分享|智办事助力杭州佰勤医疗器械组织管理数字化过渡

IDC曾对2000位跨国企业CEO做过一项调查，全球1000强企业中67%的企业，以及国内1000强企业中50%的企业，都将把数字化转型作为企业的战略核心。

受疫情影响的企业，企业家每天睁眼面对的难题就是：如何活下去？

在这个充满变化的时代，似乎一年比一年难。受疫情影响，很多企业都被淹没在时代的洪流退出历史舞台，但也有企业在经历挑战后变得更加有韧性，变得更有方向。

特别是传统制造业企业如何提升效益，不落后于时代？

数字化成为一条必经之路。

对于中国市场的传统行业企业而言，如何用正确的方式拥抱数字化转型，让数字化为企业插上加速发展的翅膀，是众多传统企业一直在思考和探寻的。

杭州佰勤医疗器械有限公司：

企业负责人1997年就开始踏入医疗器械行业，20多年的摸爬打滚经历，更加明白数字化转型已成为企业服务市场巨大的商机。

佰勤医疗器械，2017年成立，作为一家业务量迅速壮大的传统医疗器械公司。要实施企业组织架构数字化转型,就必须具备敏捷的反应能力，实现内外双修。对内满足企业管理的要求,提升企业的快速响应、快速应变、快速迭代的能力；对外实现业务模式的革新，把握客户和市场的迅速变化。

数字化已经成为这个社会势不可当的一次变革，疫情没有改变这个趋势，反而加速这个趋势。马云说，世界在所有不确定性中有几项非常确定，一是整个国家数字化方向非常确定；二是未来十年传统行业数字化非常确定。“数字经济和实体经济是一体两面，否定数字经济就是断送实体经济未来的机会”。

与传统企业相比，数字化企业在业务、组织、IT 等方面展现大为不同，其核心是构建“以客户为中心”的能力体系，这就对企业的组织管理能力提出了更高的要求。

过去的佰勤医疗器械有限公司，企业内部一般通过多个社交软件进行互联协作、项目沟通；今天佰勤公司，随着业务体系和员工规模的扩大，对组织的精细化管理提出了更高的需求，数字化高效管理模式革命已然迫在眉睫。

然而，相较于天生就具备数字化基因的中国互联网行业，一些中国传统行业的数字化需要“后天习得”，尤其对于佰勤公司这样的传统企业而言，本身业务体系就比较完善，但，基于现有传统业务之上的数字化转型好比“二次创业”。

佰勤医疗器械公司为什么要做数字化转型？因为和互联网企业相比，传统企业的组织管理模式更为繁琐，不符合现如今企业管理快速响应并且高效执行的需求。我们目前遇到这两大问题：

第一，内部协作不畅。

由于传统模式的特点，项目的细节讨论分工都在会议上。因此，对于突发事件，我们不得不一级一级往上报备，一级一级审批的现象，存在一个沟通滞后、落地滞后的现象。

第二，项目通盘看不到，部分任务丢失。

会后交代完的事项，主次不分明，看不到整个项目的通盘。管理人员多事项并行处理，忘性大，会后跟踪不到位，布置的事情不了了之。

佰勤医疗器械负责人自述：

佰勤医疗器械公司要实现企业组织管理数字化转型，必须打破传统管理思维定性的习惯。必须寻找一套让组织管理更加敏捷、更加规范的模式。

于是我们开始构想一套符合自身特点的管理系统，自主研发，又没有专业团队的研发经验，期间耗费的成本实在太高了。后来一次偶然的机会，开始关注一个“智办事”的平台，在与他们创始人的深度交流后，我们发现智办事正好能解决我们的问题。

该如何提升企业经营效能，增加业绩表现？
该如何调动执行力，提升工作效率？
该如何上下一心，实现组织敏捷，整个公司实现一张图。
这都是数字化转型将会解决的问题，也是智办事将为我们做的变革。

01 数字化转型－－业务协作线上化

传统企业办公是做流程服务，是以流程为驱动核心，团队协作纯属靠会议和沟通软件；现在的企业办公强调跨组织协同能力打造，部门间、部员间的协作，从而提高效率。

每个职能部门内部存在不少的管理层级，区域化处理业务，大家经常不在一个地方，逐渐显现出弊端，例如沟通、决策缓慢而低效，而且在公司层级较多的情况下，项目的分工简单，但是，项目的进度跟踪、风险把控等就不是那么容易了，难免会出现因监控不到位导致项目推迟的现象。

