EXCEL中所有函数的使用
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来源： 周虹的日志
EXCEL中所有函数的使用
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1．求和函数SUM 语法：SUM（number1，number2，．．．）。 参数：number1、number2．．．为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。 注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。 应用实例一：跨表求和 使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。 应用实例二：SUM函数中的加减混合运算 财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。 应用实例三：及格人数统计 假如B1:B50区域存放学生性别，C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。 2.平均值函数AVERAGE 语法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。 参数：number1、number2．．．是需要计算平均值的1～30个参数。 注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。 应用实例一：跨表计算平均值 标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。 应用实例二：忽略零的平均值计算公式 假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200<>0， A1:A200，″″）”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:A200中的数值（不包括零）计算平均值。 3．逻辑函数IF 语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。 参数：logical_test是结果为true（真）或false（假）的数值或表达式；value_if_true是logical_test为true时函数的返回值，如果logical_test为ture并且省略了value_if_true，则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式；value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false，则返回false。Value_if_false也可以是一个表达式。 应用实例一：个人收入调节税计算 假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。 假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白单元格输入公式“=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C2>2000，（C2-2000）*0.3））））”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。 公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2<=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。 应用实例二：消除无意义的零 用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）<>0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”，即是当SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。 上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。 应用实例三：多条件求和 假设C1:C460区域内存放着职工的职称，D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。这是一个数组公式，输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。 4．快捷方式或链接创建函数HYPERLINK 语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。 参数：link_location是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。如Excel工作表中的特定单元格或区域，或某个Word文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。 应用实例：管理文档或网站地址 如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：选中一个空白单元格，单击Excel XP工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:＼my documents＼IT网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT网站集锦”）。确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。 此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。 如果你收集了许多网站的URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用Excel的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问Web站点。 5．计数函数COUNT 语法：COUNT（value1，value2，．．．）。 参数：value1，value2．．．是包含或引用各类数据的1～30个参数。 注意：COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。 应用实例：及格率统计 假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:C42，″>=60″）/COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。 6．最大值函数MAX、最小值函数MIN 语法：MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。 参数：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。 注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。 应用实例：查询最高分（最低分） 假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。 如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：G42区域中的最低分。 7．条件求和函数SUMIF 语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。 参数：range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。 应用实例：及格平均分统计 假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″>=60″）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“>=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF（A1:A36，″>=60″）用来统计及格学生的人数。 8．贷款偿还计算函数PMT 语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）. 参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，Excel XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。语法中的rate是贷款利率；nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为0或1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略type，则假设其值为零。 应用实例：购房还款金额 假如你为购房贷款十万元，如果年利率为7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款1161.08元。 9．样本的标准偏差函数STDEV 语法：STDEV（number1，number2，．．．）。 参数：number1，number2，．．．为对应于总体样本的1到30个参数，它们可以是数值、引用或数组。 注意：STDEV函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true或false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用STDEVP函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用STDEVA函数。 应用实例一：成绩离散度估计 假设某班共有36名学生参加考试，随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）”。其计算结果为33.00757489，标准偏差的数值越大成绩越分散。 应用实例二：质量波动估计 质量控制等场合也能用到STDEV函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。根据STDEV函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。 10．排序函数RANK 语法：RANK（number，ref，order）。 参数：number是需要计算其排位的一个数字；ref是包含一组数字的数组或引用（其中的非数值型参数将被忽略）；order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。 应用实例：产值排序 假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。 (图1) 计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。 需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。即176.7出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为3，后续金工车间的排名就是1（没有2）。 11．四舍五入函数 语法：ROUND（number，num_digits）。 参数：number是需要四舍五入的数字；num_digits为指定的位数，number将按此位数进行四舍五入。 注意：如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。 