时间管理专题

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时间管理专题_软件篇01

#NOTE要点:神文，从目标管理到时间统计完整流程，作者亲历

要点：此文过猛，

引用作者原话：全文我认为信息量还是比较大的，我的思路和技巧写的比较详细。但正因为如此，我很担心初学者会完全照搬。让初学者做年/月/周/日的详细计划，按照常规小项、特殊计划事无巨细，我认为是不负责任的表现。

建议从大到小，方向远比细节重要

标题：大家都有什么时间管理的工具和技巧？

作者：涂俊杰

链接：https://www.zhihu.com/question/19678040

2015年年末，我在知乎上浏览「怎么总结你的 2015 年？」时，很想说些什么，却又无从谈起。2016年4月，读《小强升职记》和《把时间当作朋友》两本书，心中困惑愈浓：时间都去哪儿了？去年的今天我做着什么事？有什么得失？几个问题就让我哑口无言，这让我感到绝望。

我告诉自己，不能这样惶惶度日。全世界所有人，不论贫穷富有，地位高低，只有时间最公平。一天24小时，不偏不倚。作为普通人，在相同的时间内做更多有价值的事情，是我唯一的机会。所以，我开始管理目标，想和世界争一次。

我将按照以下五点讲述我是如何进行目标管理（不讲纯理论，实操展示，部分数据经过处理）：

一、目标管理：目标的分解与展示

二、数据实操：事件记录及数据化

三、社交激励：请把目标公之于众

四、学习推荐：时间管理学习渠道

五、一些忠告：踩过的坑学到的事

一、目标管理：目标的分解与展示

最直观简便的目标管理参考系就是「时间轴」，在预定的时间内完成某个固定目标，如「十月份去深圳看海」、「2017年年薪达到20W」等等。所以我按照年/月/周/日来分别展示我是如何按照这四个节点制定不同目标的。

年——回顾

年回顾的目的就在于让我回想起这一年时，不会觉得无所事事。至少能说清楚「时间都去哪儿了？去年的今天我做着什么事？有什么得失？」。

#人生百事清单

列出你觉得自己这一辈子要做的事情，不一定真要100件。如果目前没有头绪，可以参考这篇文章「一生必做的100件事」，还有简书网友的文章《我的人生要做的100件事》，而我的部分「人生计划清单」如图。

#普鲁斯特问卷

每年做一次「普鲁斯特问卷」，了解自己的价值观、兴趣爱好及特质。记录自己不同年龄段的喜好和年岁渐长对自己带来的改变。我近年的「普鲁斯特问卷」如图。

#每年定时邮件

某个周末，我在面馆吃面，QQ提示我收到一封邮件，主题是「致一年后的你」。我恍惚，这是我去年今天写给自己的定时邮件。打开阅读后，突然觉得阳光明媚。从前你觉得困难重重的问题，一年后再问自己，应该会有不一样的答案。信件如图。

#分月记事+年终感悟

通过每月的事件记录，按照1-12月排序，回顾自己这一年都干了些什么。随便写几段话，聊聊感悟，不必长篇大论，也不用在意文笔。目的就是多年后回想起这一年，发现自己存在过。

月——明细

月明细是年度总结的数据基础，所以每月抽时间认真填写一次很有必要。在这之前，一定要把月总结表的项目罗列清楚，哪些是直接填数据就行，哪些是需要思考的个人感悟部分。如图示（以「——」标注大项，以「#」标注小项，红线处为感悟填写部分，含「XX」为数据填写部分）。

可以发现，我的月总结表项目划分模板为：

1.本文用时（记录写计划总结的耗时，包含计划时间+总结时间）

2.月大事件（从日记和周报中抽取我觉得重要的事件记录）

3.月度感悟（不要深思马上写，只写对当月印象最深的事）

4.职场生活（每月初指定的工作目标有没有完成，为什么）

5.生活目标（可把「人生百事清单」分配到每月，看看是否完成）

6.消费账单（收入/支出/储蓄，哪项未达标，是否产生冲动消费）

7.人际关系（当月和哪些人聊得多，通过什么认识了哪些新朋友）

人生的大类归根结底要么在工作，要么在生活，所以我着重讲一下4和5两项需要注意的地方。对于初学者，十分不建议大项下列很多小项。因为初学者需要的是持续的成就感，项目超过自己的把控能力，往往会让人丧失信心导致放弃。因此，初学者需要列出小项时只有一个原则：能快速给你带来成就感。想想你本月完成哪些目标，会有成就感；想想你本月生活中办妥哪些事情时，会有成就感。

