【学习笔记】月末操作-自动清账

月末操作-自动清账

—文章整理自高林旭老师的《由浅入深学习SAP财务》一书，SAP相关从业人员值得一读。

一、基本概念

清账是会计科目的借贷挂账后的核销，其中包括客户、供应商以及实行未清账管理的总账科目等。

客户和供应商的清账通常会在收款或者付款的时候同时完成，也就是边收边清或者边付边清，也可以后续手工清账（客户F-32，供应商F-44），但是考虑到应收应付业务的挂账及核销与外部单位的资金收付相关，所以处理时需要格外慎重，一般不进行自动清账。

总账模块中实行未清账管理的科目主要有GR/IR、银行存款-清账等，其中GR/IR是采购订单收货与发票校验时使用的中间过渡科目，相当于国内会计科目中的“材料采购”科目。

采购订单收货

Dr：原材料

Cr：GR/IR 采购订单行项目金额

采购发票校验

Dr：GR/IR 采购订单行项目金额

应交税费-应交增值税-进项税额

Cr：应付账款

当采购订单的收货和发票校验都操作完毕之后，GR/IR从借贷余额上是平衡的，但是从业务清理角度上看，还需要按照“采购订单+行项目”维护进行核销，这个就是“清账”的概念。

如果清账完成之后仍存在未清项目，那说明还存在货到票未到或者票到货未到的情况。

比如上图所示，绿灯表示已清的记录，红灯表示未清的记录。

二、自动清账-后台

自动清账则是指系统根据会计凭证行项目中的某些关键字段进行匹配、清账、从而实现未清账的自动核销。原理是，首先在后台配置好可以用来匹配的关键字段，然后再在前台执行自动清账程序。

配置路径：IMG→财务会计（新）→总帐会计核算（新）→业务交易→未清项目清算→准备自动结清

事务代码：OB74

可以针对“科目表”、“科目类型”和“科目范围”配置自动清账标准，系统最多允许配置五个字段作为清账时匹配的字段（标准1~标准5）。

比如上图所示，配置了如果GR/IR科目的凭证行项目中存在采购订单（EBELN）+行项目（EBELP）完全一致，且金额相加正好等于零，则可以被系统自动清账。

三、自动清账-前台

GR/IR前台清账

前台路径：SAP 菜单 →会计核算 →财务会计 →总账 →定期处理 →自动清算

事务代码：F.13

由于未清项可能跨越多个会计年度，所以“会计年度”选项建议使用“空~当前年度”。

执行后发现可以清账的项目会以绿色背景显示，它们根据“采购凭证”+“项目”组合金额相加等于零，表示可以被清算。

测试运行无误后返回去掉“测试运行”选项，再次执行，系统会在左下方提示“凭证XXX记账到公司代码XXX中”。

通过事务代码FB03查看会计凭证。

也有这样的情况，清账凭证显示的时候提示“清算无行项目的凭证”，表明该凭证是没有行项目的，这是因为清账时只是将GR/IR科目的正负两行对调，没有实质的会计要素变化。

但是如果清账的时候，被清掉的借贷双方利润中心、段或者其他在会计上有影响的要素彼此不同，系统还是会产生项目的。