前言

用Word编辑长文档(比如学位论文、标书、项目总结报告)是件非常耗时耗力的活儿，主要体现在内容的创作(及复制粘贴和组合)上，但后期的排版也会让不少人困扰，无法流畅地排出自己想要的版式。

经过多年的间歇性主动学习和被动学习，在长文档排版上稍微有点经验，故稍作总结并分享。

本文假定读者有一定的Word基础。比如，会使用缩进(拖动标尺或更改段落属性)功能，而不是用空格实现段首空两格；会插入分页符，而不是通过连续换行实现换页。

本文以学术论文的写作为例(学术论文章节多、页码多、图表多、文献多、编号多)。弄好格式，能更专注内容。

演示版本为Word 2016家庭与学生版，配图中一些提示文字可能会与读者版本存在差异。

01 样式

还在用格式刷一个一个复制粘贴格式么？其实Word有更高效的「样式」功能，可以实现段落文字格式的批量更改，起到「四两拨千斤」的效果。

1.1 创建与更改样式

Word默认使用的是「正文」样式，但编辑长文档的时候要避免通篇只使用「正文」样式，那样非常不利于长文档的管理。对于长文档，需要通过使用多种样式，将不同部分的内容加以区分，让文档清爽有层次。

Word的「样式」有非常丰富的设置项

常见的需要设置样式的内容有：正文、标题、标题1/2/3、目录、图片、表格文字及其他特殊要求的文本格式。有些样式是Word内置的，在其基础上稍加修改后直接应用该样式即可；有些样式则需要先创建并添加到样式库中。

①需要创建和更改的样式

【我的正文】Word内置的「正文」样式，是其他许多样式的基准样式。若直接更改「正文」样式，则其他基于此的样式格式也会随之更改，牵一发而动全身。而对于不明白其原理的人，看到整篇文档排版大变样，估计一脸懵逼，也不敢随便乱改样式设置，后续的排版过程自然就不够流畅了。

因此，建议弃用Word自带「正文」样式，新建一个自己的正文样式(如命名为「我的正文」、「正文0」)，以此作为新长文档的基础样式(并设置为其他样式的后续段落样式)。

【标题、标题1/2/3等】这几个样式都是Word内置的，一般稍作更改即可。「标题1/2/3」的大纲级别是1/2/3，包含关系是标题1>标题2>标题3>……

在文档编辑完，最后生成目录时，Word可根据文本的大纲级别来自动创建有层级的目录，其中设置了大纲级别为非正文的样式则是最常用的大纲级别来源。

【图片】为了便于排版，长文档中建议图片的「文字环绕」属性改成「嵌入式」，Word会将「嵌入式」的图片视作文本，可对图片所在段落内容进行相关格式(如字体、字号、段前段后距离)设置。

此外，长文档中一般正文要求固定行距(如20磅)，若给图片也应用固定行间距，则只能看到图片的部分内容(Word中1磅约等于0.035厘米，1厘米约等于28.35磅；图片高度一般远大于20磅)。故需给图片单独设置一个样式，在其段落属性中设置其行距为「单倍行距」或「多倍行距」，并可适当调整其段前段后距(如6磅)以及设置居中对齐。

固定行间距时嵌入式图片部分显示

【表格文字】一般正文样式会设置首行缩进2字符，若表格文字也应用正文样式，则可能需要每个表格的文字都改为无缩进，较为麻烦，还是创建一个「表格文字」样式更为高效一些。

【其他】其他的特殊格式要求，都可以为之创建或更改样式。如题注(内置)、摘要、参考文献、目录1/2/3(内置)、无缩进……等

②样式设置

「修改样式」面板

【样式基准】我一般选择「无样式」。若设置了样式基准为具体的样式，则当前样式能直接继承基准样式的大部分设置，只需微调即可；但基准样式的变化会导致目前设置的样式同步发生变化。

【后续段落样式】即应用当前样式的段落，在换行后，下一段落所使用的样式。如标题1的后续段落样式默认为「正文」。长文档中，如无特殊情况，建议所有样式后都使用新建的正文样式(如「我的正文」)作为后续段落样式。

