选型宝访谈：怎样构建既让老板满意，又让员工满意的费控报销系统？
/ 前言 /
在任何一家有规模的企业，费控报销系统的实施，对于CFO、CIO这些项目负责人来说，都是一个非常棘手的问题。
一方面，费控系统的落地，是老板非常关注的问题；他们希望找到一个办法，让企业的费控规则“强制性”落地，达到降本增效的目的。
另一方面：对于学习复杂的报销规则，员工的抵触心理往往非常严重，尤其是费用发生的大头：销售部、市场部这些前端部门。
一边是老板，一边是前线业务部门，两边都不能得罪？怎么破？
帮助员工：无需了解财务政策，让发票审核一次通过，报销进度实时掌控；
帮助财务：让合规检查自动发生，审核难度大幅降低；
帮助老板：让费控政策真正落地，管理意图有效实现；
从而达到同时让老板、财务、员工满意的目标。
因为这样的理念和产品配置能力，Infor XM被应用在例如天弘基金、安联保险等客户中。
第一部分
/ 费控系统的实施风险有哪些？ /
选型宝：费控系统涉及到哪些利益相关者？他们关心的问题分别是什么？
Infor 张涛：在企业的费用管控流程中，利益相关者很多，从普通员工到部门的主管，然后到经理、高层，最后到财务的相关人员，以及银行的相关人员都涉及到。
其实涉及到的这些人员，他都有自己的诉求。
对于我们员工来说，那就是简便填写，然后能快速的得到报销款，这是一个很大的诉求。
对于主管来说，他要知道我所发生的费用是不是跟这个业务有关，是不是满足公司的制度，这是他的诉求。
对于部门经理来说，他关心的问题包括：有没有超过部门的费用，这笔费用的发生是否跟业务切实相关？它会给我们带来多大的收益？
对于高层来说，他更关心的是公司目前的管理制度，是不是得以很好地执行？在这个过程里有没有漏洞？哪些需要完善？哪些需要改？在整个的花费里边，哪些是大头？怎样为下一年预算或者决策做一个强有的依据等等。
到财务部，他们的诉求其实更多了，第一个就是帮助完成财务审核工作；第二就是替代大量的手工工作：比如手工做账、手工付款、手工通知人员等等。
大家都有自己的诉求，所以我们说，费控系统成败的关键，是我们怎么样解决这些利益相关者的痛点和需求。
选型宝：根据两位的经验，如果我们今天实施一套费控报销系统，假设不成功，它的风险可能来自于哪个方面？
SmartApps 张勇军：首先当然要先选一个好的产品。
但是，费控是一个很重实施的项目，即便产品选型没有问题，如果实施不好，也会导致失败。那么，费控系统实施失败的原因来自哪些方面呢？
很多ERP系统，他们强调的是说缺乏支持，通常来讲，对于费控系统，老板支持是肯定没问题的，失败的原因，更多来自以下几个方面：缺乏沟通、缺少梳理、一蹴而就、缺少优化。
1、缺少与员工的沟通
从沟通的角度来看，从上一开始就要讲清楚，费控系统对于员工的价值。要让员工明白，如果手工报销，他可能要反复的去填写报销单，要反复的去拿原始单据，也有可能因为要某个报销，他要复印很多的合同或者是账单来走流程，然后在审批过程中，因为没有系统，可能来回反复的审批，必然导致这个报销会拉得时间很长，甚至有些报销可能付款不及时。
如果这个报销是员工个人的，有可能员工个人有怨言，如果这个报销是供应商的，甚至影响到公司付款的信誉。
所以我觉得这是上项目前，需要让员工明白，费控报销系统对他们会带来什么？在项目的实施过程中也要沟通，有一些流程为什么这么做，不那么做，要让员工理解这么做的道理是什么。
2、缺少梳理
第二点，因为是费控系统实际上很多审批流程可能是多级的，我们做最复杂的有20级的审批流程，这个流程的梳理是很重要的一项工作，很多公司急急忙忙上线，也做了梳理，但是没有梳理到位，最后在实际上运用的时候，发现这个流程可能走不下去了。
3、一蹴而就的心态
第三个要避免的，就是一蹴而就的心态，我们经常听到有很多客户说，你这个系统是不是拿给我来简单的使用，就像装一个APP那样简单；事实上，费控作为一个实施比较重的项目，切忌有这样一蹴而就的心态。