以我为例，我在「职场」大项下列出了「#玄甲」和「#培训」两个小项目，「#玄甲」包含我所在项目组最重要的两项数据指标，代表我这个月在工作中主要抓这两项即可；「#培训」是我本月在工作之余能为部门成员提供的一些经验分享，利于提高整个团队的素养。这两小项的完成都能给我带来极大的成就感（哪些事情能带来成就感？看看你的小组目标，尝试超越它）。

另外在「生活」大项下我列出了「#日常」、「#健身」、「#读书」、「#写作」、「#下厨」、「#室外」、「#月计划」7个小项。你可以认真想想自己每月固定做的事情有哪些？自己喜欢下厨？运动？还是读书等？对于初学者，同样建议不要贪多，列3个基本小项即可：「#日常+#‘某个兴趣’+#月计划」。特别解释一下「#月计划」，意思是当月你给自己定好的成就感目标，来源可以是「人生百事清单」，也可以是突发奇想。比如我10月的月计划就是去蹦极，哈哈。

周——感想

周感想的侧重点是感悟，组成就是简单的周事件+周感想。如图示（标题自定，我直接以成稿时间为标题）。内容轻松随意，嗯，可以看出来，作者是个吃货。

日——流水

日流水就像我们所说的日记。不注重辞藻甚至标点断句，完全随意，全凭喜好。记录的内容直接是事件本身就行。我也曾听过一个日记原则：「日记应该只记录两件事，一件今天学了什么，一件受了什么委屈。」并不绝对，写出来供大家参考。我目前的做法是什么都记，重在全面。记录工具也不必麻烦，直接上Excel，方便筛选，如图示。

目标管理的首要原则就是把大目标切分为小目标，于是我把一年切分成了年/月/周/日。没有列「季」，是因为我觉得我暂时还没有区分季月的必要。每一个切分单元必须有不同的侧重。如年注重回顾、月注重数据记录、周注重感想、日注重事件收集。不仅如此，每一个层级必须有由上至下的对应关系。比如年回顾中的「分月记事」来源于月明细的「月大事件」；月明细中的「月度感悟」大多来自于周感想；周感想中的「事件记录」则来自于日流水中的日记部分。

如果没有侧重，那么切分出的年/月/周/日内容就会有重合，浪费记录时间；如果没有对应关系，那么事件记录和感悟就有可能「失真」（记忆不是据实记录而是重新建立的）。

二、数据实操：事件记录及数据化

一年12个月、365天、8760小时。我们只要记录下每天的24个小时，日积月累就构成了我们的一年，甚至一生。我将从时间记录、事件记录和生活记录三个方面来讲解我如何对待我的一天。

时间记录

先把自己每天的24小时按照不同时段进行分类，比如06:50-07:15是早餐时间，如果到时间你没有吃早餐，长期坚持形成的生理心理习惯会带给你强烈的「负罪感」。它有助于你改掉许多坏毛病。

#工作时间表

05:30-05:40 起床

05:40-06:00 健身

06:05-06:25 跑步

06:35-06:50 洗澡

06:50-07:15 早餐

07:20-08:15 去公司

08:30-18:20 工作

18:25-19:20 回住处

19:30-22:00 娱乐

22:20-05:25 睡觉

#周末时间表

05:30-05:40 起床

05:40-06:00 健身

06:30-07:00 跑步

07:30-07:50 洗澡

08:00-21:30 学习OR娱乐

22:30-05:25 睡觉

每天的大类时间清单列出了，但是日常生活中更多的是「碎片时间」，比如去公司的路上、工作烦躁的间隙等等，想要掌握自己每分每秒的动向可以使用「atimelogger2」APP，只用你在做某事前在APP上打点，那么它能完整记录你的一天。有兴趣可以阅读简书网友的文章：《aTimelogger2使用三年心得》，图片取自网络。

