基本概念

会计电算化的理论基础

概念：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。

1.会计数据与会计信息

(1)数据：是对客观实体的属性进行描述时采用适当方法记录下来的、可鉴别的符号。

会计数据：指记录下来的会计事实，是产生会计信息的源泉。

(2)信息：是一种反映事物、帮助认识、提供决策的有序符号。是数据加工后的有意义的结果，这一结果对人们的决策行为产生影响。

会计信息：经过加工或处理能提供决策的会计数据。

会计数据处理(过程):为了一定的目的,按一定规则和方法对会计数据进行收集并加工成有用信息的过程.

3.会计信息系统

(1)系统:指由一系列彼此相关的相互联系的若干部分组成，为实现特定目的而建立来，具有一定功能的有机整体。

(2)系统特征: 整体性 2.关联性3.目标性4.层次性5.运动性6.适应性7.涌现性

(3)信息系统:一个组织中对资源的计划、组织、控制、决策及日常事务处理提供信息的系统。

(4)会计信息系统:AIS是一个组织处理会计业务,并为企业管理者和决策者提供财务信息、定向信息和决策信息的实体，它通过收集、存储、加工、传输和利用会计信息对经济活动进行反映、控制、监督、决策。

管理信息系统；是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。

电算化会计信息系统:是由计算机硬件、软件、电算化管理制度、财会及计算机人员组成，是一个组织处理会计业务与会计数据，为企业内外有关人员提供会计信息并辅助管理的人机系统。

ERP即企业资源计划,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。

系统管理

系统各模块启用顺序：

先启用采购和销售系统，然后是库存管理和存货核算系统；

先启用供应链管理和总账系统,然后启用应收、应付系统；

先启用总账系统，然后启用工资管理、固定资产管理；

最后启用成本系统。

系统允许以两种身份注册进入系统管理。 一是以系统管理员的身份 二是以账套主管的身份

系统管理员:负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，包括进行帐套的建立、引入和输出；设置用户和角色；指定帐套主管；设置和修改密码和权限(功能级权限)。

账套主管:负责所选账套的管理维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账建立、清空、引入、输出和结转上年度数据；以及对该账套操作员权限的设置(金额和数据权限)先功能级权限再数据金额级权限

账套：指的是一组相互关联的数据，是存放会计所有相关数据资料文件的总称。包括基本设置、日常业务等所有会计数据资料。或是指一组相互关联的账务数据。

年度账：用于存放某一年度的会计数据表。年度帐管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。

一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。其中“998”和“999”账套是系统内置的演示账套，只能参照，而不能输入或修改。

账套一旦建立就不能修改的内容有账套号、会计启用期间

总账管理

日期：总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。录入汇率后不能修改总账启用日期。已录入期初余额，不能修改总账启用日期。已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。

增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。

修改会计科目：如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。

已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。被封存的科目在制单时不可以使用。只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。另，末级科目只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。

指定会计科目是指定出纳的专管会计科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

现金科目要设为日记账。 银行存款科目要设为银行账和日记账。

设置会计科目辅助项目：一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账