随着企业的快速发展、企业 IT 用户数的增加，企业在 IT 信息管理方面，呈现越来越多的问题，作为企业工作灵魂的文件资料，逐步出现文件数量急增，存储分散、安全性低、管理混乱、难协同等几个方面。

1.文件安全性低
因文件管理混乱，大部分文件散存在个人电脑中，经常因为硬件、系统软件故障、设备丢失等原因，造成关键工作成果与资料丢失，给日常工作带来巨大损失。
员工对其电脑上的资料具有全部的控制权限，且部分员工安全意识薄弱，极易造成企业敏感资料被泄漏。

2.文件存储分散
据权威部门统计，企业大量的工作电子信息中，除了约 20%的电子信息集中在企业的 OA、CRM 或 ERP 系统中外，约有80%的有效电子信息以电子文件的形式散存于大量的个人工作电脑中，甚至还有部分重要电子档案存放在 U 盘等移动存储设备中。
因此出现找文件困难，同份文件有多个版本存在，在企业中经常造成由于员工不在而找不到文件，同时也不知道哪个文件版本为最新，对企业管理和标准化工作付出了大量的管理成本。

3.文件量大，存储资源有效利用率低
在如今电子信息爆炸的时代，每个企业累积的办公文件与资讯都堪称海量，企业的文件存储量每天高速增长，企业生产经营活动中，每天都收集到大量新的资讯并产生大量新的工作文件，企业员工本地工作空间已经不能满足文件的存储与备份需求。

4.管理混乱
大部分电子档案分散到个人工作电脑，没有实行集中管理：
1) 无法直接从工作文件上管理和监控员工的工作过程与进展；
2) 员工调岗或离职时，易造成工作文件交接不完全，给后续工作带来极大损失；
3) 文件无法进行统一备份，员工电脑中的文件经常不备份，出现意外时很难恢复；
4) 文件结构混乱，版本混乱，文件的重复利用率极低。

5.文件分享麻烦
目前企业在协同工作时，主要采用 U 盘、电子邮件或 QQ 等工具，对文件进行拷贝或传递，缺乏对文件的快速共享与传递机制，造成文件分享麻烦，也容易造成文件版本混乱、不统一的现象，为使用者带来困惑。

金山私有云解决方案：
1实现文件集中存储
金山安全云存储通过实时同步的方式，将用户所有工作文档实时收集到云服务端，实现集中存储，集中管理，加强的文件的管理：
1) 避免文件丢失的危险性；
2) 保障文件安全不被窃取，并在安全受控区域内下使用；
3) 实现公司信息大集中，形成公司统一的知识平台，为企业的信息化、标准化发展奠定基础；
4) 实现管理者或 IT 管理员对用户操作行为监督监控，方便管理者实时了解员工工作动态，推进工作进展。

2进入云存储系统的文件永不丢失、安全可靠
云存储系统的设计目标之一是进入云存储系统的文件绝对安全、永不丢失。
云存储对存入的文件数据，不允许进行物理级的删除（默认禁止物理删除，如有必要可开放永久删除权限）。因此用户端如果执行了对文件的删除操作，云端只是将该用户对应的文件的关联去除，文件本身依然存在。系统后台会记录所有的操作日志，在必要时，仍可由系统后台管理人员恢复被删除的文件。
利用这个功能，进入云端的文件资料，无需担心因客户端用户的意外删除、或恶意删除而导致文件数据的永久性丢失。
云存储采用文件切块、块级加密、分散存储的机制实现管理，不同于普通的文件服务器的明文存储方式。
因此服务器硬件维护人员不能用IT技术手段查看到存储系统中文件的内容，可实现指定的文件只有特定人员可以查阅。

3利用云存储实现安全便捷的文件管理机制
利用快群功能可保障文件安全不被窃取，并在安全受控区域内下使用。可以通过预设快群结构、快群权限控制（只读、新建、编辑、删除等）、文档版本记录、文档归档等功能，实现公司信息大集中，建立完整的文档管理机制，形成公司统一的知识平台，为企业的信息化、标准化发展奠定基础。实现管理者或IT管理员对用户操作行为监督监控，方便领导实时了解员工工作动态，推进工作进展。

4在互联网上实现安全的文件访问
常规存储系统，文件流转过程为本地经过网络传输至后天服务器中，本地文件采用明文存放；传输中采用http协议；服务端明文存储。本地文件可轻易获取、传输中可随意拦截还原文件、服务端后台维护人员可通过多种方式查看到存储上的文件。
金山云存储系统本地文件存放采用虚拟盘技术，通过在本地电脑的虚拟盘，建立起安全受控区域，实时对本地文件进行保护。用户在执行注销操作后，所有的文件资料均处于安全受控区域中，保障本地文件的安全。
在传输上使用SSL传输信道加密技术，并且将文件分拆成元数据和块数据分别加密传输，保障文件传输过程的安全。
在服务端的文件以数据块的形式存储，每个数据块经AES256高级加密标准采用唯一密钥加密，严密的密钥体系让未授权用户无法还原明文。
在登录认证上，除了常规的密码认证外还可以与第三方CA证书体系结合，实现证书验证登陆。同时支持硬件Key验证等。可满足更高安全级别的登录认证方式。

5利用云存储的移动终端访问功能实现随时随地办公
下一步的IT发展必然是移动互联网应用的潮流。随着当前移动智能终端的普及，利用手机、平板电脑等终端对文件访问已经成为大趋势。
金山云存储系统将对移动智能终端的支持作为重要的战略功能，其设计目标是支持全平台下的文件传输同步和阅读访问。目前已经能支持最为流行的Android及iOS平台（iOS平台包括iPhone及iPad两个版本）的文件同步，可轻松利用移动客户端版本功能，实现对PC服务器端文件的浏览。
利用云存储的移动客户端，可直接浏览查看Office格式文件、PDF格式文件、常规图片文件、常规多媒体文件。
利用云存储移动客户端，无需打开移动终端的Office系统，可通过系统的DotView文件格式转换服务，将Office文件、PDF文件格式转换成常规HTML格式查看，一方面实现了对这两类重要文件格式的跨平台访问，同时也保持了最高程度的格式兼容度。