常用办公软件（Word、Excel、PowerPoint、Markdown、Xmind）技巧，能让你从根本上抓住改文档的“需求”！

目录安排

Microsoft Office Word 基本应用

MS Word基本编辑技巧：界面介绍，功能介绍
MS Word格式介绍：字体、段落、符号与标记
Ms Word编辑原则：不同类型的文档应该遵循的一般格式、文档中的某些部分（如分级标题、目录、页眉页脚）的常规格式
MS Word应用礼仪：提交时间、提交格式、内容审查等

Microsoft Office PowerPoint

MS PowerPoint基本技巧
我们用PowerPoint需要遵循的原则
配合PowerPoint进行展示时，需要注意的几个细节。

Microsoft Excel

MS Excel 功能面板介绍
MS Excel 中的常用功能
MS Excel 常用编辑原则

4.Markdown 文本编辑语言

编辑器介绍
基本语法
使用场景&使用建议

5.思维导图

常用思维导图工具介绍（Xmind、百度脑图等）
思维导图的编辑原则
思维导图的使用场景
思维导图的使用技巧（导出、合并等）

第一部分 MS Word的基本应用

本节内容

1.文本编辑中的基础概念

我推荐用的是MS Word 而不是WPS
Word能干什么，能跟什么软件协同工作，什么软件能跟Word协同工作
.doc、.docx和PDF的关系
除硬性要求外，Word的使用场景

2.Word的基础设置

校园用户（学生、教师）可以通过校园网——SDUT正版软件平台按照流程进行下载安装（不用白不用！）；个人用户可以通过网络资源下载，如MSDN。
使用Word前的注意事项：
- 版本问题：向下兼容，即，高版本的Word可以打开低版本的Word文档，但低版本的Word不一定能打开高版本的文档。
- 良好的文档管理习惯：按照某种特征，对文件进行保存，如按照时间建立文件夹进行保存，按照不同的项目对文件进行保存。切忌，随便在桌面上随便弄一个文档！！！！
- 及时保存与备份（快捷键Ctrl + S），防止因为设备突然故障导致“白忙活”。
- 常用快捷键
经常修改文档必备的Word设置（对默认设置进行修改）
- 拆分分节符与分页符
- 显示特殊字符（空格、分节、分页）
- 跨文档复制粘贴设置——仅保留内容
- 打印设置（办公室、实验室需要）

3.文档编写规范流程

针对不同的文档，具体的格式千变万化，我们需要做的是找到我们目前已有的内容到我们所要生成的内容，还缺什么，哪里不一样，找到问题，逐个击破。

我把我遇到的文档归类成三种，下面咱们先看一下，然后展开讲讲。

原创文档：指目前没有标准格式进行约束，需要自己来规范的文档。如自己写的作文、博客，自己创业团队的规章制度等，你说了算的都是。
官方文档：你只需要往里面按照一定格式填东西，无论是谁，只要是写这个文档，格式都是一样的。如：入党申请表、项目申报表、登记表。
规范文档：指有标准格式，内容允许有一定的灵活性，在某些地方有硬性要求。最典型的就是我们的论文、课程设计。

无论哪种文档，我们在写的时候，都要讲究一个“逻辑”，只有“逻辑”通顺，才能把我们要说的事情描述清楚，让别人知道，我们想做什么，怎么做。

对于“逻辑”，不同的文章类型，有不同的要求，再次举两个例子：

计划书/策划案

明确自己的项目内容，要在一开始有所体现——概述
明确自己的行文结构——“总/分”
明确文章的各个部分有什么意义

论文/课程设计书

明确文章内容
明确自己要回答哪些问题
明确自己提出的这些问题解决方法有哪些，能否解决当前问题
最后对自己回答问题进行评价，展望未来的发展趋势/收束全文，对自己的研究进行评价总结