应用实例：消除计算误差 假设Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要将D2与E2之和乘以0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以1.36（取两位小数）得到最终结果。 一般用户的做法是选中某个单元格（如F2），使用“单元格”命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再将G2单元格的小数位数设成两位，最后把F2*1.36的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*0.1在F2单元格显示48（注意：是显示48），如果F2单元格的小数位数为零，（D1+E1）*0.1经四舍五入后的结果就是48。接下去却出了问题，因为F2*1.36的计算结果是65.90，根本不是48*1.36的正确结果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。 以上计算结果说明：“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的结果（按计算要求应为65.28）。 要解决这个问题并不难，你只须在G2单元格内输入公式“=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求计算出正确结果65.28。式中的ROUND函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数0将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。 12．条件计数函数COUNTIF 语法：COUNTIF（range，criteria）。 参数：range为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如36、″>160″和″男″等）。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 应用实例：男女职工人数统计 假设 A1:A58区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数量。 COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″>=85″）”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″>=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。 13．百分排位预测函数PERCENTILE 语法：PERCENTILE（array，k）。 参数：array为定义相对位置的数值数组或数值区域，k为数组中需要得到其百分排位的值。 注意：如果array所在单元格为空白或数据个数超过8191，则返回#NUM！错误。如果k<0或k>1，则返回#NUM！错误。如果k不是1/（n-1）的倍数，该函数使用插值法确定其百分排位。 应用实例：利润排行预测 假设C1:C60区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少，才能进入排名前10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，0.9）”。如果计算结果为9867万元，说明利润排名要想进入前10%，则该公司的利润至少应当达到9867万元。 14．数值探测函数ISNUMBER 语法：ISNUMBER（value）。 参数：如果value为数值时函数返回ture（真），否则返回false（假）。 应用实例一：无错误除法公式 如果工作表为C1设计了公式“=A1/B1”，一旦B1单元格没有输入除数，就会在C1中显示错误信息“＃DIV／0！”。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将C1单元格中的公式设计成“=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）”。式中的ISNUMBER函数对B1单元格进行探测，当B1被填入数值时返回true（真），反之返回false（假）。为真时IF函数执行A1/B1的运算，为假时在C1单元格中填入空格。 应用实例二：消除无意义的零 使用SUM函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成“=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）”。 式中ISNUMBER函数测试SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回true（真），反之返回fales（假）。为真时IF函数执行SUM（A1:B1），为假时在存放计算结果的F1单元格中填入空格，这样即可避免在F1单元格中出现“0”。 15．零存整取收益函数PV 语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。 参数：rate为存款利率；nper为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有3*12=36个月；pmt为每月存款金额，如果忽略pmt则公式必须包含参数fv；fv为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了fv则公式中必须包含pmt参数；type为数字0或1，它指定存款时间是月初还是月末。 应用实例：零存整取收益函数PV 假如你每月初向银行存入现金500元，如果年利2.15%（按月计息，即月息2.15%/12）。如果你想知道5年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV（2.15%/12，60，-500，0，1）”计算，其结果为￥31，698.67。 式中的2.15%/12为月息；60为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；-500为每月支出的储蓄金额（-表示支出）；0表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为0否则应该输入基础金额；1表示存款时间是月初还是月末，1为月初0或忽略为月末。 16．内部平均值函数TRIMMEAN 语法：TRIMMEAN（array，percent）。 参数：array为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域；percent为计算时需要除去的数据的比例，如果 percent = 0.2，说明在20个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2 个。如果percent=0.1，则30个数据点的10%等于3，函数TRIMMEAN将在数据首尾各去掉一个数据。 应用实例：评比打分统计 歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10区域存放某位歌手的比赛得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）”。公式中的0.2表示10个数据中去掉2个（10×0.2），即一个最高分和一个最低分。 17．日期年份函数YEAR 语法：YEAR（serial_number）。 参数：serial_number为待计算年份的日期。 应用实例：“虚工龄”计算 所谓“虚工龄”就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用YEAR函数计算工龄的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）”。公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期，YEAR（A1）和YEAR（B1）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄。 18．起止天数函数DAYS360 语法：DAYS360（start_date，end_date，method）。 参数：start_date和end_date是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的文本串（如"1998/01/30"）、系列数和嵌套函数的结果。如果start_date在end_date之后，则DAYS360将返回一个负数。 19．取整函数TRUNC 语法：TRUNC（number，num_digits）。 参数：number是需要截去小数部分的数字，num_digits则指定保留到几位小数。 应用实例：“实工龄”计算 实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄”，如1998年6月1日至2001年12月31日的工龄为3年。计算“实工龄”的公式是“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，0）”，公式中的DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″）计算两个日期相差的天数，除以360后算出日期相差的年份（小数）。最后TRUNC函数将（DAYS360（A1，B1）/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，1）”即可。 如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，NOW（）））/360，0）”。其中NOW（）函数返回当前的系统日期和时间。 20．字符提取函数MID 语法：MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。 参数：text是含有要待提取字符的文本，start_num是要提取的第一个字符的位置（其中第一个字符的start_num为1以此类推），num_chars 指定MID从文本中提取的字符个数，Num_bytes指定MIDB从文本中提取的字符个数（按字节计算）。 应用实例：姓氏提取和统计 假如工作表C列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2），从C1中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF（D1:D58，″张″）”统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。 三、Excel XP数据库速成 Excel XP具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。 1．数据排序 Excel XP第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。 （1）文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。 （2）自定义排序 如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。 2．数据检索 如果Excel XP工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图2）。 再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入12回车，则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”，则表示检索总分大于170的记录，回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。 