管理信息系统（MIS）概述

管理信息系统（Management Information System）系统是一个不断发展的新型学科，MIS的定义随着计算机技术和通讯技术的进步也在不断更新，在现阶段普遍认为管理信息系统是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。

信息系统可以向决策者或管理者提供信息，帮助他们正确决策和改善企业过程的执行，从而增加收益或减少成本。

信息是管理信息系统的最重要的成分。管理信息系统能起多大作用，对管理能作出多大贡献，都取决于有没有足够的和高质量的信息，而能否得到高质量的信息又取决于人们对信息的认识。

管理信息系统MIS是一个交叉性综合性学科，组成部分有：计算机学科（网络通讯、数据库、计算机语言等）、数学（统计学、运筹学、线性规划等）、管理学、仿真等多学科。信息是管理上的一项极为重要的资源，管理工作的成败取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息得质量。

信息技术有两种基本类型：硬件和软件。硬件通常是指组成计算机系统的物理设备；软件就是用来完成某个特定的任务，由计算机硬件执行的一系列指令。

硬件可以分为六类：输入设备、输出设备、存储设备、中央处理器( CPU)、远程通信设备和连接设备。

软件分为两大类：应用软件和系统软件。

基于计算机的信息系统（Computer Based Information System，CBIS）依赖于计算机的硬件和软件技术去处理与分发信息。

信息系统的维度

组织维

一个组织的关键因素是它的人员、结构、企业过程、政策和文化。组织是由不同的层次和专业任务组成的，它的结构展示了清晰的劳动分工。

管理维

管理工作要对企业所面临的许多情况进行感知，做出决策，列出解决企业问题的正式计划。

技术维

信息技术包含计算机硬件、计算机软件、数据管理技术、网络通信技术。

数据和信息

信息论的创始人香农(Claude E. Shannon)认为，信息是使不肯定程度减少的量，是一种“消除不确定性”的东西（接收者可以用它来指导行动）。因此，信息与数据是两个不同的概念。

数据（Data，又称资料）是对客观事物记录下来的，可以鉴别的符号。这些符号不仅指数字，而且包括字符、文字、图形等等。

有经过解释，数据才有意义，才成为信息。

同一数据，每个人的解释可能不同，不同的人可能对它作不同的处理，获得信息的价值也就不同。

决策者利用经过处理的数据做出决策，可能取得成功，也可能得到相反的结果，这里的关键在于对数据的解释是否正确，因为不同的解释往往来自不同的背景和目的。

信息的特征

事实性

★事实性是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负，既害别人，也害自己。

时效性

★时间间隔越短，使用信息越及时，使用程度越高，时效性越强。

不完全性

★由于人们对事物的认识程度有限，以及对事物的反映形式有限，因此客观事实的信息是不可能全部得到的，而且要全面完整地反映事物的整体全貌需要较大的成本，导致人们只能用有限的信息量反映事物部分属性。

在实践中，要进行正确的信息收益与成本评估是非常困难的，在大多情况下，由于数据统计和处理的成本比较容易计算，但收益却困难得多，主要原因是由于信息的价值要在决策的未来才能显示出来，而且收益又要受多方面因素的影响，要区分出哪部分是受信息的影响、哪部分是受其他因素的影响是十分困难的，因此对信息的价值判断也很困难，只有在相关条件非常清晰的情况下，才能对信息的收益进行客观准确地衡量。

在安全和控制方面，技术并不是关键的问题。技术知识提供了安全和控制的基础，但还是需要好的管理策略才能发挥其作用带来可靠的网络安全性。因此企业需要建立一套严格的安全政策和控制手段。包括信息系统控制、风险评估、安全策略、灾难恢复计划与业务持续计划。

管理信息系统作用

1. 管理信息是重要的资源

对企业来说，人、物资、能源、资金、信息是5大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的有形资源，而信息是一种无形的资源。进入信息社会和知识经济时代以后，信息资源就显得日益重要。因为信息资源决定了如何更有效地利用物资资源。

