数据的输入

一、不同类型数据的输入
二、重复数据的输入
三、有规则数据的输入
四、数据有效验证
五、导入外部数据
六、总结

一、不同类型数据的输入

1.文本型数据
\quad输入字母、文字等内容会默认作为文本处理，一些特殊情况需要设置单元格为文本格式，例如：以0开头的数字编号，身份证号码等，如果不设置为文本格式，这样的数据将无法正确显示。

说明： 在文本单元格中，单元格中显示的内容与输入的内容完全一致。

【数据显示格式设置】选中要设置的单元格区域，切换到“开始”选项卡，在“数字”组中单击格式设置框的下拉按钮，选择对应的格式，再在单元格区域输入数据。

2.数值型数据
\quad直接在单元格输入数字，用户输入什么就显示什么，根据实际操作的需要可设置数值的其他显示格式，如包含特定位数的小数，以货币值显示，显示出千分位符等。
【数据显示格式】 选择需设置的单元格区域，单击数字组中右下角的按钮，打开“设置单元格格式”对话框，进行相应的设置，数值型和日期型数据可先输入数据再设置单元格格式，也可先设置再输入数据。

3.日期型数据
\quad和数值型数据类型，但是注意在单元格输入日期和时间时，需要借助符号（日期常用“-”或者“/”）将数字相连才能被程序识别，被程序识别的日期与时间会显示为默认格式（日期为“2020/2/1”的形式，时间为“9:08:00”的形式）

注意： 判断数据类型最直观的方式，数据默认是左对齐为文本，右对齐一般为数值或日期时间。

二、重复数据的输入

\quad如果某些单元格数据相同，可以快捷方式一次性输入。

一、【连续单元格填充相同数据】
①输入首个数据，将光标定位到该单元格右下角，直至出现黑色十字型，鼠标左键向下拖动即可得到连续的相同数据
②当相邻列有内容时，出现黑色十字型后双击即可得到与相邻列同行数的连续的相同数据。

③选择需要填充的单元格区域，在活动单元格（选择的区域中背景色为白色的，其余为灰色）中输入数据，Enter+Ctrl快捷键即可得到想要的效果。

注意： 只能为纯数值或者不含数字的文本 数据，含数字的文本数据会导致数字呈递增状态而非复制填充。对于含数字的文本数据想要得到相同数据，可以按住Ctrl键下拉拖到或者直接填充后点击右下角的“自动填充选项”按钮，选择复制单元格即可。

二、【不连续单元格输入相同数据】
按住Ctrl键依次选中需要输入数据的单元格，松开后在活动单元格里输入数据，按Enter+Ctrl快捷键，即可得到想要的效果。

三、【多张表格同时响应输入相同数据】
先将多张表格形成一个工作组 （按Ctrl键，分别在包含的表的标签上单击即可），然后在其中一张表中编辑数据，其他表中会出现相同的数据。

注意： 只有在多张表为工作组的状态才能实现效果，建立工作组后再点击非当前表的标签就会取消该状态。

三、有规则数据的输入

有规则的数据如序号、日期、月份等
一、【连续序号的填充】
输入首个序号（eg 001 需要先设置文本格式），光标移至单元格右下角至变成黑色十字状，下拉拖到即可。
注意： 当数据为含数字的文本数据时也可以实现递增填充，数值型要按住Ctrl键拖到填充，或者从“自动填充选项”按钮的下拉菜单中选择**“填充序列”选项**。（当相邻列有内容时，下拉操作可通过双击实现相同效果）

二、【不连续序号的填充】
与连续序号的填充类似，区别在于填充源的输入，例如001,003，005…，则需要输入前两个序号作为填充源，从而让程序找到填充的规则。

三、【日期的填充】
在填充日期时，默认按日递增显示，填充方式也是十字形下拉，当填充完毕后可以通过“自动填充选项”按钮选择不同的填充方式（如：按月填充，按年填充，按工作日填充）

四、数据有效验证

\quad数据有效验证是指让指定单元格所输入的数据满足一定的要求，如限制输入数据的类型，数据范围等

一、【限定数据类型和数据范围】
\quad选择单元格区域，在 “数据”选项卡 的 “数据工具”组中单击 “数据验证”按钮，进行相应的设置。单击 “允许”设置框 右侧的下拉按钮可以设置不同的数据类型，在 “介于”对话框下可设置数据的范围。

二、【建立可选择输入的序列】
\quad如果有一部分单元格区域输入的数据是固定几项，可以设置可供选择输入的序列，以免输入错误值。在“允许”文本框中选择“序列”，接着在“来源”文本框中输入可选数据值，之间要用英文状态下的逗号分隔开。
\quad如果序列过长，可以在单元格中输入序列，然后导入到“来源”文本框即可

三、【公式建立验证条件】
“允许”对话框选择自定义，在公式中输入满足的条件（利用活动单元格写条件，条件为真为可输入数据的范围），记得开头一定要先输入等于号=

四、【输入提示】

\quad输入数据不符合时会弹出错误提示框，还可以为单元格添加输入提示，当鼠标指向单元格时系统会显示输入提示。
设置方法：数据验证对话框单击“输入信息”标签，在“标题”和“输入信息”对话框中输入要提示的信息

五、导入外部数据

\quad通常文本文件的数据需要具有特定的格式，如通过空格，Tab键或者其他符号作为分隔符，当把文本文件导入Excel中才能通过相应的分隔符实现数据划分；如果文本文件无规律可循则会导致数据混乱。
\quad从网页导入的数据是无格式状态的。

六、总结

①数据显示的格式设置

②数据填充
十字形下拉/双击填充（纯文本/数字为复制填充效果，含数字文本/日期为填充序列效果；纯数字按住Ctrl为填充序列效果，含数字文本按住Ctrl键为复制填充效果）
可通过“自动填充选项”按钮选择不同的填充方式

③数据验证

注意： 数据验证只对待输入数据的单元格起作用，已经输入了数据的单元格即使数据不符合也不会显示错误。

④数据导入

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