Smartmail外贸CRMBuild1.0版系统白皮书

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编写：重庆阿波罗文化传播公司软件事业部

本文档框架结构：

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1．为何选择SMARTMAIL?

a.市场开拓阶段

外贸客户的特点是培养的时间长，从开始接触到成交也许需要一年甚至更长的时间，这些客户需要定期的跟踪联络，一些看来已经没有希望的客户也许突然有一天会来下定单。在这么长的一个时期内，有可能发生报价历史遗忘、送样历史遗忘、业务人员的离调职等很多变化因素，使用SmartMail外贸客户管理系统，记录与客户的每一次联系，积累每一滴资源，任凭千变万化，客户资源永不流失。

b.市场巩固扩充阶段

已成交的大客户、重点客户是企业的生命，客户信息具有重大的保密性，正在跟踪联络的目标客户中也有相当部分是极有希望的客户，也许客户正在我们与竞争对手之间进行比较，也许客户正在寻找更多的与我们同类的企业进行比较，客户信息也具有重大的保密性。与成交客户的成交产品、成交价格，与目标客户的洽谈进度、报价信息等等也具有重大的保密性，为了避免一张磁盘或一封电子邮件带走了公司所有机密的现象发生，使用SmartMail外贸客户管理系统是您最英明的决策！

c.业务队伍扩大之后

业务人员每天在忙什么？业务进度怎样了？业务员的工作是否需要辅导与监督？主管怎样才能轻松掌握每个业务人员的业务情况？使用SmartMail外贸客户管理系统，这些问题都将迎刃而解！生意好了，业务量大了，人多了，烦心的事情也就来了，大机构里，部门与部门之间，岗位与岗位之间，经常跑来跑去，协调工作的要求大了，各岗位之间难免出现沟通不畅的问题，以至于互相推委责任，搞不好，还要吵架！如何做到顺畅、高效沟通，责任到人，让SmartMail外贸客户管理系统帮您解决吧！业务员每天要开拓新客户、服务老客户、协调跟单等等，是整个外贸环节工作压力最大的一个岗位，忘了回复客户、下错单、报错价、送错样、发错货等都不是不可能的，怎样帮助业务人员把工作变得井井有条，气定神闲之间为公司赚钱呢？有SmartMail外贸客户管理系统，这些都将不再是问题。

2．何时使用？

外向型业务的发展一般会经历三个阶段，市场探测阶段、市场推广阶段、市场巩固阶段。在市场巩固阶段，由于客户多，业务量大，对管理系统的需求比较明确，但如果能够在市场的探测与推广阶段，对客户资源进行有效的管理和积累，那么会令整个市场策划活动更加高效和有序，进入市场巩固阶段初期产生的管理负担也会相应减少，市场开拓的风险也会降低。所以，在市场巩固阶段使用SmartMail外贸客户管理系统，会解决您在外贸业务管理上已经出现的问题。相信英明的您，已经知道该在何时使用SmartMail外贸客户管理系统了。

3．核心思想.

中国正逐渐成为国际采购及加工制造中心，随着我国政府在经济、政治等全方面的与世界接轨的不断深入，出口贸易将在企业的经营范围中占据很大的比例，市场的竞争也不断在加剧，重视客户资源、市场资源、人力资源、信息资源的积累与保护是外贸业务从市场探测到开拓到巩固扩充的不可缺少的意识指导，为外贸业务人员提供高效的业务管理系统，同时加强业务监督与控制，是保护及充分利用及保护好企业宝贵商业资源必不可少的手段，否则，即便有一流的产品、一流的人材、巨额的广告投入，也往往是虎头蛇尾，达不到预期的效果。SmartMail外贸客户管理系统的核心思想就是“资源”的积累与业务的同意调控，客户是资源、与客户的业务过程是资源、人员是资源、各人员的业务过程也是资源、令这些资源不断积累，管理好客户与业务队伍，保护企业主的切身利益不受损害，是SmartMail外贸客户管理系统的核心思想。

解决的问题 .

a.客户资料零散不集中

客户资料，尤其是潜在客户资料，可能来源于展览会、网络推广等等多种渠道，通常情况，所获得的潜在客户资料由每个业务人员自行保管，客户资料没有集中归类查询统计，主管难于及时获得客户资源的最新信息，客户资料容易遗失.

b.大量邮件管理有点乱

外贸业务大多数都是通过电子邮件进行往来联系，邮件数量可能上千过万，往来邮件记录查询不方便，每天还要面对病毒邮件、大量的垃圾邮件等，降低了工作效率和质量。业务员每天要面对多个不同的客户，每个客户的业务过程可能很长，长时间没有联系的客户突然又再与我们联系，对以前往来的历史记录的查询就很有必要，送过什么样？报过什么价？这些都是非常重要的业务数据

c.忙中有错

业务员每天要开拓新客户、服务老客户、协调跟单等等，是整个外贸环节工作压力最大的一个岗位，忘了回复客户、下错单、报错价、送错样、发错货等都不是不可能的，怎样帮助业务人员把工作变得井井有条，气定神闲之间为公司赚钱呢？

d.客户资料保密性不够

客户资料是每个企业的重要商业资源，一张磁盘或一个电子邮件带走了公司全部客户资料的事情也是有发生过的，客户资料的外泄、遗失等都将对企业造成巨大的损失。解决的问题-----------客户资料零散不集中

业务人员每天在忙什么？业务进度怎样了？业务员的工作是否需要辅导与监督？客户的邮件及时回复了没有？主管怎样才能轻松掌握每个业务人员的业务情况？

e.人事变动时

人事变动是发生在每个企业的很正常的现象，但如果人事变动产生客户资料遗失、历史记录遗失、恶意离职等情况，业务跟进则难于继续进行，产生业务断层。解决的问题-----------恶意修改与删除过前期的业务跟进后，准备下单的客户资料和与该客户的历史记录资料如果别发生恶意的修改或删除，后果是可想而知的。

5.答疑解惑.

