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高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势。所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理。高校档案工作信息化给高校档案工作带来了前所未有的广阔发展前景，但目前全国实现档案工作信息化的高校档案部门却寥寥无几。笔者建议，做好高校档案信息化管理，需要注意以下几个问题

1、加强法制建设，实现依法进行高校档案管理。高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。要搞好高校档案工作，就必须把档案工作纳入法制的轨道，加强档案工作的法制建设，健全和完善档案的法规体系，用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展。高校档案工作的好坏在一定程度上可反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展。《档案法》的颁布与实施，使档案工作的法制建设得到保障，才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化的轨道，更好地促进高校档案的开发和利用，使档案管理真正起到对高校发展的促进作用。

2、树立创新意识，更新档案管理理念。

高校档案信息化建设是高校档案事业发展的趋势，是信息化社会发展过程中的必然选择。而高校档案工作的创新，来自对档案管理的创新想法，这就要求档案工作者必须要接受新事物、新方法，运用新技术，必须更新观念、开拓创新，要确立与社会进步和学校发展需要相适应的档案工作观念，学习和运用现代信息技术、网络技术；要培养观察力、记忆力、想象力和实现力，具有提出问题、分析问题和解决问题的能力；要培养自己具有高校档案管理知识与技术的创造力；培养自己具有信息处理能力和信息技术开发应用的能力。只有这样，才能把知识转化为有效服务，才能促使高校档案工作管理与目前的高校信息化管理同步发展。

3、加强档案信息化建设的基础性工作，包括硬件与软件两个方面，这是高校档案信息化建设模式的基本条件，是档案信息技术应用和档案信息资源开发利用的基础。硬件方面，它包括计算机、扫描仪、刻录机、数码照相机、专用服务器等设备的配备；推进计算机管理进程，并提高计算机应用技术水平；还包括在校园网基础上连接 Internet，并在此基础上应用档案网络管理系统，以开展档案信息传输、存储和资源共享。软件方面，应建立档案管理应用系统，这是网络环中档案信息交换和实现共享的平台，是高校档案信息化建设的先决条件，因此，目前，高校档案信息管理软件开发的当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按照统一标准执行。首先，高校应根据《档案软件功能暂行规定》来加强档案软件的管理和应用，既要满足当前档案信息化建设的需要，又要从信息技术不断发展的趋势考虑系统建设。其次，将档案管理软件应用、档案信息数据库与档案信息网建设结合到一起，促进档案信息服务方式多样化，并实现统计和反馈渠道畅通。

4、建立各类档案数字化信息数据库。高校档案数字化建设目的是给利用者直接提供最终所需的档案信息文件，即同时具有凭证作用的档案文件，因此，要建立高校数字化档案数据库。首先，确立数字化档案数据的来源。一方面，馆藏档案信息数字化，利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息，通过手工著录、扫描等形式，将档案信息转化为计算机可存储的数字化资源。另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。其次，建立数字化馆藏档案基本目录数据库。这主要根据学校各类档案基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库。再次，建立各类数字化档案内容专题数据库。根据学校现代化管理主要内容与发展方向，全面深入地揭示某一系列专题档案容，建立从目录到档案全文内容的数据库。

5、加强专职档案人员队伍建设。

档案管理应用系统是一项全新的工作，需要既懂信息技术、信息组织、电子政务知识，又懂档案管理知识的复合型人才。档案管理部门应把人才培养放在首要位置，采取培养和引进并重的原则，加强专职档案人员队伍建设。一方面，要吸引一批具有现代科技知识的专业人才，通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；同时要对现有档案人员进行业务和科技知识培训，通过学习，熟练应用档案管理、档案保护专业知识，提高对历史档案的开发利用能力。通过上述途径，造就一支高素质复合型的高校档案人才队伍，为高校档案数字化建设提供最根本的人才支持。

6、建立档案信息化建设评估体系。

目前，我国档案信息化建设虽已取得了一些成绩，但不可否认的是，还存在着诸多问题，因此，应建立档案信息化建设评估体系。第一，档案信息基础设施建设评估。要建立符合档案事业特殊地位之档案信息网络，整个社会环境、国民经济状况以及国家和社会对档案事业的重视程度都影响着它的建设水平。第二，档案信息资源来源评估。一是对传统的档案信息资源包括纸质档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等的评估；二是对电子化档案信息资源建设的评估。第三，对信息化标准、规范与制度建设评估。这是档案信息化有序、健康发展的制度保障。第四，档案信息技术人才建设评估。主要包括领导人；在档、信息专业人才、档案复合型专门人才等方面。总之，关于高校档案信息化建设的探讨是解决高校档案事业不断发展的有效途径，是实现档案信息资源社会化共享的渠道。档案信息化建设需要档案管理人员用现代信息科学的观念、技术、设备、方法对档案作业务流程、管理模式等进行重新整合和定位，在技术开发利用方面，也要加快采用现代化的技术设施，加强档案现代技术的研究开发和应用推广。