2000字长文：探讨报销系统中的数据分析框架设计

1、报销系统简介

报销系统就是平常企业运行时员工进行报账的地方。当我们出差回来，垫付的交通费酒店费等需要报销时，用到的就是报销系统。对于传统的报销来说，需要线下操作以及一系列复杂的审批流程，但有了报销系统后，就可以将流程全部线上化，提高了报账的便捷程度，同时也更不容易出现差错。报销系统有以下一些特点：

（1）流程线上化。通过报销系统，将原先的报销流程进行了流程线上化标准化，将原先的审批流程、单据提交流程、报销回款流程等，进行线上化的操作和流转，并且标准化操作流程，方便用户使用和追踪进度；

（2）收入显性化。通过报销，流程规范化后，所有报销的流转均会涉及发票、合同、相关单据等，财务会做真实的资金流入和流出，所以会实现收入的外向显示；

（3）数据集成化。所有的数据在报销进行沉淀，数据依托于报销系统，报销依托于数据进行更精细化和智能化的管理，让整个财务平台实现更高效更智能的运行。

2、报销系统的工作流抽象

其实对于报销系统来说，它由于是针对企业内部用户，所以它的工作流的发起者一般是员工，通过上级和财务的审批，最终实现报销。简单的报销流程可以用如下的流程图来表示：

从工作流中我们可以看到，只有“上级”和“财务”都审批通过时，员工才能够得到需要报销的金额W元，这两个有一个审批不通过，员工都会报销失败，得到0元。

3、报销系统在企业中的作用

我们知道，员工在报销系统中进行报账，对账单进行偿付的是企业。这里不考虑特殊的报销种类，只考虑以企业作为报销单据的实际兑付者的情况，从而可以得到的是，报销系统中每一笔金额对于企业来说都应该归属于成本。在其他条件不变的情况下，报销金额越少，企业的成本就越少，实现的净利润就越多。因此，报销系统越完善，企业对报销的控制力度就越好，一些错误的报账情况也就会越少，对利润的把控也就会越准确。报销系统在企业中的作用可以总结为以下几个方面：

（1）报销系统适应部署于大型集团的组织架构体系，能支持多层次结构的部门定义和多层次结构的岗位定义，从而实现覆盖全面的报账流程；

（2）报销系统可以在企业里建立起统一的控制体系，从而达到一定的成本控制效果；

（3）报销系统往往支持不同类型的业务的工作流审批配置，并且可以和预算政策、管理政策结合进行灵活的工作流配置，从而达到审批控制的效果；

（4）报销系统可以对费用的申请、报销、支付全过程进行全面监控，从而利用监控过程中产生的数据对报销的方方面面进行研究，优化报销的过程。

4、对报销系统进行数据分析的核心目的

在不考虑特殊情况的条件下，报销系统中的每一笔账单都计提为企业的成本，所以对报销系统进行数据分析的最核心目的就是改善报销系统，优化报销流程，减少不合理的报账，实现更精确的费控，且最好能降低企业在报销上的综合成本。

5、数据分析的框架设计

在针对报销系统进行数据分析框架设计之前，首先要对分析的内容进行划分。需要注意的是，针对B端系统进行数据分析，除了要分析使用该系统的用户行为和用户体验数据，还要分析该系统对企业的影响。报销系统对企业的最核心影响就是产生了庞大的报销成本，因此在企业这块，重点分析的是报销系统中的报销流程和报账单明细，研究其数据特点，找到可以改善优化的地方，实现更准确的费用控制。可以用如下的思维导图来展示报销系统中的数据分析框架设计：

6、用户域的分析内容

对于用户域的分析，主要针对的是使用报销系统的三类用户角色，包括“需要报销的员工”、“对员工报账行为进行审批的上级”和“对报账单进行合规性审批的财务人员”。所以，数据分析的内容分为两块，第一块是对用户行为的分析，即这三类用户在使用报销系统的过程中所产生的行为，可以简单设计一些数据指标来反映行为情况，如下所示：

第二块是对用户体验的分析，即三类用户在使用报销系统时对系统的感知情况，这一部分的数据分析度量指标可以简单设计为如下框架：

7、企业域的分析内容

对于企业域的分析，主要针对的是报销单的整个生命周期。分为两个部分，第一个部分是对报销流程展开研究，即按照报销单从起草到完结的全过程进行设计，具体的数据分析分析内容设计如下：

第二个部分则是针对报账单明细进行分析，也是企业域分析中最重要的一块，其数据分析的内容设计如下：

8、总结

本文主要介绍了如何针对报销系统设计数据分析的内容框架，提出了从“用户行为”、“用户体验”、“报销流程”和“报账单明细”这四个角度分别去对报销系统进行数据分析，并介绍了各个板块具体的数据分析框架如何去搭建。

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