功能三 利用EndNote7.0写文章

EndNote在安装时可以自动整合到Word 97、2000、XP中，使用者可以简单轻松地将EndNote7.0的库内文献加入到Word文档里，进而格式化引文形成合乎杂志要求的引文样式。另外EndNote7.0提供各种文稿的模板，写文章实现了流水线模块化。

注意：最好先安装Word后再安装EndNote7.0，反之有可能不整合。解决办法是重装EndNote7.0。

文稿模板：EndNote 提供了大量合乎各种杂志要求的稿件模板，收集在“Templates folder”里，写文章时选择合适的模板可大大简化写作过程。文稿模板经过了格式化，对页边距、标题、行距、首页、摘要、图形位置、字型字号等都做了规范。

用模板书写文章的流程：

1. 打开模板：从EndNote里打开:点击“Tools”下拉菜单里的“Manuscript Templates”后选择模板； 或者从Word里打开：“新建” “通用模板” “EndNote” 选择模板。

2.模板在Word里打开后，出现“Template Wizard”

3. 依次填写“Template Wizard”所要求的信息，Template Wizard会将其转入到文章合适的位置。

4.填写完后点击“Finish”，进入Word里的模板。

5.按照版式填写。

“Cite While You Write”是EndNote7.0里与Word整合的元件，可以直接从Word的“工具”菜单里找到和使用。

“Cite While You Write”里的选项：

1.Find Citation(s): 用于打开“EndNote Find Citations”对话框搜索和插入库内文献，其搜索方式是“任何字段”式的。

2. Go To EndNote: 打开EndNote

3. Format Bibliography: 对引文样式进行格式化。格式化就是将当前临时的引文转化成一定格式的引文，同时在文章结尾处自动生成引文列表。在缺省设置时即时格式化(“Instant Formatting”)是启动的，随时对插入的引文进行格式转换。引文的输出样式设置可以自己修改。

4. Insert Selected Citations: 插入在已经打开的EndNote 文献库内所选定的文献。一次最多插入50篇。

5. Edit Citations: 打开“Edit Citation”对话框编辑引文。例如省略作者和年代、添加前缀后缀等。

6. Insert Note: 添加注释(自己定义的引文)

7. Edit Library Reference(s): 在Word 里选定引文所在位置后利用本命令进入EndNote自动打开相应文献和编辑。

8. Unformat Citation(s): 对一个引文或所有引文去格式化，即恢复到系统缺省的临时引文格式(只含有作者的last name、年代和文献记录号)。

9. Remove Field Codes: 去掉文章里所有的EndNote域代码后生成一个新的文件，此时已经格式化的引文和引文列表都以文本的形式存在(之前是域)。这利于投稿。

10. Export Traveling Library: 将文章里引用的文献导入到EndNote建立成一个新库。

11. Find Figure(s): 在EndNote库内寻找带有映像(即图表或附件)的文献，将该映像插入到文章里光标所在位置，形成文内图表。

12. Generate Figure List: 对文内映像重新计次序。当前输出样式决定了映像是紧跟在文中段落后还是位于文章结尾。

13. Cite While You Write Preferences: “Cite While You Write”参数设置。

一、怎样加入引文

1.在Word里将光标移到想加入文献的位置

2.找到和插入想加入的文献：

(1) 方法一：从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Find Citation(s)”，出现“EndNote Find Citations”对话框。输入要查找的文献字段，点击“Search”。出现检索结果后点选要引用的文献，点击“Insert”，引文即插入到Word文件里。

(2) 方法二：从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Go To EndNote”，进入EndNote7.0，打开文献库，点选要加入的文献，回到Word，进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Insert Selected Citation(s)”。也可以把选定的文献直接拖到Word里或者在EndNote里Copy，在Word里粘贴。

注意：在缺省设置状态下“Instant Formatting”即“立即格式化”是启动的，每次加入的引文会立刻转换成相应格式，同时在文章结尾自动加上文献列表。 如果“立即格式化”未启动，引文则保持临时引用格式即{第一作者，年代＃记录号}，文章结尾也没有文献列表产生。