【添加到样式库】勾选，则可使当前样式出现在开始选项卡的快速样式库中。

快速样式库

【自动更新】对于应用了自动更新的样式，更改该样式下任何一处文本的格式，都会同步更改其他文本为该新格式(如变红)。故一般样式默认不勾选改选项，但目录样式默认勾选。

样式中格式的设置有很多，一般常修改的是「字体」和「段落」属性。

字体

一般情况下只需要设置中文字体、英文字体和字号。

段落

「缩进和间距」选项卡里的设置

【属性】对齐方式、大纲级别

【缩进】左侧、特殊格式、缩进值

【间距】段前、段后、行距&设置值

【如果定义了文档网络，则对齐到网格】如果出现一些字体(如微软雅黑)占据行距过大的情况，可取消勾选该项。

「换行和分页」选项卡里的设置

有时候对于标题1，有另起一页的需求。一个方法是手动添加换页符(①布局→页面设置→分隔符→分页符；②快捷键Ctrl+Enter)；另一个方法(推荐)则是在标题1的段落属性中勾选「段前分页」。

1.2 应用样式

【操作】光标定位段落(不必全选文字)→点击快速样式库中的样式。也可给样式指定快捷键(如正文快捷键默认Ctrl+Shift+N；标题1/2/3默认快捷键Ctrl+Alt+1/2/3)，直接按快捷键给段落文本设置样式。

快捷键F4可重复上一步操作

对于其他自定义的样式，可通过以下操作为其设置快捷键：点击样式面板→格式→快捷键 进入自定义快捷键面板。输入新快捷键，并设置「将更改保存在」当前文档(不选normal)，点击「指定」即可。

【应用样式的好处】

①导航窗格快速定位跳转

②导航窗格快速移动内容

③方便自动生成目录

【样式集的保存与调用】

为了下次在别的文档里继续使用该文档中的各种样式，可将其保存为样式集(即作为模板)，以后便可在设计→文档格式的样式集框中快速应用设置好的样式。

02 自动编号

2.1 多级列表

为了让章节标题实现自动多级编号(如 第一章 XXX；2.1 XXX；3.1.4 XXX)需要将多级列表与标题样式关联，并设置好多级列表的相关属性。操作如下：

「开始」选项卡→多级列表→定义新的多级列表(→更多>>)

在面板上一般设置以下几项：

【将级别链接到样式】选择该多级列表链接到的样式，一般1级链接到标题1，2级链接到标题2，以此类推。

【编号格式】选择合适的「此级别的编号样式」，再设置「输入编号的格式」(带阴影数字前后可加其他字符，如：第1章)。若有级别使用的是非「1,2,3…」这样的编号，比如用的是「一,二,三(简)…」，则后续级别自动编号会变成「一.1.1」这样的形式。此时需要勾选「正规形式编号」，才能使其变成「1.1.1」的形式。

【位置】设置「文本缩进位置」和「对齐位置」及「编号之后」中的属性参数。

以下是参考用的多级列表设置↓

及用多级列表自动编号后的效果↓

2.2 题注

标题可以通过多级列表实现自动编号，同样图片、表格和公式也可以通过「题注」功能实现自动编号及自动更新编号(并自动应用「题注」样式统一其格式)，这是手动编号没法做到的。

插入题注有两个方法①点击图片→右键→插入题注②引用→插入题注

选择所需的「标签」(也可点击「新建标签」创建)和「位置」，并输入「题注」文字，点击「确定」即可插入题注。

若要实现「图1-1 XXX」「图2.1-1 XXX」这种形式的题注，则需要在设置了多级列表的前提下，点击题注面板的「编号」→包含章节号。

若没有设置多级列表，则会有相关提示

包含章节号的题注效果图↓

上述是图与表的题注，都在项目上方或者下方，但一般公式的题注却是在其同一行的右方。要实现公式的这种题注效果，需要用到样式分隔符和制表符，具体操作可参考知乎问题：「写学术论文，需要学会哪些Word技巧？」中@土豆君 的回答。

