Excel单元格显示内容背后的秘密:自定义单元格格式,财务人员不可不掌握
让我们先来看一小段动图:
从上面的动图中可以看到,在单元格中输入非零数值后会被显示为中文小写数字,如果是负数前面还会加上“负”字,而不管正数还是负数后面都会加上“元”字;输入0则被显示成“00”。尽管单元格中显示的是汉字,却可以象阿拉伯数字一样进行求和计算而不会出错。
这是怎么做到的呢?让我们看看这些单元格的格式:
这里的秘密就是,不管你输入的是什么,单元格中显示的内容由单元格格式字符串决定。我们再来仔细看这个格式字符串:
[DBNum1][$-zh-CN]G/通用格式"元";[DBNum1]"负"[$-zh-CN]G/通用格式"元";00 ; @
可以很明显地看到,格式字符串被三个“;”号分成了4个部分。从前至后4个部分分别决定了4种输入内容的显示形式:正数数值、负数数值、数值0和文本数据。在数值部分我们可以用英文双引号加入无需输入就可以显示的内容。在第三部分留空,数值0将不会被显示,如果写个短横杠,那所有0值就会显示为短横杠。第四部分的@,表示按输入的内容显示文本。
顺便说一下,格式字符串“[DBNum2][$-zh-CN]G/通用格式”会将数值显示为中文大写数字。怎么知道的?如下图,先将某个单元格格式设置为中文大写数字:
然后重新进入设置单元格格式对话框,点击“自定义”看看,下面就多了一个新的格式字符串了:
所以,自定义单元格格式字符串的最简便方式,是利用类型框中已有的格式字符串修改。从已有的格式字符串中,很容易学到让单元格显示为符合自己特殊需要的形式的方法,例如,从已有的格式字符串中可以看到“[红色]”这样的占位符,凭直觉这应该就是规定单元格显示颜色的,我们就可以用这个特性改造本文开头的格式字符串,让负数显示为红色:
[DBNum1][$-zh-CN]G/通用格式"元";[红色][DBNum1]"负"[$-zh-CN]G/通用格式"元";00; @
对于单元格格式字符串其他占位符(如“#,###”,“0.00”之类)的含义本文就不再赘述,各位可以自行发挥直觉和试验的威力。
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