一、外贸业务的管理涉及很多方面，那么SmartMail外贸客户管理系统（外贸管家）主要针对哪些方面的管理？是全面管理吗？

答：首先，SmartMail外贸客户管理系统是标准化的产品，产品的设计思路是功能少而精，这样的软件产品才具有通用性，才能满足令用户以一个较低的成本来购买该系统，所以，SmartMail外贸客户管理系统主要是针对与客户资料的管理及与客户之间的往来业务记录管理，而不是全面的外贸业务管理系统，类似跟单、打样、备货、发货、收汇、核销等流程的管理在该系统内未做规划。因为整个外贸业务流程的管理不是一个标准化的产品可以解决的，不同行业、不同企业的业务流程都是各有特点的，这类系统是需要专门来度身定做开发的。

二、SmartMail软件是否可以提供全面外贸业务管理系统的开发服务？

答：SmartMail软件的主要业务就是从事外贸业务管理系统的研发与实施，当然也包括为用户度身定做来开发相关系统，目前主要针对制造业提供服务，尤其是OEM型企业。我们有多个大型项目的实施经验，对OEM型企业的定单处理过程有深刻的认识，可以为用户提供可靠的服务。

三、SmartMail软件的收费是怎样的？

答：SmartMail软件的标准化软件产品与度身定做的开发服务的收费是不同的，前者的收费在500至12000元人民币之间，具体视购买的软件版本而定，您可以直接致电我司，索取有关报价资料。后者的收费比较高，也要视乎您所需功能的难度和复杂度，一般我们承接20万以上的项目开发业务。

四、我们有意开发一套管理系统，但不知从何下手，该怎样规划和物色合适的软件供应商？

答：实施一套管理系统，实际上就是对目前业务流程的一个规范和整理，在您正式决定实施系统之前，我们建议您重点考虑好以下几个问题：

1、如果调整目前的业务流程，您的企业是否可以承受？如相关人事问题等，是否会因为业务流程的调整而严重影响企业运做？管理系统是配合企业的规章制度一起来使用的，如果您的规章制度与管理系统不配套，即使有系统，也不会很好的发挥出管理与控制的效果，最多是个资料处理器。

2、是否有管理系统的使用基础？如您的硬件情况、电脑操作人员的素质情况等。

3、是否有专门人员来组织项目的进行？无论需求分析阶段、开发阶段、实施阶段等，企业自身的项目控制能力是非常重要的，需要有专人来安排项目的进度、实施步骤，准备相应的硬件、网络，安排人员测试，并与软件供应商进行有效沟通。否则，项目处于无人过问的状态，全部交给软件供应商处理，事实证明，这样的效果是不尽如人意的。

4、是否有足够的预算？专门开发一套系统的成本是很高的，预算不够，很难请到专业的、有经验的软件供应商，有些软件公司，因为对业务流程的不了解，边摸索边开发，在时间效率和实施效果上都会大打折扣，项目失败的机会比较高。而真正专业的软件公司，可以在事前对您提供一些专业的建议，尤其在业务流程的整合上，经过专业人员的规划，会更加高效和合理，节约企业运做成本。而这类软件公司一般比较正规，收费当然不会很低，所以，如果您一定要实施系统，就要准备好资金。

总之，专门开发一套专业的系统，不是一件简单的事情，需要公司高层领导的支持、足够的资金准备、各部门和岗位的充分配合、电脑硬件和网络环境的基础建设完善等。

五、SmartMail软件的数据保密性和安全性如何？

答：数据的保密性与所使用的数据库有非常大的关系，而目前主流数据库有多种，我们深知数据对一个企业的重要性，所以，我们在数据库的选择上不是选用一般的小型数据库，如ACCESS数据库，只有几兆的大小，做一个简单的复制操作就把所有的数据都拷贝了，在安全性和使用效率上都不如人意，而我们是选用SQLSERVER数据库，整个程序有250兆，是不允许直接进行复制操作的，而是要通过专用的工具

和特别的授权才能进行数据的拷贝，拷贝后的数据也必须通过专用的工具来恢复后再配合我们的程序来读取的，是不可以直接打开的，在安全性和保密性方面比较有保障，这就是为什么我们的软件要比其它

公司的软件大很多的原因。

六、SmartMail软件是否可以远程使用，如外地办事处与总部之间共同使用？

答：SmartMail软件的架构采用先进的三层架构，可以适用于分布式营销管理的模式，但是，在您正式觉得在远程使用之前，我们建议您首先考虑以下几个问题：

1、是否具备硬件及网络环境：首先，要求您有一台24小时开机的专业的服务器，然后需要一个固定的IP地址，那种通过×××的方式通过网站解析来代替固定IP地址的方式我们强烈建议您不要采用，因为不够稳定，因为您的网站是租用其它网络服务商的空间，不受自己控制，一旦服务商的服务器出现问题，那么您的整个业务系统就跟着瘫痪，所以，如果远程使用，建议您一定要有自己固定的IP地址。

2、安全性方面的投入问题：因为是固定的IP地址，也就是说您在网上的地址是固定的，别人比较容易找到您，这样，被***的可能性增加，所以，一般固定IP地址的网络都需要有比较好的防火墙配合，这里包括硬件防火墙和软件防活墙，有些投入是很高的。

3、系统维护成本问题：因为是远程使用，系统的稳定性与网络情况有很大的关系，需要您有专门的IT技术人员进行相关系统的维护和常见故障的解决。如果以上三点都不是问题，您就可以考虑远程使用了。

转载于:https://blog.51cto.com/wws5201985/47326

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