多人共享EXCEL文件使用

这是我前段时间在sapkevin.cublog.cn上写的博客，现转载在此。

在有些情况下，我们可能需要多人同时使用一个EXCEL文件，而且每个人都需要在这个文件中输入内容。以前我们可能会这么作：一个人打开这个文件，输入完成后，通知另外一个人可以使用这个文件了；如果一个人想使用这个文件，却发现别人正在使用，要么等待这个人使用完毕，要么电话通知他用完后告诉自己。不管怎么说，都是比较麻烦的，而且如果有个人想长时间使用这个文件，那其他人就别想用这个文件了，当然用只读的方式看除外。

现在我们可以使用EXCEL自己带的一个功能来实现多人共享使用一个EXCEL文件。

点击工具菜单下的共享工作簿。

这时出现下面的画面。涂色的部分就是我们要使用的功能选项。钩选它，EXCEL就允许多人同时使用文件。因为我们还没钩选它，所以在下面的区域里表示我自己在独占使用这个文件。

钩选它。

随后我们在到下一个视图中看看高级选项。

第一部分，它表示你想保留修订记录的时限，EXCEL缺省是保留30天，就是说30天的使用这个文件的人作的修订（含新增、修改、删除等操作），EXCEL都会给保存下来。当然你所付出的代价就是这个文件的大小会急剧的膨胀，会大到你原先文件大小的几倍到几十倍。

我们可以减少这个时限，比如减少到5天，文件就不会膨胀到很大了。如果你认为没必要保留这些修订记录，你也可以选择不保留修订记录。

第二部分，它表示你想何时来更新这些修订。EXCEL缺省为你在保存文件时来更新，你也可以选择第2个选项，每隔一段时间进行更新。其它的选项，使用缺省就可以。

第三部分，它表示在用户存盘时发生冲突时的策略，使用缺省就行。

第四部分，它表示你是否保留自己使用这个文件时的设置：打印设置和过滤设置。建议都用。这样，你在下一次打开这个文件时，EXCEL会使用你上一次退出时的设置。

这样，点击OK后，文件就可以被多人使用了。

设置好的文件，建议放在单位的服务器上，同时给员工设置好相应的权限，如张三、李四等几个人有修改权限，其他人都只能有看的权限，这样就可以实现多人共享使用，同时可以防止非授权的改动。

具体使用：

有修改授权的人，在打开文件后，在标题栏上就会有共享字样。

一个人所作的改动，在他存盘后，并不是马上就能在他人的计算机反应出来，这需要你进行一次保存动作，哪怕你什么也没有输入，你保存后，你的这个EXCEL文件就会自动更新到这个文件的最新状态。

我们在前面所提的文件保留修订记录，可以通过工具菜单下的修订跟踪来看你的修订记录保留时限内的相关记录。

通过上面的设置，我们就能实现多人同时作同一个EXCEL文件进行读写操作，但为安全起见，建议对有权进行读写操作的人划分读写区域，以防止多人对同一个单元格进行修改而引起的冲突。

需要注意：这样的共享文件，请作好相应的备份工作。由于保留修订记录，文件会在使用的过程中变得非常大，同时文件使用会变慢，可能是因为这样的原因或其它的原因，文件会在某些情况下损坏掉，虽然概率很低的，但也请使用者注意，要万分小心。文件损坏的原因待查。

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