自动化办公之excel教程(6):数据的分析和处理
数据的分析处理:指对表格进行排序,筛选,分类汇总等操作。
文中有大量的图,如果觉得图太小,可以单击图,图会放大。
一.数据清单
1.为数据清单添加记录
2.删除数据清单添加记录
3.在数据清单中查找记录
第一步:原始表格,对数据进行数据分析操作都是在数据选项卡下。
第二步:打开记录单,可以往工作表里添加数据
第三步:单击新建,可以添加数据
第四步:输入好后,点击关闭
记录单里可以点击上一条,下一条进行查找,可以点击删除进行删除
查找功能
第一步:打开记录单,点击条件
第二步:输入查找内容,点击上一条,下一条查看结果
二.数据排序
1.单一条件排序
2.多条件排序
3.按笔画排序
4.自定义排序
1.单一条件排序
第一步:如果我们相对基本工资排序,鼠标单击基本工资的任一单元格
第二步:数据选项卡,点击排序,排序旁边有升序或者降序按钮
结果
2.多条件排序
第一步:数据选项卡,单击排序按钮
第二步:点击添加条件等,可以添加次要条件。
结果
3.按笔画或者拼音排序
第一步:数据选项卡下,点击排序
第二步:单击选项,选择笔画
第三步:对姓名进行笔画排序
结果,结果显示的是先按第一个字的笔画进行排序
4.自定义排序
第一步:在排序里,次序里选择自定义排序
第二步:
第三步:框选要排序的区域,不要把字段框选进来的,结果如下
三.数据筛选
1.自动筛选
2.搜索筛选
3.自定义筛选
4.高级筛选
1.自动筛选
第一步:数据选项卡,点击自动筛选,然后数据的字段会出现下拉箭头
第二步:点击性别下拉,选择男。
结果:会将符合条件的显示,不符合条件的隐藏。
2.搜索筛选
针对表格数据量比较大的时候
第一步:数据选项卡,自动筛选
第二步:选择一个数据自动,直接输入文字
我直接输入硕士
结果:如果采用自动筛选,如果表格数据过多则很难查找想要的内容如硕士。
3.自定义筛选
如图所示,可以进行按照数字,颜色等进行筛选。
4.高级筛选
前面的筛选都是单字段筛选。
这里讲解多字段筛选
第一步:在表格旁边写上筛选条件
如图,我写上了性别,年龄,学历。第一行为字段,下面为条件。如果条件在一行则表示条件之间是与关系,如果不是一行则表示或关系。
图中是与关系
第二步:数据选项卡,高级筛选。如果高级筛选没显示,请使用查找功能。
或者开始选项卡,筛选,高级筛选
第三步;筛选区域为原始表格字段所在列,条件区域为第一步添加的性别年龄学历所在区域。方式可以在原表上显示,可以复制到其他表。
结果:
四.数据的分类汇总
1.建立分级显示
2.创建简单的分类汇总
3.多级分类汇总
4.创建嵌套分类汇总
1.建立分级显示
原始表格如下:
第一步:选中区域 数据选项卡,创建组
我选择的行
结果:左侧出现12,点击-号隐藏,+号显示
因为我前面选择的行所以全部隐藏掉啦
如果选择部分行
隐藏后的数据见下,数据比原先少啦些
单击左侧12能看到不同层次的信息,可以添加更多组,3.
2.创建简单的分类汇总
第一步:框选数据区域加字段,数据选项卡,分类汇总
第二步:参数设置,我分类字段选择产品,汇总方式求和,汇总项单价
结果:
点击左侧123
1
2
3
3.多级分类汇总
在前文基础上,再次框选区域
这次选择不替换当前汇总
结果
取消分类汇总
单击分类汇总,选全部删除
4.创建嵌套分类汇总
嵌套分类汇总指前后两次汇总不是针对同一字段。
示例
第一次汇总:针对销售日期,求和,单价
第二次汇总针对产品,求和,单价
五.数据的合并计算
合并计算可以把多张表合并在一张表中
1.按照位置合并计算
2.按照分类合并计算
1.按照位置合并计算
原始表格,有3张一个样式的销售表如图,和一张季度空表
图中表的位置一一对应
第一步:在季度表里选中一个单元格,数据选项卡,数据选项卡,合并计算
第二步:引用位置分别框选123月的数据,添加进引用位置。因为我们总表已有标签,所有下方镖旗位置首行不用勾
结果:总表数据
2.按照分类合并计算
按照分类合并计算,需要识别字段,各个表的字段位置可以不一样,但是数据字段必须都要一样
各个表如下:
第一步:选中总表区域A2:B7
第二步:单击数据选项卡,合并计算
第三步:选择引用区域 A2:B7
结果
六.条件格式
条件格式,通过条件格式然某些符合条件的数据突出显示出来
1.根据特征设置条件格式
2.内置单元格图形效果
3.自定义条件格式
1.根据特征设置条件格式
第一步:选区域,开始选型卡,条件格式突出显现单元格
第二步:我选择介于
结果:
可以多次设置
Ctil+Z撤销
项目选取规则,将数据中前10项或者高于平均值突出显示出来。
高于平均值结果
2.内置单元格图形效果
条件格式中,数据条,色阶,图标集可以将符合条件的数据进行突出显示
数据条:值越大,数据条长度越长
色阶:
图标集
七.数据的有效性
数据的有效性:可以防止我们将不符合格式的数据录入。有点像数据库中的键约束。
可以设置整数小数类型,序列类型,时间日期类型,长数据信息,设置提示信息。
第一步:选择区域,数据选项卡,数据有效性
第二步:参数设置,允许值设为整数,介于0-30
结果:
设置参数等
自定义有效性
1唯一性
2序列
则输入的数据只能来源于序列,输入其他内容报错
输入信息提示
出错警告
圈示无效数据
有效性一般是数据录入前输入的,如果数据是先录入的,我们可圈示无效数据,把错误数据圈出来。
第一步:已录入数据。
第二步:设置有效性
第三步:圈示错误数据
八.导入外部数据
可以把其他类型的数据导入到表格文件中
可以导入文本文件
导入access文件数据,
导入网页数据
第一步:数据选项卡,导入外部数据
第二步:
其他文链接:
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