oracle—EBS-采购功能点操作手册

浙大软件学院学生操作手册 PO模块功能点操作手册 作者：韩业邦 李亚军 创建日期：2012年3月6日 更新日期：2012年3月7日 版本：1.0 文档控制 更新记录 版本 日期 姓名 说明 1.0 2012年3月6日 韩业邦 根据po的知识点目录做的 审阅 序号 姓名 角色 说明 1 2 3 分发 序号 姓名 角色 说明 1 2 3 目 录 文档控制i 更新记录i 审阅i 分发ii 一、采购设置5 1.1财务选项5 1.2采购选项：8 1.3订单类型11 1.4行类型12 二、供应商管理14 2.1供应商信息录入及维护14 2.2供应商合并19 2.3合并供应商列表20 三、请购20 3.1采购请购20 3.2内部请购22 四、询价22 4.1询价单22 4.2自动创建24 五、报价26 5.1报价单26 5.2报价分析28 六、采购29 6.1标准采购订单29 6.2计划采购订单33 6.3合同采购订单34 6.4一揽子采购协议37 6.5自动创建39 6.6采购发放41 七、审批与安全控制43 7.1职务、职位弹性域设置43 7.2职务、职位设置46 7.3人员设置、人员分配职务和职位52 7.4审批职位层次58 7.5安全性结构60 7.6安全性控制62 7.7审批组62 7.8审批分配65 7.9审批通知68 7.10授权规则71 八、采购接收73 8.1三种接收途径73 8.2接收更正78 8.3采购退货79 8.4内部请购内部销售时请购单的接收81 九、采购期间81 9.1采购期间控制81 十、采购事务查询83 10.1采购订单查询83 10.2请购单查询84 10.3审批历史记录查询85 10.4接收事务处理查询87 十一、采购与应付88 11.1二、三、四维匹配88 11.2应付发票匹配接收或者采购88 c6ef2aa0b7494178fb02f043a194fea9.pdfiv 一、采购设置 1.1财务选项 概念 系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认值。由于采购模块所必需的供应商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供应商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采购模块系统前对财务选项做正确的设置。 设置：路径：采购>设置>组织>财务选项 负债：对于输入的所有新供应商，系统会将此帐户作为默认负债帐户分配给他们。 预付款：供应商地点发票的对应预付款帐户和说明。 应得折扣：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。 费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡事务处理信息。 设置“会计”页签主要是为供应商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需使用的某些特定账户。将来期间：仅表示应付系统可自动打开的将来期间，一经设定便不可更改。 收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。 库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。 发运方式：与供应商一起使用的承运人。 运费条款：供应商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供应商支付。 财务选项的设置是按业务实体OU隔离的，采购系统也是按业务实体OU进行隔离的。 “供应商——采购”页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织”。采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织”定义的物料执行采购，即“采购系统会以这里输入的库存组织的主组织验证物料的可用性”。 发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Oracle的“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。发运方式、FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。 费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。系统会为输 入的每个新员工使用此默认值。 使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径， 请启用此选项。如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。 方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。 自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号； 人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工编号。 下一自动编号：如果选择“自动员工编号”方法，请输入起始值(需要系统将其用于 生成唯一连续员工编号)。在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号 使用请购单保留款：要为申请保留资金，启需用此选项。如果启用了此选项，采购管理 系统会创建日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保留资金。 完成时保留：如果启用了“使用申请保留款”，请指明是否需要申请编制人可以选择保 留资金。如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保留资金。 使用PO保留款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单和接收，以及基本发票(不与 采购订单匹配)保留资金，请启用此选项。如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的 采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保留资金，而应付款管理系统会为差 异保留资金。如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理 系统仍将在审批期间为该采购订单保留资金。在创建会计分录时，系统将冲销应付款 管理系统的所有保留款。如果启用了“使用申请保留款”，则还必须启用此选项。 单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公 司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值税登记号。 “人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构”来决定采购单据的审批路径。如不选定，则表示采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。 1.2采购选项： 概念 “采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大部分选项在系统安装时均有默认置。它包括以下几个方面的内容：单据控制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。 设置：路径：采购>设置>组织>采购选项 由于“采购选项”是按业务实体来隔离的，它允许选择不同的OU，切换上下文环境以完成不同OU的相关采购设置。 “价格允差百分比”或“价格允差金额”，检查采购订单行价格或金额不应高