为此，我们进行了调整。项目维度的互动和多角色之间的沟通协作全部都是在智办事上进行，参与项目的人员使用相同的系统进行相互协作，实现自上而下的派发和自下而上的工作协作，这对组织效率和业务也能够起到很好的促进作用。

企业所有事务线上派发、线上沟通、线上把控，不需要逐级汇报处理。一眼就能看到每个任务的进展情况及风险，加快部门成员之间的信息沟通处理、团队协作等效能。智办事在组织管理扁平化过度就是这个桥梁，具备轻便、轻盈、高效、敏捷等特点。

02 智办事推动整个企业组织更敏捷，提高人效

敏捷组织的核心是自主、执行力，敏捷的团队会围绕特定的任务来组建，有其自己清晰的使命和目标，给予适当的授权。并建立团队之间必要的连接和协作、信息共享机制。

但是，企业业务流程的复杂化使得员工与高层管理者之间的信息传递通常需经过多道“关卡”，造成企业决策核心逐渐远离基层员工，不容易了解到员工的工作状态与想法，而管理者的对于公司未来发展的战略规划也无法迅速准确地传递给员工，“上不达天听，下不接地气”。

从事器械行业20多年，如何解决目标模糊、传达缓慢、执行低效的问题?这是我们必须解决的问题。于是我们结合智办事做出了以下调整:

1.自下而上的信息传递。员工由于处于业务运作的一线，是各类动态和突发事件的直接接触人，智办事及时沟通建立的高效信息传递渠道，直接打通上下级沟通障碍，实现随时随地信息共享、决策、处理。

2.自上而下的目标一致。“上下同欲者胜”，目标一致才会有共同的梦想，团队中的每一个员工与团队的目标一致，为同一个目标而努力，整个企业、团队的效率就会提高。项目目标确定，管理层迅速准确向下传递并且做出任务分解，系统中责任到人，每个员工都能充分了解企业的目标和意图，从而统一行动，将形成强大的动员力和执行力。

3.横向协作的便捷顺畅。现代企业往往是集团化群体化协同工作，单打独斗的工作方式将逐渐被淘汰，这就需要不同部门之间更加高效的横向协作。

多项目，尤其是跨部门进行协作，负责人想在第一时间了解整个业务的状态，实现组织敏捷，这不是单靠管理能力就能实现的，辅助智办事，使用一些项目管理平台，各级部门在工作协同加深对彼此的了解，沟通更加顺畅，并且能够站在企业发展的角度来开展工作。

任务进程中辅助智办事管理，目标拆解细化完，重点突出关键目标成果，并落实到一个个小项目，具体到责任人、优先级等等。团队成员根据目标规划，落地到每一天的执行，每一个时间段的跟进与反馈，及时调整与总结，提出改进意见及建议，同时利用PDCA闭环原则来管理每一天的执行情况。

保持团队成员步调一致，并能实时了解每个人的工作状态以及业务的整个运行情况。智办事的「任务总览看板」是个好工具：

可视化分解完的战略目标，所有过程数据在沟通的过程中实时同步到平台上，以时间轴动态、可视化展现每个任务的完成进度，对业务体系有效监控，组织和协调各项资源。你可以明确看到这个项目由谁来负责，设定的期限有多久，以及具体的执行方案等等。

会议强调的事项，员工是否照做了，是否根据公司的业务需求，及时与上级领导或者是部门成员进行沟通协作。这些基本的日常工作，在实际操作中，不可避免出现一些纰漏，忘记做了，还是没有怎么放在心上。作为管理者，这方面都很难追踪。最后，会议开了一次又一次，反而白白浪费了时间。

我们在使用智办事后，一个深切的体会就是工作不像之前那么繁琐沉甸了。目标管理这套模式，一方面可以培养成员的责任感，另一方面也有利于成员间相互“监督”任务进展。同时，团队内的所有人也都清楚大家都在忙什么，遇到问题的时候也知道应该向谁寻求帮助、汇报。

对于传统企业，数字化转型的过程更像是边开车边换引擎。在数字经济不断发展的今天，传统的管理方式已经马力不足。企业数字化转型，起步阶段常常伴随的是接踵而来的各种困难，这些困难有的来自外部竞争，有的来自内部管理，但企业只要先解决好内部管理问题，将业务流程变得清晰流畅，内部管理发展变得高效之后，外部的困难一定会迎刃而解，企业也将拥有更多市场竞争力。