【企业管理】高效会议关注点

最近看了花老师一篇文章《如何开一个高效的工作会议？》，整理如下笔记要点，同时也结合个人经验做简要的解读补充，欢迎大家探讨。

01 会议必须解决问题

02 会议由项目负责人主持

03 明确4个时间

04 开会的核心是谈行动方案

05 会议要得出结论

01 会议必须解决问题

建议：

1. 会议不是拿来讨论问题的，会议必须拿来解决问题。

2. 会议必须要有一个很明确的主题，而且所有围绕这个主题的资料要提前准备。

3. 会议的工作方法决定公司两件事情，一个是效率，一个是品质。

【个人解读】

会议的目的必须明确，可开可不开的会议就不要开。会议是有成本的，必须解决问题的会议才去开。一定要让与会者明确，为什么参加这个会议，会议的议题有哪些，他的参与需要发挥什么样的作用。而一些临时会议，往往是被人拉进去开的会，往往是浪费时间，效率低下。会议的准备工作往往决定会议的效率和效果，一定要想办法做好会前准备的工作。

02 会议由项目负责人主持

建议：一般来说解决问题的负责人来做主持人，因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持，他就按流程把会议主持完，但是他绝对不关心会议的结果。

【个人解读】

现实中，不少会议并不是解决问题的负责人来主持，从而导致会议结果往往流于形式，会后的行动项并没有定期更新跟踪。解决问题的负责人主持更加有针对性，聚焦问题，防范思维发散，降低会议效率。

03 明确4个时间

开始和结束的时间。
发言的时间。
与会者决议达成共识的时间。
行动方案确认的时间。

建议：

1. 一定要把行动方案也确定下来，就是做什么不做什么，都要确定下来。

2. 一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长就是40分钟。

为什么要这么短？两个原因

第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位，开得越长，公司的成本越高。
第二个原因就是解决问题的会议跟时间长度没关系，跟前期准备有关系。前期准备得越充分，会议效率就会越高，所以日常会议一定要短。

【个人解读】

时间是有成本的，控制时间就是控制成本。会议的准备工作决定会议高效的重要因素，会议组织者一定要在会前让相关与会者提前准备，同时明确会议规则，把与会者利益相关内容要强调出来，从而提高与会者的积极性，态度上引起重视。

04 开会的核心是谈行动方案

建议：开会的核心主要是谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题。

【个人解读】

澄清问题后就是具体行动的待办项，落实到负责人，预计完成时间，验收（检查）人。负责人是现场敲定，也就意味着现场承诺，具有正式命令效果。

05 会议要得出结论

建议：如果议而不决，甚至经常无法把会议进行下去，经常跑题，经常争论并坚持各自的见解，恐怕就无法进行有效的决策了。

【个人解读】

结论跟会议纪要中的行动项紧密相关，没有行动项意味着会后没有要求相关人推进解决会议提到的问题。所以行动项中需要明确交付物，时间，负责人，检查人。会议纪要全体公开，并定时提醒行动项中的跟进人。

结论是明确的，大家达成共识，防止会后相互扯皮的明确约束说明。