“三单匹配”与采购付款流程
三单匹配是指采购订单、收货单,发票的三单匹配。
三单匹配的采购流程如下:
首先用户提出采购申请,经过审批,采购申请单流转到采购部,采购部进行采购。采购完成后,供应商会将物品,送货单,发票送到采购部门,采购部门将采购物品和送货单交给仓库做收货处理并开出收货单。随后采购员将收货单,采购订单,采购申请单和发票进行匹配,如果一致,则将单据送给财务部要求付款。而财务部检查三单是否匹配,以及三单和采购申请单是否匹配。
一、从组织架构来看,将采购,物流和仓库作为一个部门本身就是容易产生风险的架构。由于是受命于同一个部门经理,仓库和物流部门很难做到对采购的牵制,从而让供应商有机可乘。
二、由于没有正式的询价,比价环节。当完成了审批的采购申请单流到采购部门后,由采购全权来负责后续工作,包括询价,供应商选择和送货安排。会导致采购员暗箱操,没有其他部门知道最终采购的物品是否基于最优成本。
三、对于原材料的采购,没有负责运营,计划的计划部门参与到申请程序中。由于原材料金额大,容易占用公司的资金,最佳策略就是“零库存”模式,这就需要运营,计划部门审核采购量。而XX公司目前采用的方式和其它物资的类似,并不需要类似的审核,忽略了对于库存水平的控制。
四、物资采购没有进行有效控制。公司每年都有费用预算,但实际上没有将采购行为与预算控制联系起来,造成了预算管理流于形式。采购申请相应的审批程序也成了相关部门经理的“例行公事”。
五、在公司处于业务流程末端的财务部在实际当中没有起到审核流程的作用。在没有独立内控部门的公司中,财务部门应当起到内控部门的职能,对公司所有流程进行审核。但是目前财务部只是执行付款流程,之前相关的文档都是有采购部准备好,只要认定文档齐全就进行付款,并没有对整个流程进行测试,监督。
一些优化经验:
一、从组织架构上,首先将仓库从采购部中剥离出来。将仓库归属于计划部门,从而实现仓库与采购的独立,因此可以通过仓库对采购行为进行制衡。并要求供应商以后直接将发票寄给财务部,以减少采购部门的“暗箱操作”。
二、从控制手段上,XX公司实施了ERP系统。其中采购申请程序依然是手工方式,之后的采购订单建立直到付款程序均通过系统实现。最大限度的减少了人为出错,干预数字的可能。基本程序是:采购首先根据批准的采购申请单在系统中创建采购订单,当仓库进行收货时,系统收货单会和采购订单进行自动比对,如果数量出错的话收货无法进行。当财务进行发票录入时,系统可以找到发票对应的收货单,如果找不到收货单,发票将无法录入,付款无法进行。保证了系统和纸质发票,收货单,订单间的一致性。
三、在采购申请程序之前,添加了报价申请程序。某用户需要采购某东西,要先向采购部提出报价申请,采购部门应该至少询到三家供应商的价格,然后提交给用户让其选择。原则上用户应选取最低价供应商,如果用户选取的并非是最低价,需说明原因。采购部门不得直接选择供应商。这样可以防范采购部门的“大包大揽”。
四、对于原材料的采购,改由计划部门提出采购申请。并且要求计划部门每次提出采购申请必须基于计划产量。计划部门会根据未来的计划产量,库存水平,订货周期等因素提出原材料采购申请,财务部门对计划部门的预测采购量进行审核,实现第三方监管。
五、在财务经理审批采购申请单之前,加入由成本会计进行采购是否在预算内审核环节,从而保证预算得到了执行。实际操作中,成本会计会记录每一个成本中心的采购订单号码,费用类别和金额,和预算进行比对,超出预算部分采购需要说明并得到公司总经理批准方可进行。同时,要求超出预算的部分要在以后期间的费用额度中进行扣减。
六、此外还对财务部赋予了“中立的”监督职能进行流程监管。具体做法是每个月财务部抽取若干笔付款业务进行流程完整性复核。通过要求采购部提供报价申请,采购申请,采购订单;仓库提供供应商的送货单,然后与系统单据进行比对。确保采购的东西就是用户要求的足质,足量的并按时交付的货物。
通过以上改进流程的建立,内部控制改进目标非常的明确,效果比较让人满意,但是如果对比财政部发布的《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》,能发现公司还有改进空间。具体如下:一、指引中提出“企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。”但目前公司还没能够实现。因为公司目前的规模和架构很难实现采购人员定期进行岗位轮换,因为这会涉及新员工招聘,培训,工作的交接等大量问题。建议公司业务规模增长后可以考虑开展岗位轮换。
二、企业内部控制应用指引中提出“企业可以根设置请购部门,对采购需求审核,归类汇总,统筹安排企业的采购计划。”目前公司并不存在这一部门。由于公司规模不大,对时效性要求较高,因此很难实现。公司可以考虑中远期和用户讨论流程优化,除了紧急采购外,进行定期的采购,以便于归类汇总集中采购。
三、在更新的采购流程中提到了首先要进行报价申请,似乎有点冗余。它可以包含在采购申请审批流程中。当用户在进行采购申请时,可以要求采购部进行询价。用户将询价单附在采购申请单之后。相关审批人都可以看到询价情况。
“三单匹配”与采购付款流程相关推荐
- 进销存软件中采购审批流程解决方案
采购审批流程是采购业务流程中的一个重要环节.但是,传统采购审批流程存在四大顽疾,影响了业务顺利进行,严重阻碍企业快速发展:1.纸质单据.人工跑腿,采购成本居高不下:2.流程繁琐.缺乏监管,采购审批进度 ...
