SAP FI 系列 006 : COA 的概念和配置

COA 的概念

Chart of accounts (COA): 指包含所有会计科目定义并按顺序排列的清单，其中每一项都是一个总账科目，称为总账科目 (G/L Account)。Chart of accounts 在中文中一般称为科目表。

在 SAP 中，每一个总账科目 (G/L Account) 都有两个层次 (level)，首先必须在 Chart of accounts level 维护相关信息 (数据存储在 SKA1 表)，然后在 company code level 维护公司代码级相关的信息（数据存储在 SKB1 表）。Company code 使用用的账目表叫operating chart of accounts。

COA 的类型

COA 配置

定义会计科目表

IMG -> Financial Accounting (new)  -> General Ledger Accounting (new) -> Master Data → G/L Accounts -> Preparations -> Edit Chart of Accounts ListT-code: OB13

重要字段说明:

删除 COA，使用事务码 OBY8

分配公司代码的 COA

IMG -> Financial Accounting -> General Ledger Accounting -> G/L Accounts -> Master Data -> Preparations -> Assign Company Code to Chart of accountsT-code: OB62

明确公司代码用哪个 chart of account:

定义会计科目组

IMG → Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account GroupsT-code: OBD4

定义 account group 的主要作用：

区分科目性质
确定 account group 中科目的编号范围，比如资产类科目以 1 开头
控制科目主数据的字段状态 (field status)，哪些字段为必须输入，哪些字段被隐藏

OBD4 定义科目主数据的 Field status，不要和 OBC4 / OB41 混淆。后者是定义凭证行项目的 field status。除了 OBD4，还有一个 OB26，定义会计科目在创建、修改、显示时所用的 field status，一般不用费力用 OB26 定义

OB26 IMG menu path：

IMG → Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations→Additional Activities→ Define Screen Layout for Each Transaction

定义留存收益科目

IMG → Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Retained Earnings AccountT-code: OB53

说明:

留存收益是一个会计概念，表示每个会计年度年结的时候，所有损益科目转入的科目。按中国会计制度，一般是从损益科目结转到本年利润科目，再从本年利润科目结转到未分配利润科目。西方会计的留存收益科目就是我们说的未分配利润科目。但 SAP 没有中间的本年利润科目，在年结的时候，损益科目直接结转到留存收益科目。
SAP 允许定义 P&L 为不同类型的留存收益科目，X 只是一个代号。
Retained earnings 科目 31411500 其实还没有定义好，因为 SAP 规定：A) 只有在设定了 retained earnings 科目，B) 并且定义好 field status variant，C) 将 field status variant 指派给 company code 之后，才可以创总账科目。如果你在做 OB53 之前，先去创建 31411500 科目，系统不会让你保存。另外，因为 31411500 科目不存在，在配置这个步骤时，SAP 系统给出一个警告信息（Account 31411500 not created in chart of accounts XXX. Message no. F4812）,忽略即可。
Retained Earnings Account 储存在表 T030 中，transaction key 为 BIL

会计科目主数据配置

定义 field status 变式

IMG → Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Ledgers → Fields → Define Fiels Status VariantsT-code: OBC4

在会计凭证录入时，每一行 (line item) 都有诸多字段 (field) ，通常我们用不上所有字段，SAP 定义的字段太多了。所以，为方便用户的录入，SAP 预先定义字段状态变式 (field status variant，以下简称 FSV），其中包括各种不同的字段状态组 (field status group ，以下简称 FSG)，规定哪些字段是必输的 (mandatory)，哪些字段是可输也可不输的 (optional)，什么字段是隐藏 (hidden) 的。然后，在定义会计科目主数据时，选择一种 FSG，就可以控制这个科目的显示格式 (layout)。双击 field status group 字段，可进入 FSV 设置界面，但只能显示设置内容。

尽管可以从头建立一个新的 FSV，但通常不用这么麻烦，可以从 variant 0001 复制以节省工作，也更容易与其它SAP 配置项衔接。从 0001复制一个 FSV：Z900。选中 Z900 这一行，然后双击左边的 Field status group 文件夹。进入下一界面。

分配公司代码的字段状态变式

IMG → Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Ledgers → Fields → Assign Company Code to Field Status VariantsT-code: OBC5