3．数据筛选 上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大于170和小于120的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel XP提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图3）。 单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮，工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。 4．数据汇总 小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在“分类字段”中选中“班级”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”，单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。 5．数据透视表 数据透视表是Excel XP数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。 单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。 6．数据查找 数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据，Excel XP可以执行的查找有以下几种类型： （1）普通查找 它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，Excel XP会弹出对话框告知用户。 （2）特殊查找 特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。 如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格”，单击“确定”按钮即可完成查找。 |
办公软件office中的Excel函数使用大全
2008-09-02 16:33
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一、函数应用基础
1.函数和公式
(1)什么是函数
Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM为例，它的语法是“SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。
参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。
按照函数的来源，Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了Excel，用户就可以使用它们；而后者必须通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。
(2)什么是公式
函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。
如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。
2.函数的参数
函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE或FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1)，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。
(1)常量
常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量，因为只要公式的参数发生了变化，它自身或计算出来的结果就会发生变化。
(2)逻辑值
逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中，“A3=0”就是一个可以返回TRUE(真)或FALSE(假)两种结果的参数。当“A3=0”为TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”，否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。
(3)数组
数组用于可产生多个结果，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。Excel中有常量和区域两类数组。前者放在“”(按下Ctrl+Shift+Enter组合键自动生成)内部，而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开，各行的数值要用分号“;”隔开。假如你要表示第1行中的56、78、89和第2行中的90、76、80，就应该建立一个2行3列的常量数组“{56,78,89;90,76,80}。
区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时，它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。
(4)错误值
使用错误值作为参数的主要是信息函数，例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”，如果其中的参数是#NUM!，则返回数值“6”。
(5)单元格引用
单元格引用是函数中最常见的参数，引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域，并指明公式或函数所使用的数据的位置，便于它们使用工作表各处的数据，或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格，甚至引用其他工作簿中的数据。
根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在F2单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例，当公式由F2单元格复制到F3单元格以后，公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自F列向下继续复制，“行标”每增加1行，公式中的行标也自动加1。
如果上述公式改为“=SUM($A $3:$E ＄3)”，则无论公式复制到何处，其引用的位置始终是“A3:E3”区域。
混合引用有“绝对列和相对行”，或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。
上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格，要引用工作表Sheet2的“A1:A6”和Sheet3的“B2:B9”区域进行求和运算，则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用，还要在前面加上带“!”的工作表名称。
假如你要引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据，其公式为“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1: SB S9)”，也就是在原来单元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!”。放在中括号里面的是工作簿名称，带“!”的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时，引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符，再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制，例如不能使用数组公式等。
提示：上面介绍的是Excel默认的引用方式，称为“A1引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的行和列，必须使用“R1C1引用样式”。在这种引用样式中，Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。启用或关闭R1C1引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令，打开对话框的“常规”选项卡，选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用，限于篇幅本文不做进一步介绍。
(6)嵌套函数
除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")”。其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数，并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。
(7)名称和标志
为了更加直观地标识单元格或单元格区域，我们可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给B2:B46区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”，从而使公式变得更加直观。
给一个单元格或区域命名的方法是：选中要命名的单元格或单元格区域，鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”，在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域，单击“插入→名称→定义”菜单命令，在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域，可以按相同方法打开“定义名称”对话框，选中你要删除的名称删除即可。
由于Excel工作表多数带有“列标志”。例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段)，如果单击“工具→选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡，选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。
需要特别说明的是，创建好的名称可以被所有工作表引用，而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点)，因此名称引用实际上是一种绝对引用。但是公式引用“列标志”时的限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制。从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引号。
Excel的常见引用方法
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绝对列和绝对行;
$A$1
AAA 111
BBB 222
例: AAA 等于绝对引用$A$4;
AAA 向下引用也是$A$4;
绝对列和相对行;
$A1
例: AAA AAA "绝对列和相对行引用$A4,向下可以引用,向右则不行;"
BBB
绝对行和相对列;
A$1
例: AAA 111 "绝对行和相对列引用A$4,向右可以引用,向下则不行;"
AAA
相对列和相对行;
A1
例: AAA 111 "相对列引用A4,向右向下都可以引用;"
BBB 222
跨工作表引用;
=Sheet1!A1
例: =工作表名!+单元格地址;
跨工作簿引用;
=[Book2.xls]Sheet1!$A$1
例: =[工作簿.xls]+工作表名!+单元格地址;
提示:按F4可以在变换引用方式!
Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，其中可有一些学问啦。笔者现在总结了六种常用的方法，与大家分享。
整数位+空格+分数
例：要输入二分之一，可以输入：0（空格）1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入：1（空格）1/3。
方法优缺点：此方法输入分数方便，可以计算，但不够美观（因为我们常用竖式表示分数，这样输入不太符合我们的阅读习惯）。
使用ANSI码输入
例：要输入二分之一，可以先按住“Alt”键，然后输入“189”，再放开“Alt”键即可（“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效）。
方法优缺点：输入不够方便，想要知道各数值的ANSI码代表的是什么可不容易，而且输入的数值不可以计算。但此方法输入的分数显示较美观，而且使用此方法可以输入一些不常见的符号、单位等。在Excel的帮助中有使用此输入法来输入货币符号的介绍。
设置单元格格式
例：要输入二分之一，可以选中一单元格后，使用菜单“格式/单元格式”，选中“分类”为分数，类型为“分母为一位数”，设置完后，在此单元格输入0.5，即可以显示“1/2”。
方法优缺点：与第一种方法一样。
使用Microsoft公式输入
我们可以使用菜单“插入/对象”，在对象类型里找到“Microsoft公式3.0”，〔确定〕即可出现公式编辑器（公式编辑器需要自定义安装，如果还没有安装，会提示放进Office安装光盘，按提示操作即可），我们可以按在Word中使用公式编辑器同样的方法输入分数。
方法优缺点：输入非常美观，易于排版，符合日常书写分式的习惯，但输入的分数不能计算。
自定义输入法
例：要输入二分之一，先选中单元格，使用菜单“格式/单元格”，在“数字”的分类里选择“自定义”，再在类型里输入： #（空格）??/2 。
方法优缺点：与第一种输入方法一样。这种方法可以很方便地将很多已有的数值转换为相同分母的分数。
双行合一
这种方法是将表格的下边框作为分式的横杠，在一单元格输入分子，将单元格设置成有下框线，在同一列的下一单元格输入分母。为了美观，我们可以将其他单元格设置为无框线，再将背景填充颜色设置为白色。
方法优缺点：输入方便、美观，但分数不能计算。
看完了这些输入分数的方法，你是不是也觉得输入分数并不是一个简单的问题？如有兴趣，可以逐一尝试这些方法并体会其中的奥妙。
国际标准的度量单位转换函数
2008年06月15日 星期日 上午 00:21
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国际标准的度量单位转换函数 需要转换的数量 原单位 转换后的单位 1 yr day 365.25 功能 将数字从一个度量系统转换到另一个度量系统中 "CONVERT(number,from_unit,to_unit)" 没有特殊的格式 示例1 下面的例子是进出口公司将货物重量由 英尺 英寸 米 重量和质量 From_unit 或 to_unit Distance 温度 液体度量 能量 乘幂 下列缩写的单位前缀可以加在任何的公制单位 from_unit 或 to_unit 之前。 前缀 乘子 缩写 前缀 乘子 缩写 说明 示例2 公式 说明（结果） |
EXCEL技巧─利用函数获取工作表名
2008年06月15日 星期日 上午 00:38
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方法一 方法二 取工作簿及表名 取工作簿名 取工作表名 方法三 补充A 补充Ｄ知识点1 下列 Type_num 的值用于工作表，宏表，在适当的时候用于图表。 33 如果选择了［选项］对话框的［重新计算设置］标签下的［保存前重新计算］选择框，返回TRUE；否则，返回FALSE。 - 建立文字 下列 type_num 值对应于打印与页的设置。 Type_num 返回 49 开始页的页码，如未指明或在［页面设置］对话框的［页］标签下的［起始页号］文字框输入了“自动”，返回错误值#N/A 55 文本串的脚注，包括格式化代码。 