4、缺少优化
最后，我们中国市场发展的很快，费控系统的实施，需要有一个持续优化的一个过程。刚上线的时候，可能还有一些不是很满意的地方，这需要有一个优化的过程，通过持续的优化，渐入佳境。
选型宝：具体到Infor XM这款产品，两位认为这款产品的最大的优势是什么？更适合什么样类型的客户？
Infor 张涛：我们认为我们这款产品最大的优势，就是一个灵活配置的能力，很多云端产品，他们以最佳实践方案来要求客户，而我们是一个配置型的产品，我们可以根据用户您自己业务的模型，根据您自己的审批流程，根据您自己的规章制度来配置。
什么类型的客户更适合Infor XM？我们概括为几个多：
第一个多，我们把它总结成是人多。您企业有很多员工需要进行费用的报销，人多既可以是内部员工多，那也有可能是代理人多。我们以保险公司为例，他并没有那么多内勤的员工，他更多的是外勤的员工，这些外勤我们把他叫代理人，但他实际上也是这公司一份子。这些代理人也要参加报销，因为你人多，即便一人发生一笔费用，那一个月的交易量也会很多。
第二种类型就是单据多或者说业务多，典型的是销售型公司、咨询型公司，类似麦肯锡，也是Infor XM的客户，可能有几百个人销售，但是经常出差，经常有费用的发生，一个人一天可能就要二三十笔，这样单据累积下来就有很多，所以有了量上去以后，就会涉及到后续包括审批、制账、付款，所有一系列的问题，这是我们最典型的两个客户的画像。
在这个基础之上，我们觉得再加一点，就是客户很重视对于费用的管控，而不是流程化的控制。就是在审批的过程里要把制度放进去，比如人均出差的标准，不同级别对应的机票的级别，或者是酒店的级别等等。
企业规模一大，类似的制度，就会比较复杂，通常这个制度里都有上百条，员工要都记住的话，就很难；其实不光员工，包括财务审核人员，要记在脑子里面也很难。把这些标准放进系统里，通过我们的系统，来帮助你去检验或者帮助你控制这些标准，更好的进行费用管控，这是我们最主要的客户类型。
第二部分
/ 费控系统如何落地？ /
编者按：这部分的主要内容，将围绕费控系统落地过程，展开讨论，包括：规则的梳理 → 规则的配置 → 实施方法等等。
选型宝：通常我们在去准备启动费控报销系统时候，应该梳理哪些基础资料？
Infor 张涛、SmartApps 张勇军：
▣ 首先是组织架构和人员方面的梳理
比如说我们整个公司的组织架构、每个部门的组织架构、人员的构成，包括人员的层级，多级审批流程的配置与组织结构是相关的。
▣ 然后是审批流程和规则的梳理
规则这块，需要注意的是，有些规则是以前是发过文的，要把现成文件收集起来；还有一部分是老板口头说过的，或者约定俗成的，有些自相矛盾的或者是不够充分的地方，这些都要把它做一些收集和梳理。
审批流程实际上是与规则绑定的，举一个最简单的例子，一般我们说当大于5000块钱，需要那个级别的领导审批，所以我们实际上在建审批流程的时候，怎么做拐点呢？就是通过这些规则让他去找不同的方向。
▣ 此外，成本分摊规则的梳理
Infor XM可以做到针对每笔费用，在发生之前指定到分摊的成本中心、比例，这个成本中心可以是项目性的组织。
分摊规则你可以事先指定，可以是由员工指定，也可以由财务指定，它在这里边是不限定的。
一旦你指定了跨多个部门，实际上在后边审批的时候，它会自动去寻找每个部门的管理人员去批。
选型宝：流程和规则梳理完以后，如何对规则进行配置？
Infor 张涛：实际上我们的规则它是由不同维度来组成的。包括对组织结构的配置、人员的配置、审批流程的配置。
首先是与组织结构相关的规则配置
我可以分公司A是一套规则，分公司B是一套规则。这样每个公司可以有它自己的规则。我们知道在这个里面，如果相对松散的企业，实际上每个公司有自己独立的权限，它可以自己制定一些相应的报销规则，我举一个比较有意思的例子——海底捞。
海底捞的案例——规则配置到每个门店
