项目经理杂事多,该怎么有效的安排时间
背景
每天上班都要处理项目上的琐事。只有下班后,才有时间写一些工作方案,才有时间想一下项目过程中的问题。
然后写一下日报、周报、汇报内容、会议纪要,很快就到夜里12点了。
大侠心里就犯嘀咕了,项目经理工作真的这么累吗?
每天工作时间需要和客户沟通,了解他们的需求。除了业务需求之外,还要了解他们对于产品的人员需求,甚至对项目的情感需求。
除此之外,项目经理还需要和项目团队沟通项目进展,了解项目的整体情况,目前工作进度是怎么样的呢?是否遇到什么问题了呢?同时还要召开各种会议。
项目经理还要和公司内部人员沟通,处理公司的项目进度流程,采购流程等。
......
项目经理难道会一直“百事缠身”。这么累吗?
如果你也遇到了这种情况,会怎么办呢?
或许这些方案会给你更多帮助!
学会规划
项目经理要想避免被琐事缠身,首先要做的事情就是学会规划。
规划不仅要规划自己的职业生涯,也要规划自己的工作内容。
著名的帕累托原则说,我们每天做的事情中,80%都是不重要的事情。我们要把事情分为4种类型,重要且紧急、紧急但不重要、重要但不紧急、既不紧急也不重要。
1、重要且紧急:(比如救火、抢险等)——必须立刻做。
2、紧急但不重要:比如朋友打麻将三缺一,事情很紧急,但不太重要,人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。
3、重要但不紧急:(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
4、既不紧急也不重要:(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。
项目经理可以将工作内容按照项目工作、关系人管理、其他工作等维度,结合帕累托原则,将每日的工作进行细化。
学会利用资源
项目经理在做好规划后,要学会合理的利用好资源。这些资源包括人和物。
项目经理在利用人员方面,需要学会利用客户资源、领导资源、项目团队资源、项目助理资源。把这些利用好的话,相信做一个项目会更加轻松的。
项目经理在利用物方面,需要学会各种项目管理工具,比如项目管理系统、projectmanager、excel等。
学会放弃
“没有用不完的时间,只有做不完的事”。项目经理一定要学会具有敏锐的事物分析能力。学会适当的放弃那些紧急但不重要的事情,要集中精力办 “大”事。
学会授权
项目经理需要成为项目团队成员的榜样和表率, 一个人的精力是有限的,不必凡事亲力亲为,善于授权, 才能好好利用下属,创造更大的效益。
但是作为项目经理,你需要及时跟进被授权的工作,如果出了问题,项目经理需要主动承担责任。
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