会议管理系统怎么用好，这些细节你注意到了吗？

2024-04-09 10:07:55

没有哪一场会议活动是走靠流程就能成功的，无论会议规模大小，注重细节永远是成败的关键。从会前流程策划，到会议现场的布局安排，都要办会者们做好各个步骤的细节。而使用会议管理系统，则可以帮助我们做好会议全流程细节把控。

个性化的会议邀约

会议开始前，需要对参会嘉宾进行邀请，传统方式一般会通过电话或者邮件等电子信息方式进行，鲸会务会议管理系统则可以摆脱低效邀约方式，用统一集成化管理的方式来批量邀约推送，同时可以针对不同参会群体进行不同类型的邀约推送，保证邀约信息的通畅。

另外，鲸会务还可以通过邀请函进行个性化邀约，邀请函功能可自动生成活动邀请函海报，节省邀请函制作费用。同时也支持自定义上传邀请函、满足企业个性化需求。

会前信息高效统计

参会者注册报名结束后，剩下的工作就是参会人信息的统计。小型的会议活动可以采用人工统计，而大型活动动辄上千人、上万人，手动表格输入的方式将难以完成任务。鲸会务提供的会议微站和小程序可以支持大会全流程应用功能一站集成，参会人员可以自主进行注册报名，其中会议管理系统可以对嘉宾信息进行统计和管理，不遗漏任何一位的会议参与者信息，做到高效率、高精确度，让会议工作更加出彩。

现场签到快速有序

传统的签到方式需在纸质表格或Excel反复寻找核查参会人员的报名信息，确认无误后再发放胸牌等等，这不仅低效而且未必能保证信息准确。鲸会务签到功能充分考虑会议签到者的感受，运用全新的智能会议签到系统，包含多种电子签到方式，以此实现活动现场的高效签到。参会嘉宾可以选择扫描二维码实现快速签到，也可选择科技感强大的人脸识别签到。避免活动签到过程中出现过长的排队现象和现场混乱的情况。让活动团队的工作效率明显改善，也使参会体验大大提升。

打造高质量的参会体验，要从会议细节入手；搭配合格的会议管理系统，鲸会务是可靠的选择。

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