- 进销存软件解决采购审批流程复杂的四大法宝
采购审批流程是采购业务流程中的一个重要环节.但是,传统采购审批流程存在四大顽疾,影响了业务顺利进行,严重阻碍企业快速发展:1.纸质单据.人工跑腿,采购成本居高不下:2.流程繁琐.缺乏监管,采购审批进度 ...
- 如何利用OA优化企业的采购招投标流程
一.企业痛点分析 1.采购效率低.周期长 企业对供应商的选择及与供应商之间的报价.形成订单.收发货.对账等信息沟通量大,传统邮件.传真手工操作效率低.易出错,过程流转慢,无法满足市场需求的快速变化, ...
- 采购管理怎么做(详解采购工作流程)
阅读本文您将了解:1.采购管理的意义:2.采购工作流程(中小企业):3.采购管理未来发展趋势. 一.采购管理的意义 采购管理是指企业为满足生产经营需要,对外部供应商进行的采购活动的规划.组织.实施和控 ...
- SAP 银企直连付款流程
使用电子支付集成的付款流程 EPIC_PROC - 会计核算 -> 财务会计 -> 银行 -> 国家特定 -> 中国 -> 电子支付集成 使用此中国特定的流程可以简化待支 ...
- 如何实现采购管理流程的优化?
采购管理流程优化指的是一种整体方法,而不是个人主义的方法.它指的是利用人员.流程和技术来实现最佳价值创造的过程.采购优化的方法可以是:最初的范围界定,数据收集和分析,改进和实施以及跟进和监控. 理解采 ...
- 深度解析!采购审批流程步骤详解
采购对于许多重要的业务是非常必要的,例如雇用承包商.购买软件和设备以及向供应商付款.即便如此,许多企业仍然在采购方面遇到困难,原因之一是他们缺乏有效的采购审批工作流程. 如何创建审批流程 一般来说,你 ...
- 采购付款对账管理制度
企业建立采购付账对账管理制度,有助于减少采购付款结算过程中出现的问题和错误,提高采购付款效率,降低采购结算风险. 第1章 总则 第1条 为了达到以下目的,特制定本制度.1.加强采购应付账款的管理工作, ...
- 软件项目管理系统-采购付款-付款申请一览
软件项目管理系统-采购付款-付款申请一览
最新文章
- 谷歌地图的全球森林监察系统,揭秘中国雾霾的惊天秘密!
- 禁止服务器的协议,Windows 服务器禁用 SSL 2 和 SSL 3 协议
- win10解决vc++6.0不兼容问题方法
- webpack4--提取css到单独文件并且压缩css
- centos7配置静态IP
- 【ABAP】获取后台Job相关状态
- python pip安装失败vtk_安装最新的VTK库验证安装出错该怎么解决
- GlassFish linux下配置服务并自动启动
- 放弃Python转向Go语言:我们找到了以下9大理由
- 【java】序列化:ProtoBuf 与 JSON 的比较
- 百万在线的美拍直播弹幕系统架构实现
- 杨志便嗔道 瑞星杀毒软件序列号
- ResourceBundle 中文乱码
- 云效研发效能度量体系,如何展示和解读交付效能数据
- Technorati.com 被劫持
- Syntax Error Error No ESLint configuration found in statusGitmibsrc
- 手机网页点击按钮给指定号码发送短信
- 网路工程师工作中常用的几款软件
- 画家高俊飞——重彩《荷花》系列作品集赏析
- 香蕉最好别和这些东西一起吃!90%的人根本不知道
热门文章
- 斐波纳契数列 java_几种复杂度的斐波那契数列的Java实现
- 解决mac m1芯片安全隐私没有任何来源选项
- Ubuntu命令行工具tldr安装
- electron-vew在资源管理器中显示文件和直接打开文件
- esp分区创建 linux_Linux 基础知识: GPT分区基础知识及如何在GPT分区上安装WIN7
- 苏宁金融再推VR众筹项目 目标金额达百万
- python中小球落地问题_Python解决抛小球问题 求小球下落经历的距离之和示例
- 利用Python求:若一个五位数是abcde,此数乘以4之后得到edcba,求这个数
- 手头有65万,想在广州买房,买南沙好还是黄埔好?
- 中e管家家庭投资理财的七条原则