3.所有引文加入完成以后，从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography”，进入“Format Bibliography”对话框。点击“Browse”选择合适的杂志类型，点击“确定”，EndNote会扫描整个文章将引文转换成该杂志要求的格式。

4.编辑引文(基本不用，没事不要瞎改)：对引文的编辑只能在引文格式化之后进行，否则系统会提示找不到可编辑的引文。在引文格式化以后，从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Edit Citation(s)”，出现“Edit Citation”对话框，进行编辑。编辑后要重新格式化才会保存所作更改。

Exclude Author: 省略所选引文的作者

Exclude Year: 省略所选引文的年代

Prefix: 给引文加上前缀

Suffix: 给引文加上后缀

Pages: 给引文加上页码，在文章内以“@页码”的形式出现在临时格式里

上下箭头: 改变引文的顺序

5.在已经格式化的文章里可以继续加入引文，加入以后重新格式化，EndNote会对引文重新排序和整合。如果该处原有多个旧引文，EndNote只能在旧有引文之前或之后加入新引文，而不能在旧引文中间加入新引文。

注意：对已经格式化的引文，Word里会保持其域代码，此时即使在EndNote的文献库里删除了相应文献，也不会影响到文章。但未格式化的引文只是占位符，不含域代码，如果文献在库里删除了相应文献，EndNote就会找不到文献信息。

二、怎样加入注释

一些杂志(如Science) 要求在文章结尾加上注释，加入的注释会和引文一样被编号，进而按照出现的顺序出现在文献列表里，也就是成为文献列表的一部分。

注意: 只有在以“编号样式(numbered style)”格式化过的文章里加入注释才是有意义的，否则注释只能以全文本形式出现在文章里。

加入步骤：

1. 在Word里将光标移到想加注释的位置

2.从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Insert Note”，出现“EndNote Insert Note”对话框

3. 写入注释，字数不限

4. 点击OK。注释以临时引文的格式出现在相应位置

5. 再次格式化文章，你会看到在文章加入注释的位置出现数字标号，在文献列表里会出现注释的内容

注释同样可以用“Edit Citation”编辑，方法同前。

注意：加入的注释只能是文本，而且注释里不能出现临时引文格式所用的定界符。

三、怎样修改引文格式和参考文献的输出样式

一般不作修改，如果确有必要修改：

从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography”，进入“Format Bibliography”对话框。对话框包括以下内容：

1. Format Bibliography”键下的内容：

1) Format document: 显示当前要进行修改的文章

2) With output: 选择合适的格式，点击 “Browse”可呈现更多种类格式

3) Temporary citation delimiters: 临时引文格式的定界符，缺省为大括号

2. “Layout tab” 键下的内容：

1) Font and size: 参考文献的字型字号

2) Bibliography title: 参考文献列表的标题，一般是“REFERENCES”或“参考文献”

3) Text Format: 参考文献列表标题的字型字号

4) Start with bibliography number:第一个文献的编号

5) First line indent and Hanging indent: 首行缩进和悬挂缩进，同Word

6) Line spacing and Space after: 文献内行距和文献间行距Set the line spacing for within a reference and the space after for spacing between references.

7) “Instant Formatting”键：启动和停止“立即格式化(Instant Formatting)”，使EndNote在插入引文的同时能/不能对引文进行格式化

8) “Libraries Used”键： 显示文章引文的来源库

对以上各项进行修改后点击“确定”，EndNote会依据上述参数重新格式化文章，修改引文格式和参考文献的输出样式。

注意：自己也可以在文献列表里手动修改文献，但重新格式化的时候这些手动修改不会被保存下来。自己也可以在文献列表后手动填写新文献，但新文献必须位于文献列表域之外，否则也不会被保存。

{nextpage}

四、怎样加入和格式化图表

存储在EndNote库里的映像文件都可以插入到文稿里。除了表格以外，文献里的映像文件在Word里都会被当作图形。表格类型文献里的映像在插入Word时还是被当作表格处理，与图片的编号各自独立。文稿中插入的图片以“(Figure X)”的形式存在，表格以“(Table X)”的形式出现。依据所选择的输出样式，图表可以在插入段落之后出现，或者在文稿结尾的图表列表里出现。