提到海底捞，很多人会想，海底捞它是一个餐饮型的企业，按说这些服务员不会有报销的发生，那他们用这个费用管控系统来做什么？
实际上我们站在另外一个不同的维度上，在海底捞，我们并不是给每一个基层员工用，而是给每一个店面用，通过我们的费控，让店面的店长去申报，除原材料采购费用之外的其他所有费用，比如杂物的购买，日常一些零星的服务的申款，都可以通过这个来实现。
这样既可以从单店上去控制，每一笔采购有没有遵循公司的采购流程？有没有遵循公司的制度？也能在集团层面，知道每个店面对比发生的状况，我们可以看到在这个过程里面，为什么有些店面，它申请的杂项的费用，就要比其他店面高？来找到背后的原因。
海底捞有几百个店面，分布在不同区域，Infor XM 可以支持每个店面都定义自己的规则，有些规则是公司级的，有些规则是区域级的，有些规则是门店级的，足够灵活。
第二，适应于不同人员组织的规则配置
人员组织你可以把它理解成打一个标签，例如高管执行的住宿标准是2000块钱，普通员工住宿是1000块钱，这样我们是给人员做了一个标签，针对不同的人，就可以进行多维度定义属性。
第三，适用于不同流程的规则配置
可以根据不同的组织、人定义不同的审核流程、规则，我们叫做审批矩阵，审批矩阵可以把多个维度给它组合在一起，来确定它最后需要得到批准的那个人是谁？
圣戈班的审批矩阵案例
我们的一个客户圣戈班，他在亚太地区使用的是我们Infor XM，作为它的费控报销平台。在这个平台里边，因为它涉及到不同的国家，在中国，又涉及到不同的工厂。所以它在这个过程里边就需要有，根据不同国家，根据不同工厂、根据不同人员来决定我下一步审批流是什么。甚至在里边可以把费用类型加上去，可能对于普通费用类型，有金额的控制，在3000块钱，它的审批人员是什么级别？在5000块钱，审批人员是什么级别？所以通过我们整个的流程，我们来帮助去配置出我们所需要的审批矩阵，来简化我们的维护，更快、更好的实现费用管控的内容。
第四，支持模板化配置和规则自定义
在流程和规则定义方面，我们实际上是有很多模板提供，只需要配置一些参数就可以直接用了。
另外，我们还有一个开发平台，通过这个开发平台，可以自定义规则。
天弘基金的自定义规则案例
我们以这个天弘基金为例，它有一个规则，就是当我前面做出差申请的时候，需要明确出差时间，而后面报销的费用，需要发生在这个时间区间里。
例如，我可能申请3到5号出差，那么回来的时候你要报销，你必须要报3到5号，如果超过这个时间范围，它需要预警，这样他可以自己做一个规则去检验。
所以这种就是我们可以自定义化，根据你企业的自己的需求，去自定义这些规则。
选型宝：通常配置完之后，接下来就是项目落地，Infor有怎样的一些独特实施方法，能够保证这个项目比较好的落地下去？
SmartApps 张勇军：这个关键就是我们说，要组织一个项目的实施团队，可能有Infor和我们合作伙伴的实施方，有我们的项目总监、项目经理，客户那边他们也要有一些相应的组织结构和实施团队。
我们还要把各个部门的关键用户组织起来，这个关键用户可能跟其他的系统类似，就是说把各个部门的业务能手组织起来。
选型宝：怎样把各个部门的这些关键用户激励起来，让他们能够成为推动项目落地的发动机？
Infor 张涛：要他们提供一个展示自己的平台，让他们感觉到，参与到项目里边，实际上对他是一个很大的提升，不光是业务能力的提升，也是沟通上面的提升。
因为在这里，他能接触到其他业务平台的人员，能更熟悉公司整个业务的发展，而不是他简单的一小块的内容，通过这个过程，他理解的业务可能会更多。
第二，就是我们要建立一些激励制度
我们会设立一些奖励机制，那像我们在一些客户那里，他都会给项目小组成员颁发一个优秀项目小组成员，根据你的表现，在这个过程里边，能让他的部门主管，高管看到，他是一个有能力的人，这样他以后会得到更大的一个提升的机会。