由于我觉得做每件事前都要先打点太麻烦，而我目前也没有精确到分钟的需求，所以我选择了取巧的方法。使用「24Pi」（安卓版，iOS可使用Moment）APP进行APP使用时长统计。原理是我的日常行为最多的就是工作（PC）+手机（APP），所以只需要记录我使用APP的耗时，就能大概知道我一天的时间组成。

想要记录使用电脑的耗时，可以使用ManicTime。

事件记录

不知道大家发现没有，在职场中晋升的一个标志就是「分清事件的优先级」。我们每天固定24小时，事情太多只会压得你喘不过气，别说什么时间管理、精力管理，焦虑感就够你喝一壶。所以，不仅要知道自己每分每秒在干什么，还应该清楚每分每秒该先干什么。

#纸笔

正常工作日，大部分时间都在公司。在正式开始工作前，请先在笔记本上写出今天你要做的事情，并画上方框。然后区分这些事情的优先级，一般情况下是：领导需要＞团队/部门需要＞个人需要。然后，完成一件就把方框用笔划掉。看着事情一件件被完成，心里会很爽的。我的个人草稿本如图示。

#工具

当然有像我这样习惯纸笔手记的人，也有习惯用在线工具记录的人。在线事件记录的软件有很多，比如为知笔记就有「待办清单」（快捷键CTRL+ALT+D）功能。软媒时间有事件提醒功能。我只介绍我使用的软件「Doit」，使用付费版本100元/年有PC+移动多平台同步功能，不管是在工作环境（PC）还是休闲环境（手机）都能快速添加想到的事情。

结合上文说的年/月/周/日事件管理，在使用Doit时可以为「人生百事清单」和「#月计划」建立项目单元，把路上想到的事情丢进「收集箱」，把每天早晨梳理好的工作丢进「今日待办」。相信你的生活会越来越有秩序和规律（软件详细使用方法可参考：Doit常见问题）。

生活记录

我在《如何构建自己的笔记系统？ - 涂俊杰的回答》一文的结尾贴了一张Excel记录表格。这张表格是为给前文提到的「月明细」做数据支撑（下文破折号后为对应关系），如图示。

下面我详细解释一下整张表格各部分的数据来源：

1）日期+星期+天气（红底）——「#日常」

这部分不用解释，按照实际情况填写即可。目前更新部分「天气」已删除。

2）评级（粉红）——「#日常」

评级是个很私人的指标，目前分为1-3，3个等级，可以理解为心情的好、中、差。但不同的人对于心情的评判标准是不一样的，我说一下我的标准供参考吧。1-完成某事，有成就感；2-普通的一天；3-愤怒/委屈等负面情绪。

3）睡眠+健身（橙底）——「#健身」

4）读书（黄底）——「#读书」

5）写作（绿底）——「#写作」

写作平台我直接用为知笔记，而且我一般是当天写了几篇就在Excel中填数字。

6）理财（青底）——「——消费」

我目前使用的「口袋记账」APP，每晚整理当日开销后，填在Excel中即可。

7）电话（蓝底）——「——人际」

这部分我做了更新，参考运营工作中的「RFM模型」自建了一张人际关系频率表，不具体展开，今后在写。如上图则只需要按照手机通话记录填写即可。

记录这张表格的时候，别看数据多，其实大部分数据每天都是固定的，直接复制即可。比如「健身」，每天跑多少公里，做几个俯卧撑等等。比较麻烦的就是「读书」和「理财」两个环节。我在读书一栏记录的是我当天使用多看APP阅读书籍的页数，不同的人使用的阅读工具不同，这个数字自然不同。这里有一个原则就是：做数据记录时尽量使用公用单位。什么叫公用单位？我最早跑步记录的并不是「跑步公里数」而是「跑步圈数」，为什么不记录圈数改为公里数呢？因为公里是公用单位，而圈数不是。1公里，大家都知道是多远，但1圈谁知道是多少远呢？至于理财一栏，其实难就难在每天的消费如果你没有及时在APP标记，那么事后容易忘。幸运的是现在大部分商店都能用支付宝/微信支付，忘了也没关系，回来看支付记录就好。

