第一模块 商务邮件写作到底有多重要
第一模块 商务邮件写作到底有多重要
学习目标:
- 了解商务沟通模型,学习如何在真实商务场景中运用沟通模型。
- 学习常用的商务沟通工具以及他们的对比,知道如何选择最恰当的沟通工具进行商务沟通。
- 学习电子邮件的优点和局限性,知道应该什么时候使用电子邮件。
- 学习英文邮件和中文邮件的异同,知道英文邮件的挑战和应对方式。
第1课:商务沟通策略模型
学习目标:
- 模型是什么?和邮件什么关系?
- 重要性
场景思考:
十万火急:面对面/电话/即时通讯工具
复杂问题跨部门沟通:会议(面对面回忆/电话会议)
合作伙伴沟通敏感话题:口头沟通/电话(防止留下电子记录)
职场思维利器:商务沟通策略模型6大要素
- 沟通者:沟通目的/风格,沟通者的信誉度。
- 接收者:他们是谁/关心什么/感受如何/如何说服他们。
- 信息:沟通的具体内容/对信息进行调研加工整理,配合沟通工具提升沟通质量。
- 沟通渠道:选择什么样的沟通方式。
- 文化:充分了解接收者的文化背景,建立差异化的沟通策略。
- 反馈:接收者反馈的内容/渠道,需要重视反馈,建立有效的反馈渠道收集挖掘有价值的信息。
以面试为例子进行思考,对应6个要素。很棒。亲身经历能够完全理解老师讲的。
不要只想着邮件书写这棵树木,而是要始终记得商务沟通策略这片森林。
这句话解答了二者的关系,也体现了这种模型的背后思考方式的重要性。邮件这种方式只是沟通策略的其中一种。
只有达成预期目的才是成功的商务沟通。
先思考目的是什么,再去寻找合理的高效的方式和工具。
第2课:常用商务沟通渠道
学习目标:
- 渠道有哪些?思考角度?
- 电子邮件的优缺点
- 使用电子邮件的场景
渠道选择的思考角度:
1.沟通对象响应速度
2.私密性
你永远也无法知道谁看到了你写的邮件。
3.是否受空间限制
4.是否受沟通对象日程限制
5.沟通问题复杂程度
1). 简单问题:直接问/邮件/即时通讯工具Skype等
2). 较复杂问题:邮件/电话(请假/不需要重复商定的)
3). 复杂问题:会议/邮件作为补充跟进决议
6.信息存档完整度
7.感知对方情绪难度
电子邮件的优缺点:
用途广泛,方便快捷,不受时间限制;可以展开多对多讨论,可以存档;复杂问题中有效记录和跟进的渠道。
响应速度不好,网络限制;无法感知情绪;私密性差,不适合敏感问题;对书面能力要求高。
电子邮件是现代商务世界必须掌握的基础技能之一。
第3课:中英文邮件的异同
学习目标:
- 二者不同
- 英文中注意事项
同样的思考方式,使用商务沟通策略模型去思考;都要符合基本的邮件书写规则和邮件礼仪;遵循基本的商务写作的原则。
对英文语言能力的要求(不断学习职场商务英语,有针对性和学会应用);英文邮件要了解不同的沟通习惯(称呼,缩略语等);更多考虑双方的文化背景(对方国家的假期等)。
所谓的文化背景可以理解为:沟通主体长期的文化积淀,即沟通主体较稳定的价值取向、思维模式、心理结构的总和。
最重要的三点:
- 商务沟通与其他沟通最大的不同是:只有达成预期目的才是成功的商务沟通。
- 你永远不知道谁可能看到你发出的邮件。
- 英文邮件沟通中要特别注意沟通双方的文化差异。
课后作业总结练习:根据具体场景和人物关系,写一封邮件。
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