插入题注后，「题注」样式会出现在快速样式库中，若不满意当前题注的格式，可对「题注」样式进行更改。

2.3 交叉引用

论文中经常会需要写「如图X所示」这样的字样，如果是手动输入的编号，那么在中间加入新的图片后，所有题注和正文里的编号又得重新手动更改，十分麻烦。这个问题可通过使用「交叉引用」功能来解决。使用交叉引用之前，需要确保所引用项是自动编号(如多级列表、题注编号)而不是手动编号的。

光标定位在需要输入交叉引用文字的地方，点击「引用」选项卡→交叉引用。

在弹出的交叉引用对话框中，选择所需「引用类型」和「引用内容」，点击「插入」即可。

当前方有新的项目插入，题注已更新时，可在交叉引用部位右键→更新域，即可更新该编号。当交叉引用较多时，可选中所有内容，按F9键一键更新域。

03 参考文献

参考文献较少的情况下，可以手动引用。比如去谷歌学术/百度学术/知网/万方直接导出符合标准的引用文字，再粘贴。

但学术论文的参考文献数量较多，不建议手动引用，更改起来太费劲，容易出错。建议在前期看文献的过程中就使用文献管理软件(如EndNote/Zotero/NoteExpress等)将文献整理好，便于查找和管理。写文章的时候，可以直接使用文献管理软件将符合标准(论文标准/杂志社标准)的参考文献插入到文章中，实现自动更新。

若引用的参考文献格式不符合要求(如改缩进/字号/行间距)，可在样式列表里找到其使用的样式，更改样式属性即可。

04 分节、页眉页脚

对于长文档，一般会将其分为几个部分(如封面、目录、正文等)，使每个部分有不同的文档结构(如纸张横纵向、页眉的有无、页码格式)。这里说的「部分」就是Word中的「节」。一个文档通常由一至多节构成，每一节含有一至多页；即页⊆节⊆文档。

要将文档分节，需插入分节符。为了使分节符可见，建议在「开始」选项卡下点击「显示编辑标记」。

节与节之间的差异，常在于页眉、页脚和页码，需要使节之间相互独立，在「页眉和页脚工具」中对页眉、页脚取消「链接到前一节」。对于独立的一节(或相互链接的多节)，还有首页不同、奇偶页不同的选项可以勾选。具体操作及效果请自行研究，此处不展开讲述。

此外，对于页码，默认是「续前节」(即本节第一页页码=上节末页页码+1)的，若需要在某一节开始重新从1开始编页码，可按如下操作：页眉和页脚工具→页码→设置页码格式→页码编号→起始页码：1。

05 目录

对应用了标题样式/大纲级别(为1-9级)的文档，可插入目录。

「引用」选项卡→目录→自定义目录

插入目录前，可对不同目录级别的样式进行设置，选择显示在目录中的标题样式/大纲级别并设置其目录级别。之后点击确定即可插入目录。

若目录有更新(页码、内容的更新)，可在目录区域右键→更新域 进行更新。

若插入目录后需要更改其格式，可点击「开始」选项卡→快速样式库中右下角图标，在弹出的样式管理面板中选择对应的样式进行更改。

06 其他

6.1 另存和备份

不要一篇几万字的文章只用Ctrl+S保存，自始至终只有一个版本！！！

我建议只要文档有不少的改动，就另存一个版本，如「论文01.docx」「论文02.docx」「论文03.docx」……等到完全结束后，再删除多余版本。相比于短文档，长文档中的误操作更难发现，若是误输入、误删除一些文字，保存文档并关闭随后再打开，是无法找回编辑的历史记录的。记性好的话说不定能记住不少原来的内容，但我觉得，还是不要冒这个险为好。

此外，一定要做好备份！减少意外损失(如误删除文档、硬盘坏了、电脑中了强力病毒、电脑丢失等)。

重要数据，定期备份。电脑本地备份可使用FreeFileSync软件，云端备份可使用坚果云(自动检测文件修改并同步，云端保留文件历史版本)

Free File Sync

坚果云

6.2 打印

打印店的电脑一般都是低版本的Word，可能会不兼容、排版错乱或者打不开你的Word文档，建议打印前将文档另存成PDF。

以上。

如有错误，还望指出，欢迎交流。

参考资料：

[1]知乎问题《写学术论文，需要学会哪些Word技巧?》

[2]《Word 2013实战技巧精粹》，Excel Home 编著