Excel常用功能总结
目录
1 excel提升速度小技能
1.1.Excel快速提取功能
1.2 单元格使用
1.3 冻结窗格
1.4 查找和替换
1.5 分列功能
2数据分析
2.1条件格式
2.2.Excel中图表
2.3 求和/平均值/最大最小值等
2.4 套用表格格式
2.5 excel中数据录入
3.数据清洗/数据预处理
3.1 power query
3.2 数据验证
3.3 单元格条件格式
3.4 删除重复值
3.5 查找和定位条件
4 函数
4.1 函数使用规范
4.2 函数使用
4.3 vlookup
1 excel提升速度小技能
1.1.Excel快速提取功能
准备条件:已经有第一列客户信息,需要提取“联系人”、“公司”、“邮编”信息;
方法:以联系人为例,我们在联系人这一列的第一行输入孙林,然后下移到这一列的下一行空格处,选择填充里面的快速填充。(相当于有智能提取的功能)
1.2 单元格使用
ctrl +鼠标左键点击 :点选单元格
shift+鼠标左键点击:区域选择
ctrl+键盘方向箭头:当前单元格沿方向的所有单元格;
ctrl+shift+方向箭头+鼠标左键点击:选择这些区域
1.3 冻结窗格
在视图里面选择冻结窗格可以让某些区域不动,其他区域可以滑动。
1.4 查找和替换
如果搜寻数字4,那么所有包含数字4的都会被找到,例如14,24等等。如果只想找到是4的地方,我们需要勾选单元格匹配。
有时候查找会涉及通配符,这里讲解一下通配符。
*:代表任意多个字符。
?:代表单个字符
~:让*和?代表自己原始的意思。
1.5 分列功能
让在同一列的数据分散到几个列中。
(注意中文标点和英文标点区别,Excel针对的都是英文标点)
2数据分析
2.1条件格式
选择表格中数据,用条件格式里面的数据条,可以看到数据对应长度值。从而快速找到最大最小值的位置。
2.2.Excel中图表
选中表中的数据-->插入-->建议的图表(选择适合自己的图表)
另外选择迷你图的话,可以看到每一行数据的趋势
2.3 求和/平均值/最大最小值等
选择表中的数据,选择具体的某一个操作,百脑汇生成新的一行记录对应的结果。
2.4 套用表格格式
选择套用表格格式,可以把原本平淡无奇的白色表格变成花里胡哨的彩色表格。
2.5 excel中数据录入
在开始,常规中可以选择日期格式,使用/隔开。eg:2022/04/02
百分数录入:我们选择百分数.输入小数会自动变成分数。如果想要输入分数,必须先输入0+空格,然后再输入分数。否则直接输入分数会变成日期。
数字格式。注意excel中数字格式下数据精度最长只有15位,如果想要输入身份证这种18位数字的,会看到数据变成科学计数法的形式。遇到这种情况,我们可以把数字格式变成文本格式(文本格式无法参与运算)再次输入就可以了。
原位填充:在被选中的区域会进行原位填充
补充一点:excel中文本默认左对齐,数字格式默认右对齐,逻辑值默认居中对齐。
点击清除可以清除这种格式。然后通过设置单元格格式来进行设置所需的格式。
3.数据清洗/数据预处理
3.1 power query
….
3.2 数据验证
在数据-->数据验证里面,可以限制我们输入数据的条件,当不符合条件的数据输入进来的适合会提示有问题。
另外为了做了更人性化,我们在数据验证里面还可以加上输入信息来提示,还可以加上出错信息,当输入数据不符合条件的的适合提示相应信息。
除了上述有条件验证,我们在一些场景下,我们想让某个单元格里面的信息只能从固定的几个选项中进行选择,此时在数据验证的设置里面选择序列,在来源里面填入备选文字,用英文逗号隔开。
3.3 单元格条件格式
选择数据--突出单元格格式,可以找到符合条件的数据,并且可以突出显示(例如以某种颜色)
3.4 删除重复值
数据选项里面的删除重复项。
3.5 查找和定位条件
开始--查找和选择--选择定位条件,就可以按照选择条件选择我们所需的东西。
(图片是属于对象的,所以要选择图片的时候就点击选择对象)
升级一下使用,我们把定位功能和原位填充功能结合使用,可以快速批量填充数据。
在数据区域--> 查找和选择-->定位条件-->选择空值。
出现上图所示情况,在第一个空单元格输入 = ,点击他上面一个单元格的位置,最后点击ctrl+enter进行原位填充。
4 函数
4.1 函数使用规范
输入函数前,需要先输入“=,再插入函数名称且函数参数都是由()扩起来中间使用“,”隔开。
在函数最中的逗号,双引号都需要是英文状态下的,否则就会报错。
注意绝对引用和相对引用的区别,在于使用$符号。
4.2 函数使用
1.计数函数使用count
count():返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数,利用count函数可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。
counta():返回参数列表中非空单元格个数,利用counta可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。
countblank():返回参数列表中空值的单元格个数。
countif()和countifs():统计更加详细的内容
2.求和函数sum/average
注意sum()和+求和的区别。sum不能对文本格式的数字求和,而+可以。
sum函数可以避免因被加列删除而导致出现问题。而使用+时候删除被加列会处问题。
sum 可以避免拼写错误。
sum/average对于文本和空单元格不进行计算。
sum的进阶用法:
sumif/sumifs():根据指定条件对若干单元格求和.
sumproduct:其相应元素要进行相乘并求和。
4.3 vlookup
vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
(1)lookup_value 需要在数据表首列进行搜索的值,可以是数值,引用或字符串。(已给条件的的值)
(2) table_array 要在其中搜索数据的文字、数字或逻辑值表,可以是对区域或区域名称的引用。(数据区域)
(3) col_index_num 返回匹配的序列号,表中首个值列的序号为1(该行的第几个数据)
(4) range_lookup 逻辑值:大致匹配用True或省略,精确匹配用False(0和1)
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