2. 管理信息是决策的基础

决策和信息有着非常密切的联系。凭经验或者拍脑袋的那种决策经常会造成决策的失误。

3. 管理信息是实施管理控制的依据

有很多事情不能很好地控制，其根源是没有很好地掌握全面的信息。

4.管理信息是联系组织内外的纽带

企业内部各职能部门之间的联系是通过信息互相沟通的，企业跟外界的联系也是通过信息互相沟通的，从而展开往来业务活动。

管理信息系统基本功能

1．数据处理功能

数据处理包括数据收集和输入，数据传输、数据存贮、数据加工处理和输出。

2．计划功能

根据现存条件和约束条件，提供各职能部门的计划。如生产计划、财务计划、采购计划等。并按照不同的管理层次提供相应的计划报告。

3．控制功能

根据各职能部门提供的数据，对计划执行情况进行监督、检查、比较执行与计划的差异、分析差异及产生差异的原因，辅助管理人员及时加以控制。

4．预测功能

运用现代数学方法、统计方法或模拟方法，根据现有数据预测未来的情况。

5. 辅助决策功能

采用相应的数学模型，从大量数据中推导出有关问题的最优解和满意解，辅助管理人员进行决策。以期合理利用资源，获取较大的经济效益。

如何提高科学管理水平，为信息系统的实用创造有利的条件?

MIS技术的复杂性、需用资源的密集性和用户需求的多样性仅是问题的一个方面，而更重要的则涉及管理思想、管理制度、管理方法、权力结构和人们习惯的变化。这是在开发和实现MIS过程中必须十分明确的一个关键性的认识问题。

由于信息系统改变了企业的通讯状况，可能引起企业重组工作流程，重新分工，重新划分职权，重新进行企业的组织设计，甚至过去的服务地点、时间、办公桌相对位置等，也都可能作很大的调整。

信息技术成果的商品化不仅与企业本身工作有关，在相当程度上，还受到整个社会信息交流环境的影响。这个大环境的要求也是需要考虑的。

只有输入数据十分可靠，才能获得有用的管理信息。如果原始数据十分混乱，计算机瞎算一通，当然算不出什么结果来。如果企业本身没有建立符合大生产客观要求的制度方法，那么怎么能教会计算机正确工作呢?我们不能把计算机加以神化，期望它把企业从混乱中拯救出来，轻而易举地实现现代化管理。相反地，倒是要扎扎实实地搞好管理工作的科学化，为信息系统的发展创造条件。

提高科学管理水平和企业文化是发展信息系统的关键。

系统实施要点

系统实施阶段的特点是工作量大，涉及的人员多，不要低估改变许多人旧的工作习惯的困难。这一阶段的组织管理很重要。即开发出的系统再好，如果运行不好，也无法体现出新系统的优越性。

系统实施阶段这一阶段的任务包括以下几个方面：

1、硬件准备

硬件设备包括计算机主机、输入输出设备、存储设备、辅助设备(稳压电源、空调设备等)、通信设备等等。要购置、安装、调试这些设备。网络构架的，要做好网络准备，包括通信设备的安装、网线的铺设、网络性能的调试、网络安全等工作。

2、软件准备

软件设备包括系统软件、数据库管理系统以及一些应用程序。这些软件有些需要购买，有些需要组织人力编写，信息系统中的软件包括系统软件和应用软件，这些软件的实现可通过购买或自行开发两种不同的方式进行。要注重程序的质量，如果程序的可靠性、可维护性和可理解性良好，都会使程序日后的维护工作量和维护费用得到有效的降低。

3、人员培训

主要指用户的培训，用户包括主管人员和业务人员。系统投人运行后，他们将在系统中工作。当涉及的人员多时，不要低估改变人的旧的工作习惯的困难。

4、数据准备

数据的收集、整理、录入是一项既繁琐，劳动量又大的工作。而没有一定基础数据的准备，系统调试不能很好地进行。实践证明，这方面的工作往往容易被人忽视，甚至系统完成后只能作为摆设放在那里而不能真正运行。

5、系统运行管理方面的考虑

系统运行管理制度的制定与落实。

系统切换（系统转换）方式

直接切换法。在指定的时间点，停止原系统的使用，启动新系统。

并行切换法。一般可分两步进行：第一步，以新系统为正式作业，原系统为校核用；第二步，经过一段时间运行，在验证新系统处理准确可靠后，原系统停止运行。

试点过渡法。先选用新系统的某一部分代替老系统，以此作为试点，逐步地代替整个老系统。

系统切换应注意的问题

系统切换过程中，应注意以下问题，这些问题解决得好，将给系统的顺利切换创造条件。

新系统的投运需要大量的基础数据，这些数据的整理与录入工作量特别庞大，应及早准备、尽快完成。

系统切换不仅是机器的转换、程序的转换，更难的是人工的转换，应提前做好人员的培训工作。

系统运行时会出现一些局部性的问题，这是正常现象，系统工作人员对此应有足够的准备，并做好记录。系统只出现局部性问题，说明系统是成功的，反之，如果出现致命的问题，则说明系统设计质量不好，整个系统甚至需要重新设计。

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