62 扩缩比,未指定时为100%。如当前打印机不支持此项操作或文件为图表类型时，返回错误值#N/A。 附注 GET.DOCUMENT(62)和GET.DOCUMENT(63)互相排斥,如果其中一个返回一个数值,另外一个返回错误值#N/A。 下列type_num数值对应不同文件设置。 Type_num 返回 66 Microsoft Excel for Windows 中，如果在［选项］对话框的［转换］标签中选择了［转换公式项］选择框,返回TRUE;否则,返回FALSE。 72 返回表示当前表显示的所有图表类型的水平数组。 1=Letter 8.5x11 in 81 做为一个单元格的引用,从［页面设置］对话框的［工作表］标签返回打印区域。 86 返回表的自动筛选方式状态。这种方式顶部有向下的箭头,如选择了［筛选］,再从［数据］菜单选择［自动筛选］,筛选向下的箭头被显示出来,返回TRUE;否则,返回FALSE。 补充E知识点2 方法四 ElseIf x > 0 And x <= Sheets.Count Then 取当前工作表名称 |
Excel工作表的设计策略
2008年07月31日 星期四 09:48
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创建一个Excel工作表 (工作表：在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。)没有任何神秘之处可言，毕竟，这只是一些行和列而已。我们当然不想抑制您的创造性。即使是在开始编写电子表格的十多年后的今天，我们仍可以看到 ol 网格的绝妙新用途。但是，有几条可以让生活变得稍微容易一点的原则以及一些您需要小心的陷阱。这篇文章提出了您在装好数字设备准备开始构建自己的工作表之前应该问自己的一些问题。 哪些数据应该在行中，哪些应该在列中? 有时这一点似乎相当明显，但总体而言，通常总是把最丰富的数据放在行中而不是列中。做决定时应该考虑数据的可读性。 例如，一个如下图所示的以月份定向的工作表可与月标签很好地配合使用，无论月标签是在工作表的上方还是左侧。在图中所示的情况下，使月标签在侧面就使得在屏幕上查看工作表更容易，同时也使工作表更容易与打印纸匹配。应让工作表更长，而不是更宽，这样就可以使用“Page Up”和“Page Down”键来进行屏幕导航。 图中所示的工作表仅有四列详细数据，但是如果工作表有比月份数更多的详细数据种类，把月份放在列中就可能是更好的选择。水平定向之后，前一个工作表中所显示的数据仍然可以工作，但要查看所有的数据就必须将滚动条滚动到右边，如下图所示。 通常工作表中积累的详细信息最适合于从顶到底的行— 或者相对而言，一个深而窄的工作表。您当然可以建立一个浅且宽(只有几行深，却有很多列)的电子表格，但也许不久您就会遗憾。您必须不停地把滚动条滚到右边去查找信息，在您打印时要处理奇怪的分栏符，这时浅且宽的表就会让您头疼不已。 策略提示 一旦工作表已经填满数据，再更改就会很费时间— 尤其是它从一开头就可能有不同的设计。 需要打印工作表吗? 开始在工作表上工作之前，最好问问自己工作表是否需要被打印出来。您可能会发现不用考虑打印的问题，例如在工作表被用于信息存储或者仅仅作为参考的时候。 如果要打印工作表，就需要考虑表和数据应该如何呈现出来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如，前面图中所示的水平定向的工作表需要两页纸打印，即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单，“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部分月份总计，但是看不到区域的名字，除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复打印标题。 策略提示 对于大型工作表，无论是水平还是垂直定向的，要使得打印结果容易理解，在每页顶部重复打印标题行，或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。 