《Outlook时间整理术》一让Outlook对收件箱进行预分类

本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者：【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者：欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

让Outlook对收件箱进行预分类

由于具备自动筛选功能，Outlook可以做一些电子邮件处理工作。例如，当您想选择要观看的电影时，则需要Movie Newsletter 。邮件星期四早上没有到达收件箱，而您又有其他事情要做。通过使用正确的规则，可以确保它在到达时自动移至合适的文件夹。无需再手动移动它，在想要观看影片时，只需打开Private events/Movie news 文件夹，就可以看它。

如何直接从邮件建立规则
从应用规则的邮件直接建立规则相当简单。

1．右键单击基于规则的邮件，在快捷菜单中单击“规则/创建规则”（对于Outlook 2010）或直接单击“创建规则”（在Outlook 2007/Outlook 2003中）。

2．Outlook将打开一个对话框，提供基于所单击邮件的预先选择，对话框中包含您可能想要筛选的主题、发件人和接收人。若同意这些设置，在“执行下列操作”组框中选择想要执行的操作。

3．单击“确定”按钮，关闭“创建规则”对话框，即可应用规则。或者单击“高级选项”按钮做进一步调整。Outlook会打开“规则向导”，并提供大量针对选定邮件进行调整的选项。

如何利用规则向导设置和更改规则
如果想要建立一条规则，又碰巧没有合适类型的邮件作为模板，或者想更改现有规则，可以打开电子邮件文件夹并执行以下操作。

1．对于Outlook 2010：在“开始”选项卡的“移动”组中，单击“规则/管理规则和通知”。

　对于 Outlook 2007/Outlook 2003：在“工具”菜单中，单击“规则向导”或“规则和通知”。

2．在打开的对话框中，将会看到已经定义的所有规则，如图1-13所示。可以添加更改流程顺序的新规则、删除规则，或者复制现有规则，以使用它们作为创建新规则的基础。

“规则向导”对话框中选项的含义一目了然，指导您完成整个规则设置过程。基本上只需启用各个操作或条件（见图1-13），即可完成各个步骤。在描述框中，单击蓝色的下画线条目，可指定有关选定条件/操作的详细信息。

利用“规则向导”，可以自动用颜色标记来自经理的邮件或移动邮件，例如，在Project B – read 文件夹中输入单词Project B 和FYI 。对于所有发送给同事Robin Wood 的邮件，可以复制一份到Check back by end of week文件夹，并在主题行上添加ToDo。花15分钟检查收件箱，查看“规则向导”中所有可用的选项，考虑哪些其他规则会使您的日常工作更轻松。

小心
太匆忙地使用规则可能会导致丢失或忽视邮件。在定义自动删除邮件或将邮件移至不常用文件夹的规则前，要花点时间来双倍思考。

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