三、社交激励：请把目标公之于众

微信社交

除了「#日常」、「#健身」、「#读书」、「#写作」、「#下厨」、「#室外」、「#月计划」这些常规事件外，我有时会自行开展一些特殊事件。比如我在2016年8月29号开展了「#21天早起#」计划。计划的目标是：连续21天5:40前起床。这个计划对于上学都没这么早起来的我来说，无疑是个天大的难题。好在我坚持完成了，还写了一篇《21天早起计划（8.29-9.18）日记 - 涂俊杰的文章 - 知乎专栏》。

我是怎样坚持完成的？我之前回答过《自律性很高的人是如何做到坚持良好的自我管理？ - 知乎用户的回答》，秘诀就是使用社交激励，把目标公之于众。利用羞耻心，对抗自己的懒惰。因为我深知自己的弱点，坚持2，3天没问题，但要连续21天如果没有其他人的监督，我肯定跪！所以我一开始就断了自己的后路。28号晚发朋友圈公开我的「#21天早起#」计划，并留言说，只要我当天没起床，那么就给前一天所有点赞的朋友发红包。

我深信，朋友圈里一定有等着看我笑话的人。所以每天早晨起床不管有多难受、抓狂，我都狠心坚持，凭的就是一颗不想被嘲笑的羞耻心。这个计划虽然现在已经结束了，但是我打算继续坚持下去，虽然不知道自己能坚持多久，但是这21天对我来说，已经是超越。

回想这次特殊计划的社交激励法，我用了3个步骤：

1.每日签到——形成习惯

每天醒来的第一件事就是截图手机界面的时间，然后发朋友圈，当做签到。（不用怀疑我截图后又睡，没有）

2.设定奖惩——鼓励监督

1）奖他人

如果我当天起床时间超过5:40，那么就给所有前一天为「#21天早起#」计划朋友圈点赞的朋友发红包。不仅刺激朋友们参与监督，也暗示自己：小鳖崽子，你要是敢食言，发红包就能爽死你。

2）奖自己

每天坚持做一件事，虽说功不唐捐。但如果能给自己设定一个目标奖励，也有些许激励作用。比如我现在就打算，只要我坚持连续早起90天，就换电脑。呵呵。是的，我就是打定主意自己坚持不到90天，哈哈哈。

3.定期总结——数据汇报

在9月18号结束「#21天早起#」的当晚，我整理了这21天来所有为我这条朋友圈点赞朋友的数据，并制作了汇报进行公开。大家的反响还不错，并且在公开汇报后，有更多人参与到点赞监督的环境中来。

觉得有趣的朋友可以试试，也欢迎加入我「#21天早起#」计划的队伍，嘿嘿。

圈子社交

发朋友圈让朋友监督的方法虽然好，可是有一个弊端，那就是事件本身的参与感低。朋友们大多为你加油打气，但真正能和你一起参与到计划中的人基本没有。那么如果你能找到一群都对「#21天早起」计划有兴趣的朋友呢？

圈子社交多指豆瓣小组、同好培训班、QQ/微信社群等等，一群互不相识的人因为一个目标而共同努力，见证彼此的成长不是很有趣吗？

豆瓣小组：早睡早起

朝夕同城：早起，你不是一个人在战斗！

四、学习推荐：时间管理学习渠道

网站

褪墨：文章列表

小强时间管理博客：小强的时间管理博客

知行养成社区：知行养成社区

微信公众号

朝夕日历（ID：zxrili）

时间管理实践者小强（ID：shijianguanli2015）

大头说时间管理（ID：ILOVEGTD）

书籍

《小强升职记》读书笔记

《把时间当作朋友》读书笔记

工具（Win 7＆Android 6.01）

除了文中提到过的自用时间管理软件应用外，再介绍一些好用的软件。

#ManicTime（PC）

评测请看：ManicTime:优秀的个人时间追踪/分析软件（深度使用指南）

#为知笔记（PC+Mobile）

（全局呼出快捷键：CTRL+ALT+D）

有兴趣请看我的回答：如何构建自己的笔记系统？ - 涂俊杰的回答

#软媒时间（PC）

#番茄土豆（PC+Mobile）

介绍请看：番茄土豆 – 番茄工作法 + GTD 帮你提高效率

#奇妙清单（PC+Mobile）

不喜欢Doit可以用它替代，免费同步各大平台

#记事本

你没看错就是它！新手我不推荐使用任何需要高学习成本的软件，只要你有心学习，任何阻碍你行动的软件都是异端。所以不管是电脑还是手机，自带的记事本就是最容易上手的事件记录软件，想到什么就写在记事本里，不怕忘。