SmartApps 张勇军：再补充一点就是说，在这个里面，财务部门是一个很重要的部门。把财务部门有效发动起来很重要，因为项目结束以后，能给财务部门带来很大的帮助，他们能从很繁重的手工报销、审批工作中解脱出来，这样，财务部门可以把精力更多的放在分析或者管理提高上面。
安联保险的案例
实际上我们在安联保险案例里边，在第一年的时候，客户觉得大家虽然都是在使用，但是还不太清楚，真正能带来价值是什么？直到一年之后，财务负责人把他分析报告递交上去的时候，老总才发现这确实是一个不错的系统。
因为他在这里边，不光看到以前简简单单的分析，发生了多少费用什么，而且看到了企业的费用管控的漏洞在哪里，为什么这个制度有这么多人违反，违反的原因是什么？是不是需要我进行调整？而这些可以作为下一年度制度或决策制定的一个有效依据。
选型宝：刚才说清楚了对于财务、老板、关键用户的价值，对于普通员工，怎样讲一个好故事，让员工更愿意配合？
Infor 张涛：其实员工价值，我本人深有体会，因为我本身做第一份工作的就是做费用报销，我觉得员工有几个痛点：
▣ 第一个就是减少重复提交次数
因为员工没有办法很好的知道制度，所以他要经常递交单据过来，你跟他说这个单据不满足公司制度，拿回去重填，他回去撕掉，重填一张。他第二次再过来了，你告诉他这差一个签字，这个超了5000块钱了，应该总经理签字，他又拿回去。所以，一套能预置规则的费控报销系统，能有效的降低员工重复提交报销单的次数。
▣ 第二个就是我们在这里边叫做提高透明度
透明度就是当他把这个递交上来以后，他知道自己的单据在什么地方，他知道自己什么时候能拿到款项，这些都会提高员工的满意度。
▣ 第三个我们说最明显的就是回款快
对于员工来说，能很快的拿到报销款，这就是员工最满意的。例如安联保险那边，他每隔五天付一次款，只要提交报销，在这个付款周期里面，我们就可以拿到款项了，这是员工满意的。
第三部分
/ 关于Infor 公司及Infor XM的案例 /
选型宝：请两位帮我们分享一下，关于Infor这家公司的背景？
Infor 张涛：其实我们Infor在这个行业里边，已经驻留很久，Infor实际上是以其管理软件著称，除了我们今天介绍的费用管控，我们有很多的其他的产品，例如ERP，生产管理等。
Infor这个过程里边，也在追寻最新的技术发展。我们慢慢在把我们所有的这些产品都放在云平台上，来实现我们云端的操作。
我们在这个全球有160多家分支机构，在中国我们也有6000个客户，分布在全国各地；在中国，我们有8个分支机构，上海是我们的总部，在这里边我们有500多个研发人员来支持Infor产品的发展。
选型宝：Infor XM 的典型客户有那些？
Infor 张涛：其实就像我前面说到的一样，费用报销它其实是横跨在各个行业里边的，每一个行业都需要，所以我们客户也分布在各个行业里边。
在国际上很有名的，包括江森自控、AO斯密斯，还有国内的长安福特，在金融行业里边，我们国内有中宏保险、安联保险、天弘基金，然后国外有JP摩根，在这个医药行业，有阿斯利康、为才，在服务行业里边，我们有麦肯锡这样大的咨询类的公司。
选型宝：那最后请总结一下，Infor XM如何帮助客户打造既让老板满意又让员工满意的费控报销系统？
Infor 张涛：好的，我们把Infor XM价值做一下总结，从老板的角度，从财务角度，从员工角度分别讲一讲。
对于管理层来说，我们的价值是帮助管理层去建立一个事前申请、事中控制、事后分析的全面预算管理，我们帮助企业实现费用的管控，知道每笔钱花在什么地方，能知道企业有没有相应的漏洞。
那么对于员工来说，就是我们增加了透明度，减少了往复性的工作，加快了付款的周期。
对于财务来说，就是我们减少了大量手工性的工作，都可以通过自动化来完成，让财务部有一个转型的机会，从原来大量的重复性工作上，转型到做数据分析，做提供决策信息的这个方向上。
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