综上，不难发现，我们写任何功能性的文章时，都是要明确我们在说什么，这就是我们讲的“逻辑”。

不止是整篇文章结构要讲逻辑，对于文章的每一个部分，也要讲逻辑，原理同上。

4.文档中的细节问题

如果是自己写的文档，可以随心所欲，但如果是需要交给别人审批，或者有一定规范性的文档，一定要注意文档中的各项细节，这一部分，我也喜欢称之为“文档礼仪”。

文档撰写时，一定要明确，文档中的格式要求，比如字体字号，以常见的论文格式为例，英文要求Times New Romas这个字体，中文要求宋体或等线，有些标题要用黑体，这就存在一个修改文档字体字号的问题。
文档的目录，不要手打，有些初学者在接到给文档添加目录的任务后，百般无奈，就用手打，这是万万不行的！！！！
文档中的页眉和页脚，要学会利用好分节符和重新开始等功能。
同样想强调一下，分节符分页符的应用
一般来讲，图的名字在图下面，表的名字在表上面，著名图和表的编号，有些较为专业的论文和专著，在修改时，需要增加图目录和表目录，这个时候就需要用到一些其他工具。
专业的期刊，图表都有其固定格式，以理工科常见的为例，图需要加一个外侧的黑框，表格则采用三线表。
Word支持很多插件原生或者第三方，可以编辑公式、管理参考文献等。
遇到问题，你可以暂时找我，但你永远都要学会用搜索引擎自己解决问题！
当别人找你撰写文档时，首先要问清楚文档有无标准的参考格式，约定好一个交稿日期，提前至少1天发给对方（如果是篇幅较长的，最好是提前2-3天，紧急情况视情况而定），预留出时间再修改，也是给自己一些工作的弹性时间。方便别人方便自己，同时也会给别人留下好印象。
修改文档时，把握一个最基本的原则，我现在有的，和我想要的，区别在哪，一点点对应修改就可以。现在技术都很成熟，PDF都能改。

5.案例分享

案例1（短篇）：CindyEdu概况
案例2：项目计划书
案例3：毕业论文（from Southeast University）

第二部分 MS Excel的基本应用

本节内容

1.Excel编辑中的基础概念

Excel能做什么？——表格编辑
Word中也可以插入表格，为什么要用Excel？——Excel中可以对表格中的内容进行“管理”，而不只是简单的编辑。
Excel中的表格可以“移植”吗？——可以，但需要规格相同（同型）。
Excel除了做表格还有别的用吗？——有，可以作图，可以做计算。

2.Excel中的数据库基础知识

基本概念

数据（Data）：用于记录事物的状态信息，可以有多种形式。
数据元素（Element）：记录一个事物的状态信息，也称记录
键（Key）：事物的一个状态信息
值（Value）：与键对应
主键（Primary Key）：唯一的一个或一组键，标识唯一的一个数据元素。

Excel与数据库的关系：Excel是一种简单的，特殊的数据库，适合体量小（几千条数据比较合适，2万条数据以内），需要直观展示的数据管理，数据库中内容有时也直接存储在Excel中（比赛用数据集），也可借由某些方法相互转换（脚本、导出）
Excel的使用中，本质上也是要用到数据库管理的思想，常见的有：

数据备份：在编辑数据前，要做好数据的备份，与其说是一种数据库管理习惯，不如说是一种良好的文件管理习惯。
数据的类型：每一个状态，对应的字段和值，要符合客观逻辑，如，学号就是一个由n位数据组成的字符串。
数据的读写操作：Excel中体现不明显，腾讯文档中，如果有两个以上用户同时操作某一个文件，就容易出现数据的读写错误——冲突。

3.Excel的常用技巧

表格

表格编辑是Excel最基本，也是最为人熟知的功能，几乎做任何报表，都需要用Excel，或者用Excel的思维来做。所以，当我们需要对数据进行简单的归类、处理、计算时，首先要想到的就是Excel。
做表格时，第一步，要确定表格中的两个基本问题——数据有哪些属性和表格的规模有多大。确定属性是为了确定数据的格式（现在Excel具有自适应功能）。确定规模是为了在过程中避免位置不够的情况（就是准备好提前量）。
表头编辑的基本操作：合并、居中、修改字体字号、背景颜色。
表格内数据的基本操作：合并、居中、调整行高和列宽、字体格式、颜色等。
整体润色：边框、背景颜色（分区）

