文档管理系统解决方案
在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中，一般存在大量的工程与技术文档，人工管理及检索这些文档工作量非常大，极大地影响了工作效率；同时由于某些文件通常存在多个版本，如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问题。
为了解决上述问题，必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征：
- 适用于工程与技术文档的全部生命周期，即从创建文件到评审、批准、进入受控状态，在经历管理、修改、再修改等过程。
- 必须支持网络，支持大型团队协同使用。
- 具备自动化办公的功能，如电子邮件、支持公文等。
软件概述
传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。
本软件是基于C/S结构的局域网软件系统，以微软的Windows为运行平台，使用了微软的Exchange Server 2000的Active Directory目录服务，与Windows操作系统高效结合，提高了系统的稳定性与易用性，具体表现在以下几个方面：
- 本软件的邮件服务器使用Exchange Server 2000；
- 本软件的邮件客户端使用了Exchange Server的客户端软件Outlook；
- 本软件的用户管理使用了Exchange Server的Active Directory目录服务的用户管理部分，使软件用户与Active Directory用户结合；
- 本软件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客户端软件Outlook为信息通道，实现了公告、通知提示的实时、快捷性。
软件功能（模块）
- 文档生成模块
包括文档建立、审批流程、批准、进入受控状态，本模块保存文档建立整个过程信息，例如流程、审批意见等。 - 文档管理模块
包括分类保存、查询、报表、修改、保存修改过程信息。文档管理是文件的受控过程。 - 电子通知
电子通知借助电子邮件功能向指定人员发送特定信息，并能跟踪信息的流向以及反馈信息。发送者可以看到通知接收人是否看过该通知。 - 电子公告
向全体人员发送特定信息，但不要求有反馈信息。 - 电子邮件
电子邮件是信息传送的通道，同时有利于办公自动化更好的实现。 - 文件服务器模块
文件服务器是一个具有客户端与服务器端的软件模块，它具备分布式网络文件系统的功能，同时还具有自动增量备份的功能。文件服务器的服务器端软件运行在文件服务器计算机上，文件服务器的客户端模块嵌入到文档管理系统的客户端软件中。 - 数据库服务器
数据库服务器保存处理系统信息。 - 流程定制模块
用于定制、管理文件生成流程。增加以下模块：技术状态管理模块、网络会议 - 用户管理器
分级用户管理，管理用户的信息，定义用户的权限。 - 上下文管理器
管理本系统所应用的上下文信息，例如当前用户信息，用户的状态、应用程序的状态等。上下文管理器是各个模块间信息流通的通道。 - 通行证管理器
根据当前用户的信息及权限定义检查操作是否可进行，防止非法用户入侵系统。
成功案例介绍
背景情况
航天工程对科研管理的规范性要求极高，工程技术文档的更改控制比较严格，在人工操作的状态下会耗费大量的人力和物力且很难保证工程技术文档在技术人员手中的版本的一致性，影响工作效率的提高。
业务实施的过程
空间中心《工程管理自动化信息系统》是瑞软文档管理系统的一个典型应用。空间中心作为航天科学的研究机构，每年都会产生很多工程文档与公文，过去整个研发系统各个研究室计算机未能全部连网，各种文档有专门的人进行管理，耗费了大量人力，且纸印文件必须提供文件柜来存储，很浪费空间。通过使用《工程管理自动化信息系统》，大大改善了科研环境。
系统网络图
系统功能图
文档管理系统解决方案相关推荐
- 制造业数据安全如何保证？天翎知识文档管理系统+群晖NAS企业级解决方案
编者按:本文分析了制造业文档管理中的需求,并进一步指出天翎知识文档管理系统+群晖NAS企业级解决方案是如何满足企业需求,为企业赋能创新的. 关键词:免安装维护,流程审批,私有化部署,安全技术,权限管理 ...
- 扫除知识共享障碍，天翎知识文档管理系统+群晖NAS一体化解决方案
编者按:知识共享是企业知识管理的重要模块,本文阐述了企业知识共享中常遇到的障碍,并指出知识文档管理系统可以帮助解决这些问题,而NAS与知识文档系统的结合更是锦上添花. 关键词:文档分类,版本管理,在线 ...
