做好项目信息管理，是优秀项目经理的必备技能

项目管理的定义是，在限定的时间和资源内完成某个任务。基于此，项目经理需要跟踪项目全过程的相关信息，根据信息的变化来了解项目的进度和质量，以便及时发现风险、处理问题。项目信息，特别是项目的数据，在项目管理中尤为重要，是项目管理活动的“血液”。

项目经理依赖于项目信息，甚至大部分的工作时间都花在获取信息、整理信息上；提高项目信息的管理能力，项目管理的效率和水平也会有所提高。

一、项目信息管理的要求

项目信息的管理主要包括信息获取、信息整理、信息分析三个方面，科学的项目信息管理要求项目经理能够获取实时、真实、透明的项目信息；高效地整理、统计项目数据，保证项目信息的准确性和科学性；并对整理出来的信息进行分析，为决策提供依据。

①获取实时、真实、透明的项目信息

在项目管理中，项目的进度是随时变化的，需要及时跟踪和把控，所以项目信息的实时性非常重要——只有不断地从即时的项目信息中获取即时的项目进度，项目经理才能对项目的风险更加敏感，增强捕捉和把控项目风险的能力。

项目信息的真实性同样不可忽视，在真实数据的基础上，项目的管理和决策才能准确有效，否则是南辕北辙，根本达不到项目目标。

这就要求项目信息是透明可视的，项目经理要能够有方法或工具及时获取到实时、真实的项目信息，为后续的信息整理和分析奠定基础。获取项目信息的方法有很多，比较常见的有面对面沟通、电话微信等通讯工具沟通等，但是这些传统的信息获取方式有个通病，就是获取到的信息比较碎片化，在整理过程中可能会出现纰漏，且不利于信息储存和传达，加重了项目经理的信息整理负担，导致工作效率和质量的降低。

更好的方式是通过使用合适的工具将这些信息内容数字化，进行系统化的处理，这样一方面项目的信息数据更加科学，另一方面也方便储存和分析，为后续的项目管理工作积累可迁移、可视化的项目管理资产。项目从启动到收尾的全过程，不仅仅是项目经理，高层管理人员更需要掌握项目信息的状况，帮助他们及时决策以及对项目进行复盘。

②科学整理、分析项目数据，消除“信息孤岛”

在获取项目信息之后，项目经理需要对其进行整理，剔除无用的、不真实的信息，保留真实、有效的信息，然后对整理出来的有效信息进行分析处理，以评估项目的健康状态，指导项目管理的下一步动作。

在信息化时代，信息绝不能是闭塞、孤立的，信息之间，特别是数据之间，要有来有往、互相关联流通，信息管理才能更加高效、科学。比如说，在一个项目中，项目的预算数据和项目的实际支出数据是要关联起来的，统计分析二者之间的偏差，可以了解项目的成本状况，评估项目对企业战略目标的意义。

要做到这点，项目经理需要有强大的数据统计和分析能力，既要知道哪些数据之间必须关联，还要能够从数据的对比中得出正确的结论，以支撑决策。事实上，如果不借助于工具，项目经理要完美地完成这一步是很难的，还是以项目财务数据为例，不借助工具的话，项目经理统计数据就要花去大部分时间，加上检查校对，效率非常低下；而如果借助于专业的项目管理工具，项目经理不需要手动计算，系统会用科学的项目财务管理方法自动对数据进行分析，不仅提高了效率，还保证了准确性。

二、学会使用专业的项目管理工具让信息管理更轻松

在信息化、数字化时代，企业的业务需要数字化赋能，数字化能够重塑业务流程，甚至改变业务模式，提高发展效率和质量，是企业获得竞争优势的有效路径。面对这一形势，企业的项目管理活动也应该跟上甚至推进企业数字化改革的步伐——对于信息管理来说，利用专业的项目管理工具，搭建项目管理信息化体系，可以提高信息管理的科学性和专业性，不管是信息的搜集，还是信息的处理和分析，都会更加轻松和科学。

①信息搜集，让数据顺畅流通

当信息搜集由手动变为工具化，项目成员要做的事其实并没有变化——同样要定时向项目经理汇报工作成果和进度，只不过是汇报的“阵地”转移到了新的工具上，但这种转移对项目经理来说却大大提高了效率。

在项目管理中，最基础的信息是工时和费用，一个展示了项目成员的工作内容，关系到项目的进度，一个则展示了项目的实际支出；同时工时可以换算为成本，以货币形式计算，与费用一起，与项目成本挂钩。以工时为例，如图，在专业的项目管理工具——易趋上，项目成员通过系统汇报工时，内容包括在什么项目上、花费了多少时间等，提交后的数据会自动汇总到项目经理处，如果项目成员忘记了汇报，系统还会自动发消息或邮件提醒，减少了沟通成本；其次，这种分门别类的汇报方式，也是一种初步的信息整理方式，保证搜集到的都是有效信息。

②自动整理信息，输出统计报表

专业的项目管理工具除了支持项目实际数据的搜集，还应该支持项目经理制定相关计划，包括项目进度计划、资源预算计划、费用预算计划等，将预算的数据与实际数据进行统计对比，项目经理就可以得到相关的统计结果，了解项目各个方面的健康状态。

以易趋项目管理软件为例，易趋为项目经理提供“从整体到细节”的数据统计结果。在“整体”上，以财务数据为例，易趋会将费用预算与实际花费做成统计图，让项目经理对成本的总体情况和趋势有所了解，如下图：

而在细节方面，易趋也有相关的报表展现，如下图，易趋会在项目费用的预算计划表上进行进行成本方面的展示——展示从员工的费用报销单中钻取实际的费用数据，统计实际和计划的偏差数值和比例，通过数值的正负展示某项支出是否超出成本，通过颜色的区别展示成本超支的程度。

③量体裁衣，分角色展示不同维度的信息

不同的项目角色，关注的内容不一样，想要的信息也就不一样：普通项目成员想要知道项目的具体任务、具体工时、开始和完成时间、任务相关的任务和人员是谁，项目经理关注单个项目的进度、计划、收支、风险、问题，高层领导则关注单个项目的进度和质量、组合项目的健康状态和财务状况。

项目经理作为项目“承上启下”的角色，需要学会“量体裁衣”，针对不同角色，提供不同维度的数据结果，从而减少信息干扰，提高各方的工作效率。

而这点，借助于专业的项目管理工具，可以轻松实现。还是以易趋为例，在对项目进度数据的处理上，易趋为项目经理提供详细的数据展示，方便项目经理跟踪追溯，找到风险源头，更好的解决具体的问题；面对高层领导，易趋则通过“重要阶段”展示项目的进度，让高层领导了解大方向上的进度情况。

三、总结

1.信息化和数据化时代，项目的信息管理是基础且重要的一环，项目经理要提高信息获取、整理和分析的能力，从而提高项目管理的效率和水平；

2.选择专业的项目管理工具，可以让项目信息管理更科学：通过工具汇报工时和费用，可以有效减少沟通成本；通过工具输出数据“从整体到细节”的统计结果，可有效支撑项目决策；针对不同角色，工具可以展示不同维度的信息和数据，提高各方的工作效率。

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