最近,我们老大疯狂的迷恋一本关于Excel使用技巧的书。

每天开晨会的时候,总是感觉他端着书给我们讲读后感的样子,像极了电影中神父手端圣经讲上帝的样子。只不过他要拯救的不是堕落的灵魂而是跑偏的表格。

小编我要把在晨会中学到的知识奉献给你们。接下来我们要讲的事,是只有在表格的战场中厮杀过的人才能明白,规范创建表格的重要性。

在使用EXCEL表时,你有没有犯下这“三宗罪”?

第一、把表格的标题放在表格第一行

上图左边所示的标题“员工销量统计表”,无非就是告诉大家这是一张什么表,除此以外不具有任何功能。

Excel标题行用于存储每列数据的属性,如“年龄”、“职务”、“销售量”字段,是筛选和排序的字段依据。

Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中,如下图所示。

(E表中可以新建多个sheet,在超级表格中我们可以新建多个视图。)

温馨提示:

在超级表格中,表格的文件名称我们就默认为表格的标题名称。

所以

标题可以不用占用工作表首行。

可以不用标题占用工作表首行。

工作表首行可以不用标题占用。

这三句话是一个意思:不要把表格的第一行,当作是标题行。

第二、一个单元格记录一个属性

标准规范的表格是一个单元格记录一个属性。

Excel处理数据方面,毋庸置疑,很强大。它有自身的一套规则,excel很看重数据属性,一是一,二是二。

超级表格同样也在限制列的属性,这点我们和E表是一样的,只不过我们比它多了许多的列属性。对于收集数据的人来说,这是一项伟大的发明。

下图左边所示的金额含“元”,右边的金额是规范的数值。

而在超级表格中,这种现象不会出现,因为系统会警告你!

温馨提示:

超级表格中,我们可以强制数据提交者只能填入数字,不能填入其它。

除了数字列类型之外,我们还有许多其它列类型。

第三、忌用合并单元

在数据表中,禁止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满,有一条记录一条,每一行数据完整、结构整齐。

上图A列是合并单元格,表面看似很简洁,处理数据时会遇到很多问题,同样的,解决这些问题,也是需要一些技能才能解决。

1.公式

比如对张三的销量进行汇总,用公式:=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5),结果为:161。显然不正确,因为合并单元格以后的数据,只有首个单元格有数据,其余单元格均为空白。

2.筛选

进行筛选时,也只能得到一条记录,比如筛选“张三”的销量。

3.排序

如果需要按销量来排序,会出现下面提示错误的对话框。

温馨提示:

超级表格目前并没有开放合并单元格的功能。

也就说,在超级表格中你不能把你的数据合并,也不会因为合并单元格造成不必要的错误。

以上就是我们今天要说的Excel的这三宗罪,不知道你是否全部中枪。其实数据源表规范化非常重要。我们只有拥有标准的数据源表,才能幻化出不同的分析报表。

快来超级表格,改掉你错误的制表习惯吧~

若有其他疑问,欢迎直接在下方评论留言~O(∩_∩)O~~我们会一一回答

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