数据如何被使用? 打印结果如何被使用也是一个要考虑的问题。如果将被用在一份管理报告中，那么您会希望在一页纸中得到最突出的信息;如果是一份演示文稿，您会需要对数据进行精炼，或者创建更少更容易理解的数据块，以便汇总在十来个单元格组成的小网格中。这样它就可以被放在一张胶片或幻灯片上。如果您有大量的数据要处理，可以根据不同的目的创建汇总页，如下图所示。 如果工作表被用于审计或参考的目的，您可能希望看到它所包含的所有信息。在这里定向就成了一个大问题。无论是横向(水平)格式还是纵向(垂直)格式打印，您都需要据此来设计自己的工作表。有时如果您的表有很多列，使用横向定向会不错。如果您的列数实在太乱，可以试着把数据分割到工作表的总体系统中，即可以按照真实情况打印而不损失上下文或可读性的数据块。例如，前面图中所示的工作簿底部的工作表标签说明，显示的汇总工作表实际上在一个工作簿中汇总了其他六个表中的数据。 如果不需要打印工作表中的所有项目，可以使用分级显示来折叠大型工作表中的详细内容。例如，可以使用分级显示来只显示和打印总计，如下图所示。 受众对象是谁? 构建工作表只是给自己用呢，还是要与他人联机或是以打印的形式共享呢? 换句话说，工作表需要看上去很漂亮呢，还是没必要用太花哨的格式? 需要为他人创建一个大体的摘要或是总体的概述吗? 在决定工作表的样式时，明确地考虑受众对象非常重要。 如果您对工作表中的数据很熟悉，也就是说，如果这些数据就是您的工作，或许您对详细信息的兴趣要比其他人大得多。您需要像这些信息的受众对象那样去思考，告诉他们什么是他们需要知道的— 不要多，当然也不应该少。如果您的工作表中包含了很多您的受众对象并不真正需要看到的数据，这种状况是经常发生的，此时您可以为更好地整体理解来特别创建一个汇总工作表。 策略提示 如果工作表有超过一种的受众对象，此时应为每组对象创建不同的汇总工作表，而所有的工作表都使用相同的底层数据。 您不在时工作表还可以工作吗? 如果您创建的工作表有时会被其他人使用，此时应确保您的工作表是可以理解并被准确记录的。很多人并没有考虑到这件事，但是您在创建每一个工作表的时候，无论是商业还是私人用途，都应意识到某一天被其他人使用的可能性，而且是在没有您的帮助的情况下。如果有一天您换了工作，您会给自己的继任者留下一笔卓越的遗产，这会给您的形象加分。少量的记录可以支撑一个漫长的过程，如下图所示。 您在为重要的个人记录准备工作表时，还应考虑到您的生存期问题。这可不是危言耸听，如果您遇到什么意外，您的家庭可能因无法破译您的金融工作表而陷入困境。 策略提示 使用“评论”选项，在需要少量说明的地方添加注释。 工作表依赖导入的数据吗? 很多人使用从别处编辑的数据作为工作表分析的基础。例如，通常位于您的电脑上或网络上某处的数据库是您提取和分析特定信息的库。如果是这样的话，尽量让自己轻松一些。 通常，我们使用专门的方法来工作— 那就是，在需要的时候快速完成，不特别关注重复性问题。如果您从数据库收集信息，则可以构建一个随时都能重复执行的查询，而不用每次都从头再来。这样您就可以确保导入的数据每次都能以相同的方式来构建。 您可以使用导入数据的结构作为工作表设计的基础。或者，也可以把导入数据放在一个没人看得到的单独的表中，然后只提取有关的信息来建立一个格式完美的表。例如，下图所示的就是这样一个工作表，可以看到原始数据是在信息表后面的一个单独的表中。 注释 有时一说到“数据库”这个词，人们就会想到一堆晦涩的专业术语。尽管使用“数据库” (数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息(如雇员或订单)分类归纳到表、记录和字段中。)程序可能很复杂，但想一想，您在 Excel 中创建的许多工作表实际上就是原始的数据库。电话簿是一个打印形式的数据库的例子。在数据库术语中，电话簿中的每一个电话列表都是数据库的一个记录，列表中的每一项信息(名字、姓氏、地址和电话号码)都是一个记录字段。 需要超过一个工作表吗? 以前的信息保存在纸上并手工来计算 (可能使用一个十键计算器)，电子表格程序是作为一种更好的存储、表示和解释信息的方式而出现的。通常我们在初学旧版的 Excel 时所创建的最早的工作表并不比纸上制作的二维表格更强。 