五、一些忠告：踩过的坑学到的事

——我按照你的文章做时间管理能成功吗？

不能。

——别掉进工具的「效率黑洞」

在生活过程中，各位要始终牢记一件事，那就是：我们使用工具是为了提高我们的效率，不是为了使用而使用它。任何工具都是为人服务，如果你过于吹毛求疵，把时间浪费在相同软件的评测对比上，不仅会让你犯「纠结病」，还会违背时间管理的初衷，得不偿失。我个人的经验就是选择一款你顺手、顺眼的，然后开始用就好。

——抑制「不可自制时间」

什么叫「不可自制时间」，比如晚上，我发誓下班回家后20:00-22:00要看公开课，上在线培训班，结果一回来就胡吃海喝刷新闻，看综艺。事后又后悔自责，不该浪费时间。这种带有「下定决心——抛之脑后——悔恨自责」路径的目标时间，就叫做「不可自制时间」。我的解决办法很粗暴，既然这段时间我不可自制，那么我就压缩、转移掉这部分时间。比如我的「#21天早起#」计划，有一个原因就是因为我下班回来不做事，玩儿到24:00才睡。后来一狠心，把22:30-24:00的时间转移到5:30-7:00，接着发朋友圈。呵呵，折磨自己就对了。

——伟大的两分钟

小强老师在《小强升职记》中的一句话让我获益匪浅，那就是：「将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。」这个小技巧不仅可以极大的减少你的待办数量，还可以让你有意识的评估完成事件的时间长短。试试吧，贯彻这伟大的两分钟。

——感受时间的流动

你有没有听过或见过不看表就能知道现在时间的人？李笑来老师在《把时间当作朋友》提到这项技能是可以学习的。被动学习方法是在你想看时间的时候先猜，猜的多了慢慢就有感觉了；主动学习方法是牢记你的某些日常行为耗时，比如从家里走到地铁需要多久，围绕操场跑一圈需要多久，用熟悉的时间刻度去慢慢衡量陌生的时间刻度。

——对初学者说：别想一口吃掉一个胖子

本文是我经过长期理论知识消化和实践后的结果，严格来说对其他人并不具备任何实际指导作用。事实上，任何一件事在持续开展中都会出现不同的阶段，比如初学者的小白阶段，进阶者的高手阶段。不同阶段当事人的把控能力一定是在逐步提升的，看待问题的角度也开始改变。所以不同的人、不同的阶段都有不同的记录方法，我更希望读者从我的实操过程中提取可借鉴的思路。初学者千万别想一口吃掉一个胖子。

全文我认为信息量还是比较大的，我的思路和技巧写的比较详细。但正因为如此，我很担心初学者会完全照搬。让初学者做年/月/周/日的详细计划，按照常规小项、特殊计划事无巨细，我认为是不负责任的表现。

所以我只推荐初学者做这四项记录：

1）人生百事清单（耗时2h）

2）每年定时邮件（耗时30min）

3）工作时间表（耗时10min）

4）日流水（耗时10min）

对，只有这四项，我甚至不推荐新手做任何数据记录或使用辅助软件（记事本可用）。尝试在记录日流水一周后，回头看看自己这一周每天做的流水账，如果有感悟就写下来，没有的话就再坚持一周。若是始终不来感觉，那么不必强求。没有任何人说过做好时间管理、事件管理就能走上人生巅峰。等到你什么时候慢慢提起兴趣了，我们再做更详细的分解和记录。

最后，用一句话和大家共勉：「当你觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。」

**怎么总结你的 2016 年？ - 涂俊杰的回答 - 知乎（为了回答这个问题，我准备了一年，推荐阅读）

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