加入步骤：

1. 进入EndNote打开含有映像文件的库

2. 在Word里移动光标至插入位置

3. 从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Find Figure(s)”，出现“EndNote Find Figures”对话框

4. 写入搜索词，搜索词之间可以用“and”连接。

5. 点击“Search”出现搜索结果，选中要加入的文献，点击“Insert”。文章内出现“(Figure X)”，EndNote自动对其进行编号。

注意：

1. “Instant Format”的设置只对引文有效，对映像文件无效，每次加入的映像文件都会自动格式化。但如果加入之后你又对映像文件作了修改(如剪切、粘贴、删除、移动)，你必须从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Generate Figure List”重新对映像进行格式化。

2.映像出现的位置由你所选择的输出样式(output style也就是杂志的样式)决定，如果没有事先设置输出样式，系统缺省设置为出现在所加入的段落之后。要选择输出样式，和引文一样，从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography”，进入“Format Bibliography”对话框选择“With output”。

3.可以手动调整映像的位置(如剪切、粘贴、删除、移动)，但“Generate Figure List”重新格式化时会将映像放回到原先的位置，要使系统保留手动调整结果，进入“Cite While You Write Preferences”的“Figures and Tables”键，选择下面一个选项也就是“记住映像的当前位置”。这样即使重新格式化，映像仍在你想要的位置。

4.手动调节映像引用处的位置：选择引用点，包括括号，如(Figure 1)，拷贝、剪切或拖拽到新位置。

5.和处理引文一样，对映像改动之后都要重新“Generate Figure List”。

五、去掉域代码生成纯文本文件

现在很多杂志都要求作者提供电子文稿。格式化后的文稿含有大量域代码，有可能与杂志社的软件不兼容，因此提交前需要去掉文稿里的域代码。方法是从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择点击“Remove Field Codes”，出现一个提示框告诉你“该操作将创建一个新的去掉了所有域代码的Word文档，原文件仍然打开且无改动”，点击“确定”将新文件存到指定地点。新文件内容和原文件完全相同，只是无域代码，因此不能再对引文进行格式化。

附：域代码的由来和作用：当对文稿进行格式化时，EndNote会自动生成一个随行库(Traveling Library)以隐藏方式植入到文稿，库里含有当前文稿里所有的文献信息(除了注释、摘要、映像和图解外)，域代码可以认为就是这个随行库的触角，存在于格式化后的引文周围和内部，含有该引文的信息。因此即使换一台没有EndNote文献库的电脑上，格式化后的文稿也能靠随行库和域代码继续对引文进行修改，而一旦去掉了域代码也就去掉了文献信息。要查看域代码，选中引文所在处(区域呈灰色)点击滑鼠右键选定“切换域代码”，切忌胡乱修改。

六、“RTF Document Scan”的使用

“RTF Document Scan”可以扫描Word文稿里的参考文献和生成文献列表，好处是在格式化引文之前可以检查引文插入是否有差错。

过程：

1.按照常规在Word或者模板里写文章和插入引文，但“Instant Format”功能一定要关掉，以使引文都以临时格式(如{Morehouse, 1993 #125})出现。

2.将文件另存为.RTF格式。

3.关掉Word。

4.进入EndNote，从“Tools”菜单进入“RTF Document Scan”子菜单，在弹出的对话框内选定.RTF格式的文件后打开

5.出现Citations in“X.RTF”窗口，引用的文献会按照在文章里出现的先后来显示，如果一个文献被引用了多次，也会在该窗口里显示多次。

6.如果引文加入正确，窗口里所有的文献之前的“Matches”栏都应该显示为“1”，意思是EndNote 在库内找到了有且只有一个文献与该引文相合，这时就可以格式化文稿了；如果数字不为1，说明有问题，要检查文稿。

7.选择输出样式进行格式化，会生成一个新文件，文件名里会自动带上所选的样式名称，很直观。