从老的纸面样本逐步提高的一种方式是使用模块化设计。模块化设计是一种“结构化编程”或者“面向对象”的方式，是把数据作为独立的元素刻入逻辑块中。(另一种被称为“层次化”的设计方式是以错误标识和最大化可读性为目的来组织的。)如果不需要把详细数据以一种漂亮的格式来保存，又何必自寻麻烦呢? 这样，就可以把精力集中在要和他人共享的汇总工作表和图表的美化上了。 策略提示 设计一个工作表系统，而不要把所有的信息都放在一张工作表上。在模块化设计中，数据有一个表，每种类型的分析有另一个工作表。在一个复杂的模块化系统中，可能需要很多表，每一个都有特定的任务。 留出了插入新行和新列的空间吗? 工作表编写完成后，考虑到扩充和编辑的需要也是很关键的。如果可能的话，在细节区域中添加一些多余的行和列，保持总计和详细数据之间有一到两行或列的距离是个不错的主意。最常见的编辑动作之一就是插入新的行和列。 这些年来 Excel 在这上面已经有很大进步，我们这些老人所收集的很多准则都已经过时了。但把事情搞糟仍然是有可能的。有一个相当著名的关于会计的故事，他在一组单元格的底部加了一行，却忘记了调整总计公式，结果他因少算 20 万美元而被解雇 |
Excel函数应用之财务函数
2008-03-15 19:19
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Excel函数应用之财务函数 编者语：Excel函数应用系列不知不觉已连载到了第8篇了，其间这一个系列得到了不少网友的肯定，这是对作者和小编的最大支持，在此我代表作者陆元婕女士向大家表示最真诚的谢意。我们会继续把Excel的精华介绍给大家，如果你有什么建议，请写信给我。 像统计函数、工程函数一样，在Excel中还提供了许多财务函数。财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。这些财务函数大体上可分为四类：投资计算函数、折旧计算函数、偿还率计算函数、债券及其他金融函数。它们为财务分析提供了极大的便利。使用这些函数不必理解高级财务知识，只要填写变量值就可以了。在下文中，凡是投资的金额都以负数形式表示，收益以正数形式表示。 在介绍具体的财务函数之前，我们首先来了解一下财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。 期间数 (nper)--为总投资（或贷款）期，即该项投资（或贷款）的付款期总数。 付款 (pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。其数值在整个年金期间保持不变。通常 pmt 包括本金和利息，但不包括其他费用及税款。 现值 (pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。 利率 (rate)--投资或贷款的利率或贴现率。 类型 (type)--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末，用0或1表示。 日计数基准类型（basis）--为日计数基准类型。Basis为0 或省略代表US (NASD) 30/360 ，为1代表实际天数/实际天数 ，为2代表实际天数/360 ，为3代表实际天数/365 ，为4代表欧洲30/360。 接下来，我们将分别举例说明各种不同的财务函数的应用。在本文中主要介绍各类型的典型财务函数，更多的财务函数请参看附表及相关书籍。如果下文中所介绍的函数不可用，返回错误值 #NAME?，请安装并加载"分析工具库"加载宏。操作方法为： 1、在"工具"菜单上，单击"加载宏"。 2、在"可用加载宏"列表中，选中"分析工具库"框，再单击"确定"。 一、投资计算函数 投资计算函数可分为与未来值fv有关，与付款pmt有关，与现值pv有关，与复利计算有关及与期间数有关几类函数。 1、与未来值fv有关的函数--FV、FVSCHEDULE 2、与付款pmt有关的函数--IPMT、ISPMT、PMT、P |
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