- 什么知识库工具适合小团队？看看文档管理系统+NAS的最新解决方案
编者按:还在为团队选那款网盘而发愁吗?试试文档管理系统和NAS结合吧,高效率低成本,适合小团队. 关键词:免维护,免安装,大容量,在线编辑,文档共享,数据安全 对于企业或团队而言,知识库软件的目的就在 ...
- Microsoft SignalR Map Controller具有页面可见性API和事件模糊功能，可映射文档管理系统（DMS）中的用户交互
介绍 信息技术已成为企业中的战略因素,在业务流程中提供了强大的支持[6].当前,来自多个部门的技术人员的使用直接影响了所获得的组织成果[3].管理文档的能力已成为管理业务知识必不可少的工具[9].在这 ...
- 基于云的文档管理软件/文档管理系统（DMS）
基于云的文档管理软件 由于违反法规而导致的安全漏洞.数据丢失.版本管理等难题和诉讼已经变得非常普遍,以至于这一切都感觉像是"正常"的现象.使用文档管理系统,可以让您避免这些麻烦.安 ...
- 云服务器文件管理系统,文件服务器版文档管理系统
文件服务器版文档管理系统 内容精选 换一换 eBackup支持统一的证书管理功能,包括导入.查看和删除证书.请优先向相应产品的运维管理人员获取相应的证书文件.如果未获取,请参考以下操作需求获取相应的证 ...
- 文档管理服务器脱机编辑,如何离线访问nicelabel文档管理系统
该楼层疑似违规已被系统折叠 隐藏此楼查看此楼 问题: 在Web服务器上运行的所有关键任务服务必须始终可用.服务的持续可用性带来两组潜在问题: 服务器可用性问题 客户端Internet访问 问题 使用n ...
- LogicalDOC 6.6.2 发布，文档管理系统
LogicalDOC 6.6.2 更新恶劣用户界面,增加了 Boolean 扩展属性类型:修复了 Web 服务中的全文搜索 bug:修复了图表中的统计错误等等. LogicalDOC是一个采用Java ...
- 服务器文件整理流程,制造过程数据文档管理系统方案
原标题:制造过程数据文档管理系统方案 概述 盖勒普智能制造生产过程数据文档管理系统方案 - 使用了全球领先的 Predator PDM™ 平台化无纸化现场信息推送核心技术 盖勒普智能制造生产过程数据文 ...
- KM知识文档管理系统对企业的重要性
近几年来,随着企业对于知识文档管理的重视,越来越多的企业开始引入并使用KM知识文档管理系统,使其地位也随之水涨船高.可能有一些中小企业对KM知识文档管理系统是什么还不了解,对其的作用是什么也是一知半解 ...
最新文章
- Python_编写UDP通信编解码类、文件的上传、远程执行命令、黏包
- h5 video 手机 显示第一帧_解决h5嵌入app后video标签poster不能显示视频第一帧（表现为空白）...
- 在Android中实现异步任务
- AlphaGo Zero你也来造一只，PyTorch实现五脏俱全| 附代码
- Android编程之仿微信显示更多文字的View
- 解决React Native使用Fetch API请求网络报Network request failed
- python装饰器 练习
- CNVD-2020-10487（Tomcat AJP）漏洞
- 切披萨n块需要几刀原理c语言,别再问我披萨要切几块了
- Dialog确认按钮不dismiss
- leetcode之随心刷
- 用一个创业故事串起操作系统原理（五）
- 读文献——《Curriculum learning》
- vs+qt 设置应用程序图标
- php抓取网页上的指定内容
- ReviewBoard安装配置
- springboot报错（三） webjars被拦截或找不到
- 元宇宙：超越现实体验，Meta-Architect能设计什么？
- 什么是bypass？什么是旁路交换机？为什么需要旁路交换机？
- Hadoop之机架感知