数据

1、在我们填写数据的时候，Excel一般情况下是可以自己识别的，但某些情况下Excel自己识别不了，最常见的就是身份证号，这个时候就产生了数据的“失真”，所以，需要我们手动调整数据格式。
2、另一个常见的数据应用就是公式，常用公式如求和、求积，加权求和等，当然也提供一些其他的公式，如判断语句、计数等，用得到的时候可以百度。
3、匹配好公式后，对于相关数据操作，操作完成后，对应的公式立即会发生运算，然后影响结果。

图表

没什么好说的，根据自己需求来使用，有提供标准格式，也可以在格式的基础上对其进行微调，记住一点，**不要花里胡哨！**很多时候数据标记不太明显，这个时候就要仔细调整。

4.Excel使用中的注意事项

同理，在使用Excel做文档时，要首先明确编写的格式，按照标准格式来，Excel不同于Word，有时候，不按照标准格式来写，会出事，最常见的，身份证号和银行卡号，在编辑这个的时候，灵活使用空格。
如果是自己用，或者格式不明确的时候，建议用不同背景颜色区分不同的数据类型，因为能够比较清晰直观。当然，常见的标准格式中，一般没有这些背景颜色，因为多数是要打印的，背景颜色没意义（仅仅是直观）。
良好的文件管理习惯（Ctrl+s）、良好的命名习惯（交‘新建xx文件的’谁都想把他头拧下来！！！）、数据备份的习惯。

综合来讲，原则是：直接、直观、高效

第三部分导图与笔记工具

本节内容

1.导图与笔记的用途

记录想法：当有好的想法的时候，可以用一个比较有逻辑的工具记录下来。
展示：整理出来好的逻辑，再给别人看的时候，也能更准确的表达自己的意思。
分析：对陌生的课题、事物，进行分析时，可以用导图工具来进行简单的加工，比如SWOT分析等，可以用导图进行加工。
复习：期末考试时，对自己的专业课知识点，用导图进行整理。

2.工具介绍

文本/笔记：记事本（.txt）、Word文档（.doc）、Markdown格式（.md）
导图：Xmind（推荐，但是收费）、百度脑图（Web版更方便）
其他工具：印象笔记、滴答清单、CSDN、简书、番茄钟、微信阅读。

3.使用技巧简介

环境（什么时候可以用？什么时候不建议用？）：
我们把工作环境按照实时性分为三种——即时产出（如课堂、会议过程中）、短期延时产出（课后、会议后几十个小时内的非正式文档）、长期延时产出（课程设计、论文）。

那我们再来考虑一下，我们目前产出文档的三种途径——手写、简单文本、文档（带有格式）。
- 手写版本显然是即时性最强的，所以适合即时产出。
- 简单文本能够对原来的文字素材进行一定的规范，适合总结或者简单记录，但是同样也不能支持复杂的媒体内容在文本中出现，如图片、音视频等多媒体。
- 文档格式最为多样，也最适合作展示，但制作周期较以上两种较长。
过程（怎么做？侧重于简单文本）：
在接到任务后，首先要明确任务时间、任务的要求，在限定条件内，我们再对文档进行操作。

像前两次课程中说的，我们侧重点在于“逻辑”，如果是纯文本，则只需要调整文本的内容，内容完成后，再对内容添加格式，添加格式直到自己满意、符合要求为例。

以一篇演讲稿为例，请大家思考：

当我们拿到这个任务时，我们应该怎么做，流程是怎么样的，用到哪些工具？
产出（笔记、导图最后应当以什么形式存在？怎么用？）
此处仅仅是一些个人看法，大家也可以探索自己的用法和思路。

以上课为例，我会在课上，先记笔记、划重点，在课件和课后把思维导图做出来（阶段产物），现在我们喜欢做过程化考核，那阶段产物有时候完全可以作为一个产出物，当然，在提交之前，我们可以对这些产物进行细化，比如，我们的思维导图中，我们可以添加一些内容，比如索引、联系之类的。

此外，Markdown和思维导图，也适合作为演讲、展示、汇报过程中个人思路的一个提示，因为这两种简单文档，其实是我们根据索引制作而成的。

4.几个例子

课堂
课程设计
项目汇报