协同办公类系统项目实施推广策略
协同办公类系统项目实施推广策略
一、项目实施观念
1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就。
2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整，另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。
3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求（需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位），而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。
4、 不要企望整个系统100%的应用、使用——那是一个理想！系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用，那怕只是电子公告！
二、项目实施策略
策略一：促使单位领导牵头应用
一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果项目没有领导来牵头，没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。
n 由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作；
n 拟安排专人（秘书）代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。
策略二：作好推广递进层次、层层推进
一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广：
这些系统得以推广后，便可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的应用。
策略三：制度促进
即与管理部门（尤其是办公室部门）密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。
策略四：现场值守及时响应、解决问题
策略五：帮助完成数据采编、输入等初始处理
迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。
策略六：充分发挥“督察督办系统”的作用
即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理平台。
策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能
手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将系统与手机短信结合起来。手机将时时提醒“您”去使用系统了。
策略八：发挥客户方信息中心、系统管理员作用
系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是“我们”。策略流程：
|
第一步：培养系统管理员 |
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第二步：系统管理员负责下面用户培训 |
发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊！而且这样可以大大节省公司的培训费用。
另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、共同推广。
策略九：关于公文系统处理
每一个单位都关系公文系统，政府部门更是如此！但是公文系统往往是最难用起来的，关键原因有两个：
1、改变人们传统公文习惯，一下子是比较难以接受和习惯的。
2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“断点”，另外领导潜意识里的“权力”感觉被剥夺。
3、纸质文件是不可能一下取消的（政府更是如此）。
所以建议：
n 系统演示时，可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性——不能让人觉得你的公文系统太简单、没有函量。
n 实施时候，简单化处理——即公文流程过程还是传统模式手工批注，结束时再电子化、成文、归档，其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。
n 对言之：这是一个过程、不要一蹴而就。
这样，一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题，同时保证系统的完整性，也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用（主要解决文件抄送、传送之费用——这也是大头）。
如果项目实施人员能够灵活把握以上各点，那么系统的实施成功率则会大大提高！
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