成倍地提高工作速度。
另外一种快捷的方式是，如果需要定义很多变量，同时对变量名要求不严，SPSS 自定义的变量名就可以满足需求，则可以在变量视图中直接跳到最后一行变量设定处，例如，需要定义50个变量，就直接跳到第50行，在此处输入变量名，按回车键后就可以看到1～49行将会自动填充好相应的变量然后只需要修改不合适的设定，就可以使用了。

3. 将Excel 或 Word 中的数据直接导入SPSS

对于 Excel 数据文件而言，如果在 Excel 中已经打开原数据文件，并且数据量较少，可以直接用复制、粘贴的方法将数据引入 SPSS 中。先在 Excel 中选中所有的数据（不包括变量名），然后执行“ 复制”命令；然后切换到 SPSS，最好使行1 列l 单元格成为当前单元格，然后执行“ 粘贴”命令，数据就会全部转入 SPSS 中，再定义相应的变量即可。

如果数据中含有文本，则不能直接粘贴；否则会丢失数据。这是因为 SPSS 默认的数据格式均为数值型，这样将文本粘贴过来就会变为缺失值。解决办法是先在 SPSS 中设定好相应的变量列表，包括数值型、字符串型这些属性，然后再对相应的列进行粘贴。此时字符串数据就不会丢失了。

对于Word文档中的数据表格，其操作方式和XLS文件基本相同。粘贴后原来的单元格会自动对应为 SPSS 中的一个单元格。
4. 快速改变变量排列次序

在数据视图中选中列首的相应变量名，松开左键后再按下左键不放，就可以将该列数据拖动到任何希望的地方去了。选择时可以选中连续的多个变量，此时这些变量会同时发生变化；但如果选中不连续的多个变量，拖动时只对居中的一个起作用。

该操作也可以在变量视图中进行，此时应当选中变量的相应行号，其余操作相同。

5. 快速定位记录

记录的快速定位在大型数据集操作中非常有用，具体可以分成以下两种情况c
(1）快速定位到第N条记录，此时可选择“ 编辑” →“ 转至个案” 菜单项，或者直接单击工具栏上的按钮，在打开的对话框中输人相应的记录号，单击“确定”按钮后即可。

(2）定位到变量值等于某个取值的记录（如ID= 34980），此时均要先使相应的变量成为当前列，然后单击查找按钮，在打开的“ 查找”对话框中输入相应的数值，单击“ 确定”按钮后系统就会查找到符合条件的第1条记录，单击“ 查找下一个” 按钮则会继续查找第2条记录。当然，如果事先排好序，则查找一次就可以了。

6. 利用排序功能快速查找异常值、极端值
对于异常值、极端值的发现，标准的做法应当是做出频数表看看有无异常值。但这样做过于麻烦，而且往往无法马上知道是哪一条记录出错了。其实最简单的做法是在数据视图中选中列首的相应变量名，然后右击，根据需要选择快捷菜单下方的“升序排列” 或“ 降序排列” 菜单项，相应的最小值（或缺失值）、最大值就会成为第1条记录。现在数据中有无异常值、极端值即可一目了然。

7. 利用变量值标签检查录入错误

实际上除了注释变量外，绝大多数字符型变量都只有少数的几种取值，因此可以将这些变量一律按照数值型变量来设置，录入时只需要输入编制的代码l ,2,3，…，然后利用变量值标签将实际含义一一写入标签中，这样可以大大加快速度。

下面来进行最重要的一步：在菜单栏上选择“视图” →“ 值标签” 菜单项，或者直接单击工具栏上的按钮，在该按钮被按下后，数据编辑器中所有设定了值标笨的变量值均会切换成相应的值标签。该按钮弹起后，则仍然按照录入的数值来显示，这不仅仅只是一个好看的问题，当单击数据单元格时，相应的变结值标签会以下拉列表的形式呈现供用户选择，以免出现录人错误，同时通过排序，可以很快地发现缺失值和无标签的数值，而后者往往就是错误的数值。

8. 冻结行或列

仔细观察可以发现，数据编辑器电子表格的右侧、下方分界线中部有类似云的标记，将鼠标移动到该界线处，可以发现鼠标会变成。形这种双向调整符号。此时按住左键不放，就可以上下／左右拖动分界线，至合适的位置松开左键，就会发现电子表格将被该界线分为两半。对右侧和下侧同时进行该操作，则最多可将数据编辑器分为4部分，对于不习惯鼠标拖放操作的用户，也可以选择“窗口” →“拆分”菜单项，则数据窗口就会被直接拆分成4部分，然后再将分界线拖动至合适的位置即可。这4部分均有独立的上下和左右滚动条，从而可以实现某些行／列滚动、其余行／列固定的效果。

如果希望取消冻结，则将分界线重新拖动至右侧／下侧即可，相应的分区就会消失。

9. 快速重复调用对话框

一般进行分析都是从菜单上依次选择相应的菜单项，这样比较麻烦，该问题在需要重复做几次相同的分析时尤为突出。实际上只要单击工具栏上的检索最近使用对话框按钮，所弹出的下拉列表中就会依次列出最近几次使用的一些X、I话框。可以直接从中选择所需要的功能，比选择菜单方便多了。
该对话框中可以列出最多9个最近使用过的对话框，并且对话框中的相应选项设定都会得到保留（在该数据集关闭前均有效），用户如果需要重复使用这些对话框，就不需要再去选择菜单了。

10. 从其他窗口中快速切换回鼓据窗口

数据编辑窗口是SPSS的核心窗口，当需要从其他SPSS窗口中切换回去时，如果从系统任务栏上选择显得比较麻烦，实际上所有其他类型的SPSS窗口在工具栏上都有一个转向数据按钮。只要单击这个按钮，系统就会立刻切换回数据编辑窗口。如果有多个数据窗口同时存在，则切换回最后一次打开的那个数据窗口。

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